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Information Corona-Virus (COVID-19)

TÜV SÜD Management Service GmbH

(Stand: 06.04.2020 / As at: 06/04/2020)


Für die TÜV SÜD Management Service GmbH hat die Gesundheit und die Sicherheit von Kunden, Auditoren und Mitarbeitern oberste Priorität. Deshalb nehmen wir die Entwicklung zum Thema Corona-Virus (COVID-19) sehr ernst. Wir haben einen Präventionsstab eingerichtet, der Maßnahmen laufend erarbeitet und nach dem aktuellen Sachstand und behördlichen Anforderungen kontinuierlich umsetzt.


Unter Berücksichtigung der Empfehlungen des Robert-Koch-Instituts sowie zuständiger Behörden und Akkreditierer wird der Zertifizierungsbetrieb bei der TÜV SÜD Management Service GmbH auch weiterhin aufrechterhalten. Wir setzen alles daran, unsere zertifizierten Unternehmen bestmöglich in der aktuellen Krisensituation im Rahmen unserer Möglichkeiten zu unterstützen.

-> Hier geht es zur Unterseite "SONDERREGELUNGEN IM BEREICH LEBENSMITTEL & FUTTERMITTEL"


For TÜV SÜD Management Service GmbH, the health and safety of customers, auditors and employees has top priority. Given this, we are taking the developments in the coronavirus (COVID-19) crisis very seriously. We have established an emergency committee, which is continuously working on developing and implementing measures in line with the latest findings and regulatory requirements.


TÜV SÜD Management Service GmbH will maintain its certification operations, taking into account the recommendations of the Robert Koch Institute and the competent authorities and accreditation bodies. We will do everything within our power to support our certified companies and help them cope with this crisis in the best possible way.

-> Click here to go to the subpage "SPECIAL PROVISIONS IN THE FOOD & FEED Sector"

Was bedeutet das aktuell bei einem laufenden Zertifizierungsprozess? 

Aufgrund der aktuellen Corona-Virus-Notlage sind bei verschiedenen Akkreditierern und Standardgebern Sonderregelungen möglich. Wir haben Ihnen die wichtigsten Informationsquellen dazu zusammengetragen. 

Bitte sprechen Sie bei Detailfragen direkt Ihren Auditor oder Kundenbetreuer an. 

 

What does this mean at present for an ongoing certification process? 

 

Various accreditation bodies and standard owners are offering special provisions to allow for the present coronavirus emergency. The links below provide a summary of the key information sources. 

If you have detailed questions, please ask your auditor or account manager.

 

  • Sonderregelung / Special provisions (according to IAF ID 3:2011 and DAkkS regulations)

    Sonderregelung / Special provisions (according to IAF ID 3:2011 and DAkkS regulations) „International Accreditation Forum IAF“ und „Deutsche Akkreditierungsstelle DAkkS“ 

    (Stand vom 25.03.2020, ohne Gewähr / as at 25/03/2020, errors and omissions excepted)

    In berechtigten Fällen und ein solcher liegt durch die Corona-Virus-Notlage nun vor, kann eine Sonderregelung außerhalb vom regulären Zertifizierungsturnus für anstehende Audits angewandt werden. Es sind je nach Auditart verschiedene Sonderregelungen möglich.

    In justified cases, as is the current coronavirus emergency, special provisions may be applied outside the regular certification cycle for upcoming audits. Various approaches are possible depending on the type of audit.

     

    Zertifizierungsaudits / Certification audit (audit stages 1 and 2)

    Ist eine Auditdurchführung aufgrund der Corona-Virus-Notlage nicht möglich, kann das Vor-Ort-Audit auf einen späteren Zeitpunkt (nach Kundenwunsch) verschoben werden. Wurde bereits ein Audit Stufe 1 durchgeführt, kann ein Audit Stufe 2 über die bekannte Frist von sechs Monaten hinaus um weitere sechs Monate verlängert werden. Teile eines Zertifizierungsaudits können aber auch hier, soweit das fachlich vertretbar ist, remote, das heißt mit Verwendung von digitalen Informations- und Kommunikationstechnologien (IKT) vorgezogen durchgeführt werden.

    If performance of an audit is not possible because of the coronavirus emergency, the on-site audit can be postponed to a later date (at the customer’s request). If a stage 1 audit has already been performed, the stage 2 audit may be postponed for another six months beyond the known six-month period, so that a maximum time interval of 12 months between the stage 1 and the stage 2 audit may be possible. However, in this case, parts of a certification audit can also be carried out remotely, i.e. using digital information and communication technologies (ICT), provided that this is technically justifiable.

     

    Erstes Überwachungsaudit / First surveillance audit

    Ein 1. Überwachungsaudit nach einem Zertifizierungsaudit muss primär innerhalb von 12 Monaten nach dem Abschluss des Audits Stufe 2 vor Ort durchgeführt werden. Ist das aufgrund der aktuellen Corona-Virus-Notlage vor Ort nicht möglich, muss zunächst vor Abschluss der 12-Monatsfrist ein Remote-Audit durchgeführt werden.

    Typically, the first surveillance audit following on a certification audit must always be performed on site within 12 months of the certification decision. Where an on-site audit is impossible based on the current coronavirus emergency, a remote audit shall be performed as an interim measure before the end of the 12-month period.

     

    Was ist ein Remote-Audit? / What is a remote audit?

    Bei einem Remote-Audit wird ohne die physische Präsenz von TÜV SÜD Auditoren vor Ort ein Teil des Audits (oder in bestimmten Fällen das gesamte Audit) aus der Ferne durchgeführt. Dabei setzt der Auditor digitale Informations- und Kommunikationstechnologien (z. B. Videokonferenz) ein, Nachweise können außerdem im Vorfeld eines Audits ausgetauscht oder zum Abschluss einer Korrekturmaßnahme versandt werden.

    Teile eines Audits oder sogar komplette Audits können remote durchgeführt werden, wenn alle für das Audit wesentlichen Inhalte und Prozesse auf diese Weise mit einer vertretbaren fachlichen Tiefe auditiert werden können. Dabei sind insbesondere die betrieblichen Aktivitäten, Produkte und Dienstleistungen, sowie die damit verbundenen Risiken relevant. Während Führungs- und Managementprozesse in der Regel ohne Probleme remote auditiert werden können, ist bei den Kernprozessen zu prüfen, ob hier durch ein Remote-Audit eine, aus fachlicher Sicht ausreichende Nachweistiefe erreicht werden kann. Das muss von Fall zu Fall unternehmensspezifisch entschieden werden. Eine Remote-Auditierung von Managementreview, internen Audits, Stichproben zur Korrektur und Vorbeugemaßnahmen (insbesondere zu Abweichungen aus vorhergehenden TÜV SÜD Audits und internen Audits) ist in der Regel unproblematisch.

    Nach Überprüfung des Remote-Audits durch die Zertifizierungsstelle und einem positiven Bescheid, kann eine Bestätigung erfolgen, dass das zertifizierte Managementsystem wirksam ist. Der verbleibende Teil der kalkulierten Vor-Ort-Auditzeit muss dann, sofern nicht ein komplettes Remote-Audit stattgefunden hat, innerhalb von vier Monaten nach dem eigentlichen Fälligkeitsdatum (Due-Date) vor Ort durchgeführt werden.

    Wichtig: Ein Remote-Audit bedarf technischer Voraussetzung beim zu auditierenden Unternehmen: So muss zum Beispiel eine stabile Internetverbindung oder die Möglichkeit zu einer Video- oder Audiokonferenz (Skype o.ä.) möglich sein.

    Mehr dazu in unserem Factsheet (PDF) "Kundeninformation Remote-Auditierung", Deutsch

     

    In a remote audit, part of the audit (or in certain cases the entire audit) is performed remotely without the physical presence of TÜV SÜD auditors on site. The auditor uses digital information and communication methods such as video-conferencing. Documents can also be exchanged in advance of an audit or sent out on completion of a corrective action.

    Parts of an audit or even complete audits can be carried out remotely if all contents and processes essential for the audit can be audited in this way to a reasonable degree of technical detail. Particularly relevant factors here are operational activities, products and services, as well as the associated risks. While leadership and management processes can usually be audited remotely without any problems, core processes must be checked to establish whether a remote audit can provide sufficient depth of evidence from a technical point of view. This has to be decided on a case-by-case basis and is specific to the company. Remote auditing of management reviews, internal audits, spot checks for corrective and preventive actions (especially with regard to nonconformities from previous TÜV SÜD audits and internal audits) is usually unproblematic.

    After the review of the remote audit by the certification body and a positive decision, a confirmation of the effectiveness of the certified management system can be issued. Unless a complete remote audit has taken place, the remainder of the calculated on-site audit time must then be performed on site within four months after the actual due date.

    Please note that remote audits can only be performed if the company to be audited has the required technical infrastructure, including a stable Internet connection or the possibility for video- and audio-conferencing (Skype etc.). 

    Read more in our factsheet (PDF) "Customer Information Remote Auditing", English


    Wiederholungsaudit / Re-certification audit

    Ein Wiederholungsaudit muss primär vor Ablauf der vorhergehenden Zertifikatslaufzeit durchgeführt und abgeschlossen werden. Ist das aufgrund der Corona-Virus-Notlage vor Ort nicht möglich, muss zunächst ein Remote-Audit durchgeführt werden.

    Bei positiver Zertifizierungsentscheidung nach einem solchen Remote-Audit kann ein neues Zertifikat mit einer Laufzeit von weiteren drei Jahren ausgestellt werden. Zur weiteren Aufrechterhaltung dieses Zertifikats muss ein Vor-Ort-Audit mit der verbleibenden Zeit der kalkulierten Vor-Ort-Auditzeit innerhalb von vier Monaten nach dem Ende der vorhergehenden Zertifikatslaufzeit durchgeführt werden. In bestimmten Fällen ist auch eine vollständige Remote-Auditierung möglich. 

    Kann aufgrund der aktuellen Corona-Virus-Notlage weder ein Audit vor Ort noch ein Remote-Audit durchgeführt werden, weil ein Unternehmen bspw. seinen Betrieb komplett eingestellt hat, dann besteht die Möglichkeit, durch Vorlage aussagekräftiger Nachweise zur stabilen Implementierung, Aufrechterhaltung und Wirksamkeit des Managementsystems ein vorübergehend gültiges Nachfolgezertifikat mit einer Laufzeit von einem Jahr auszustellen. Hierzu ist jedoch ergänzend eine dokumentierte stichhaltige Begründung des Unternehmens zur Nichtdurchführbarkeit eines Audits erforderlich. Das Wiederholungsaudit muss in diesem Fall innerhalb von sechs Monaten nachgeholt werden. Hierbei können, soweit vertretbar, auch Remote-Audit-Techniken zum Einsatz kommen.

     

    A recertification audit must always be performed and completed before expiry of the previous certificate’s validity. Where an on-site audit is impossible because of the coronavirus emergency, a remote audit shall be performed as an interim measure.

    If the certification decision is positive (after such a remote audit) a new certificate with a further three-year period of validity will be issued. To maintain the validity of this certificate, an on-site audit covering the remaining calculated on-site audit time, including the certification decision, must be performed within six months after the expiry of the validity of the previous certificate. In certain cases a full remote audit may also be possible.

    If, due to the current coronavirus emergency, neither an on-site nor a remote audit can be carried out because, for example, a company has completely ceased operations, a successor certificate with a limited validity of one year can be issued. To make use of this option, the organisation must present solid evidence of stable management-system implementation, maintenance and effectiveness plus documented and substantiated justification of why audit performance is not feasible. In this case, the re-certification audit must be carried out within six months. Where justifiable, the re-certification audit can also be performed as a remote audit.

     

    Überwachungsaudit / Surveillance audit

    (mit Ausnahme des 1. Überwachungsaudits)
    Ein für das Jahr 2020 anstehendes Überwachungsaudit kann aufgrund des Corona-Virus auf ein beliebiges Datum im Jahr 2020 verschoben werden (spätester Audittermin Ende 2020). Die Regel, dass zwischen Überwachungsaudit und Wiederholungsaudit mindestens 9 Monate liegen müssen, ist ausgesetzt. Auch bei Überwachungsaudits gibt es die Möglichkeit der Remote-Audits (siehe oben "Was ist ein Remote-Audit?").

    (with the exception of the 1st surveillance audit)
    Because of the coronavirus pandemic, any surveillance audit due in 2020 can be postponed to any date in 2020 (latest audit date at the end of 2020). The rule that there must be an interval of at least nine months between the surveillance and re-certification audits has been suspended for the time being. The remote audit (see above “What is a remote audit?”) option is also available for surveillance audits.

     

    Sonderregelung Übergangsfristen / Special provisions for transitional periods ISO 50001 & ISO 45001

    (Stand vom 20.04.2020, ohne Gewähr / As at 20/04/2020, errors and omissions excepted

    Im Fall der Beeinträchtigung eines laufenden Zertifizierverfahrens durch die Auswirkungen der Corona-Pandemie können in begründeten Ausnahmefällen die Übergangsfristen der Revisionen ISO 50001 und ISO 45001 (OHSAS 18001) bis zu 6 Monate verschoben werden.Eine Verschiebung der Umstellung über die bisherigen Fristen kann nur dann von der Zertifizierstelle genehmigt werden, wenn einem Unternehmen die Umstellung auf die neue Norm bzw. Normrevision durch die derzeitige Sondersituation nachweislich nicht termingerecht möglich war. Weitere Voraussetzung ist hier, dass eine verbindliche Planung zur zeitnahen Umstellung des Managementsystems und zur Durchführung des zugehörigen Audits vorliegt.

    Sonderfristen in begründeten Fällen:

    • Die Umstellung der OHSAS 18001 auf die ISO 45001 kann bis spätestens 30.09.2021 erfolgen (bisher: 11.03.2021).
    • Der Übergangszeitraum für die Umstellung auf die Revision ISO 50001:2018 endet spätestens am 20.02.2022 (bisher: 20.08.2021).
    • Spätestens ab dem 21. August 2020 müssen alle Audit (ÜA, WA, Special Audits) nach der ISO 50001:2018 durchgeführt werden (bisher 21.02.2020).


    If an ongoing certification procedure is affected by the impacts of the coronavirus pandemic, the periods for transition to the new ISO 50001 revision or conversion to ISO 45001 (OHSAS 18001) may be extended by up to 6 months. The certification body can only approve postponement of transitions/conversions beyond the applicable deadlines if companies can submit evidence that they have been unable to complete their transition to the new revision of the standard or conversion to the new standard because of the unprecedented situation at present. In addition, they must be able to submit binding plans for prompt transition/conversion of their management systems and completion of the respective audit.

    Special deadlines in justified cases:

    •  Conversion from OHSAS 18001 to ISO 45001 must be completed by 30 September 2021 (previously 11 March 2021) at the latest.
    • The period for transition to the ISO 50001:2018 revision will end on 20 February 2022 (so far: 20 August 2021).
    • From 21 August 2020 at the latest, all audits (SA, RA, special audits) must be performed according to ISO 50001:2018 (previously 21 February 2020).

  • Sonderregelung / Special arrangements (according to IATF)

    Sonderregelung / Special provisions (according to IATF) “IATF 16949 and all VDA 6.x Standards.”

    (Stand vom 01.09.2020, ohne Gewähr / as at 01/09/2020, errors and omissions excepted)

    „Die International Automotive Task Force (IATF) überprüft ständig die Auswirkungen des Coronavirus 2019-nCoV auf das IATF 16949-Zertifizierungssystem. Zuallererst ist unsere derzeitige oberste Priorität die Sicherheit und das Wohlergehen aller am IATF 16949-Zertifizierungssystem Beteiligten.

    Das aktuell erstellte Dokument "IATF-Measures-Coronavirus-Pandemic-COVID-19-REVISION-4" ersetzt das zuvor herausgegebene Communiqué 2020-001. Zusätzlich zu den globalen Sonderfreigaben und Maßnahmen, die bereits im CBC 2020-001 veröffentlicht wurden, genehmigte die IATF eine wesentliche Änderung, die die Gültigkeit aller ausgestellten und derzeit gültigen IATF 16949-Zertifikate betrifft (im Abschnitt "IATF 16949-Zertifikate" beschrieben).

    Zweck dieses Dokuments ist es, alle von der IATF anerkannten Zertifizierungsstellen und in der Folge alle betroffenen zertifizierten Organisationen und andere Interessengruppen darauf hinzuweisen, dass die IATF als Reaktion auf den Ausbruch des Coronavirus, der sich weltweit auf die Zertifizierungstätigkeiten auswirkt, globale Sonderregelungen genehmigt hat. Diese Regelungen und Maßnahmen sind nicht auf ein bestimmtes Land oder eine bestimmte Region beschränkt, sondern können weltweit angewandt werden, wenn die Audits und Zertifizierungsaktivitäten wie beschrieben betroffen sind".

    Hier sind die wichtigsten Änderungen gemäß der 4. Revision der IATF-Covid-Regeln vom 17. Juli 2020:

    • Ein größerer Zeitrahmen für die Durchführung des IATF-Monitorings.
    • Mehr Flexibilität bei der Planung von Rezertifizierungsaudits.
    • Mehr Flexibilität bei der Verwaltung von Nichtkonformitäten, einschließlich einer breiteren Verwendung von 100% der gelösten Fälle.

    Bitte beachten Sie: Alle diese Sonderregeln gelten nur für Organisationen, die durch Covid- 19 betroffen sind. Wenn Unternehmen durch Covid-19 nicht betroffen sind, dann ist der normale Auditprozess gemäß IATF-Regeln 5 anzuwenden.

    Für detaillierte Fragen wenden Sie sich bitte an Ihren Auditor oder Kundenbetreuer.

     

    “The International Automotive Task Force (IATF) is constantly reviewing the impact of the coronavirus 2019-nCoV on the IATF 16949 certification scheme. First and foremost, our current top priority is the safety, and well-being of everyone involved in the IATF 16949 scheme.

    This created document “IATF-Measures-Coronavirus-Pandemic-COVID-19-REVISION-4” supersedes the previously issued IATF Certification Body Communiqué (CBC) 2020-001. In addition to the global waivers and measures already published in the CBC 2020-001, the IATF approved a major change affecting the validity of all issued and currently valid IATF 16949 certificates (these are described in Section “IATF 16949 Certificates”).

    The purpose of this document is to advise all IATF-recognized certification bodies and subsequently all affected certified organisations and other stakeholders that the IATF has approved global waivers in response to the outbreak of the recent coronavirus, affecting certification activities globally. These waivers and measures are not limited to a certain country or region but can be applied globally if the audits and certification activities are affected as described.”

    Here are the main changes acc. to the 4th. revision of the IATF Covid Rules from 17July2020   

    • A bigger time frame for conducting IATF monitoring.
    • More flexibility on the scheduling of recertification audits.
    • More flexibility on nonconformity management, including wider use of 100% resolved.

    Remember! all these Rules are only applicable to organizations disrupted by Covid 19. If there is no disruption, then the normal audit process acc. to IATF Rules 5th edition is required.

    Links:

    https://www.iatfglobaloversight.org/wp/wp-content/uploads/2020/07/IATF-Measures-Coronavirus-Pandemic-COVID-19-REVISION-4_17July2020.pdf

    https://www.iatfglobaloversight.org/cbcommuniques/

    Latest News IATF: https://www.iatfglobaloversight.org/

  • Sonderregelung / Special provisions (TISAX®)

    Sonderregelung / Special provisions TISAX®

    (Stand vom 02.04.2020, ohne Gewähr / as at 02/04/2020, errors and omissions excepted)

    Wegen der aktuellen Corona-Virus (Covid-19)- Lage und in Rücksprache mit der ENX Association kann die TÜV SÜV Management Service GmbH an TISAX-Verfahren interessierten Kunden die kurzfristig Labels nachweisen müssen folgende Vorgehensweise anbieten:

    • Assessments im Assessment Level 2 können weiterhin Remote durchgeführt werden.
    • Assessments im Assessment Level 3 können aktuell nicht in gewohnter Weise, d.h. vor Ort durchgeführt werden. Entsprechend bietet die TÜV SÜD Management Service GmbH, bis auf Weiteres, interessierten Kunden die Remote Durchführung eines Assessments (welches die Anforderungen an ein Assessment Level 3 erfüllt) an. Nach erfolgreichem Abschluss des Verfahrens erhalten Kunden ein Label im Assessment Level 2. Gleichzeitig steht es Kunden frei, sich zu einem späteren Zeitpunkt via „Upgrade“ und mit geringerem Vor-Ort Aufwand im Assessment Level 3 labeln zu lassen.
    • Sollte ein Label im Assessment Level 3 erst zu einem späteren Zeitpunkt nachgewiesen werden müssen, steht der in der Verfahrensordnung vorgesehene, „klassische“ Weg offen.“

    Bitte sprechen Sie bei Detailfragen direkt Ihren Auditor an oder schicken Sie Ihre Anfrage an [email protected]


    Due to the current corona virus (Covid-19) situation and after consultation with the ENX Association, TÜV SÜV Management Service GmbH offers the following procedure to customers interested in TISAX assessments who have to provide labels on short notice:

    • Assessments in Assessment Level 2 can still be performed remotely.
    • Assessments in Assessment Level 3 may not currently be carried out in the usual way, i.e. on-site. Accordingly, TÜV SÜD Management Service GmbH offers interested customers remote assessments (which meet the requirements for Assessment Level 3) until further notice. Upon successful completion of the assessment, customers will receive an Assessment Level 2 label.

      Customers are free to upgrade to Assessment Level 3 at a later time and with reduced on-site effort.

    • If labels in Assessment Level 3 have tob e provided at a later point in time (i.e. after the accute pandemic phase), the standard way of assessment, provided in the „Participant Handbook“ is possible.

    For detailed questions, please contact your auditor directly or send your request to [email protected]e

  • Sonderregelung / Special arrangement (according to IAQG)

    Luftfahrt/Raumfahrt / Aerospace “EN 91xx”


    (Stand vom 19.03.2020, ohne Gewähr / as at 19/03/2020, errors and omissions excepted)

       

    Als Reaktion auf den Ausbruch des Coronavirus (COVID-19), der die Zertifizierungs- und Auditaktivitäten weltweit beeinträchtigt, hat auch IAQG globale Sonderregelungen („Management of Extraordinary Events or Circumstances Affecting ABs, CBs and Certified Organizations - Novel Coronavirus - COVID-19“) in berechtigten Fällen genehmigt.

     

     

    Bitte sprechen Sie bei Detailfragen direkt Ihren Auditor oder Kundenbetreuer an.

     

    In response to the coronavirus (COVID-19) outbreak, which is affecting certification and auditing activities worldwide, in justified cases IAQG also accepts special provisions at global level (“Management of Extraordinary Events or Circumstances Affecting ABs, CBs and Certified Organizations - Novel Coronavirus - COVID-19”)

     

    If you have detailed questions, please ask your auditor or account Manager

     

     

    Management of Extraordinary Events or Circumstances Affecting ABs, CBs and Certified Organizations - Novel Coronavirus - COVID-19
    https://oasishelp.iaqg.org/wp-content/uploads/2020/03/2020-03-IAQG-OPMT-Notice-for-COVID-19.pdf?1584616205537

     

    IAQG News
    https://iaqg.org/

     

  • Sonderregelung / Special provisions (IRIS Certification®)

    Sonderregelung / Special provisions IRIS Certification®

    (Stand vom 11.05.2020, ohne Gewähr / as at 11/05/2020, errors and omissions excepted)

    Aufgrund der aktuellen Coronavirus (COVID-19)-Situation und den damit verbundenen temporären Regeländerungen, sind die durch die UNIFE zugelassenen Zertifizierungsstellen vorübergehend nicht in der Lage, Audits im regulären Rahmen durchzuführen. Daher steht das IMC (IRIS Management Centre) in engem Kontakt mit den Zertifizierungsstellen. Diese sind weiterhin die Hauptanlaufstelle für alle betroffenen Unternehmen.

    • IRIS-Audits werden für betroffenen Länder gemäß der offiziellen UNIFE Länderliste ausgesetzt und daher verschoben (siehe Liste im Dokument "IRIS Certification® rev. 03 COVID-19 – Communication vom 23/03/2020“ unten), bis die Situation wieder stabil ist.
    • Wenn sich Ihr Audit aufgrund von Covid-19 verzögert hat, kann die Gültigkeit Ihres Zertifikats verlängert werden. Ihr Unternehmen wird weiterhin im IRIS-Portal sichtbar sein.
    • UNIFE-IMC entscheidet, wann Audits wieder gestartet werden.
    • Hierzu wird durch das UNIFE-IMC die Länderliste auf der IRIS Homepage (www.iris-rail.org/) entsprechend aktualisiert.
    • Weitere Details entnehmen Sie bitte dem Dokument „IRIS Certification® rev. 03 COVID-19 – Communication 23/032020“

    Bitte sprechen Sie bei Detailfragen direkt Ihren Auditor oder Kundenbetreuer an.

    LINK: Document „IRIS Certification® rev. 03, 23/03/2020“ (PDF)

    LINK: Document „Appendix Countries rev 04052020” (PDF)

    Das Dokument „Appendix Countries rev 21042020" dient nur zur Information. Die UNIFE wird das Dokument entsprechend der COVID-19-Bedingung Land für Land aktualisieren. Die neueste Version finden Sie auf dem IRIS-Portal. 

    https://www.iris-rail.org/index.php?page=global&content=global_downloads&desc=global_downloads&id=5206 

    News IRIS: https://www.iris-rail.org/index.php?page=global&content=global_information&desc=news#6111

     

    Due to the current coronavirus (COVID-19) situation and the associated temporary rule changes, the certification bodies approved by UNIFE are temporarily unable to conduct audits in the regular framework. Therefore, IMC (IRIS Management Centre) is in close contact with the certification bodies, who themselves are the main contact point for all the affected companies.

    • IRIS audits are suspended and therefore postponed for affected countries according to the official UNIFE country list (see list in document "IRIS Certification® rev. 03 COVID-19 - Communication of 23/03/2020" below) until a stable situation is back.
    • If your audit has been delayed due to Covid-19, the validity of your certificate might be extended and your company will still be visible in IRIS Portal.
    • The re-start of the audits is deemed to a decision of UNIFE-IMC.
    • For this purpose, the UNIFE-IMC will update the list of countries on the IRIS homepage (www.iris-rail.org/) accordingly.
    • For further details please refer to the document "IRIS Certification® rev. 03 COVID-19 - Communication 23/032020".

    For detailed questions, please contact your auditor or account manager.

    LINK: Document „IRIS Certification® rev. 03, 23/03/2020“ (PDF)

    LINK: Document „Appendix Countries rev 04052020” (PDF)

    The document „Appendix Countries rev 21042020” is for your reference only. UNIFE will update the document according to COVID-19 condition country by country. Please find the latest version on the IRIS portal. 

    https://www.iris-rail.org/index.php?page=global&content=global_downloads&desc=global_downloads&id=5206

    Latest News IRIS: https://www.iris-rail.org/index.php?page=global&content=global_information&desc=news#6111


  • Sonderregelung / Special provisions (FSC®/PEFC)

    Sonderregelung / Special provisions (FSC®/PEFC)

    (Stand vom 19.03.2020, ohne Gewähr / as at 19/03/2020, errors and omissions excepted)

    Sonderregelung / Special provisions FSC® (Forest Stewardship Council)

    Die bisherige Ausnahmeregelung für Prüforganisationen zum Umgang mit Vor-Ort-Audits (Kontrollen) während der Corona-Pandemie und den damit verbundenen Reisebeschränkungen wurde von FSC nochmals präzisiert. FSC-Auditoren können nach einer Risikoabwägung Überwachungsaudits verschieben oder als sog. Desk-Audits durchführen. Die Verlängerung eines auslaufenden Zertifikats um max. ein Jahr wird auf Grundlage der Ausnahmeregeln ermöglicht. 

     

    The FSC once again refined its existing special provisions for CBs regarding on-site audits (checks) during the coronavirus pandemic and the travel restrictions associated therewith. Following risk assessment, FSC auditors can either postpone surveillance audits or perform them as “desk audits”. The special provisions also permit extension of certificates due to expire for up to one year (12 months). 

     

    PSU Derogation FSC-DER-2020-001
    https://fsc.org/en/COVID-19


    FSC News
    https://www.fsc-deutschland.de/de-de/aktuelles/id/570

     

    Sonderregelung / Special provisions PEFC

    Aufgrund der weltweiten Verbreitung von COVID-19 wirken sich Reise- und medizinische Einschränkungen auf die Prüfungstätigkeit aus. Um den von der Krankheit betroffenen Zertifizierungsstellen und zertifizierten Unternehmen eine gewisse Flexibilität zu gewähren, hat PEFC die Leitlinie „COVID-19: Guidance for certification bodies and certified companies“ veröffentlicht. Hier wird geregelt, dass auf Grund der Folgen von Reisebeschränkungen die Durchführung von Fernaudits zulässig ist. In besonderen Fällen ist auch eine Verlängerung der Zertifikatsgültigkeit möglich. Der Leitfaden basiert auf IAF-Dokumenten und den kürzlich überarbeiteten PEFC-Anforderungen für Zertifizierungsstellen (PEFC ST 2003:2020).

    Bitte sprechen Sie bei Detailfragen direkt Ihren Auditor oder Kundenbetreuer an.

     

    Due to the spread of COVID-19 worldwide, travel and medical restrictions are affecting auditing activities. In order to provide some flexibility for certification bodies and certified companies affected by the disease, PEFC is issuing the “COVID-19: Guidance for certification bodies and certified companies”. This guidance sets forth provisions for permitting the implementation of remote audits due to the consequences of travel restrictions. In special cases extension of certificate validity may also be possible. The guidance is based on IAF documents and the recently revised PEFC Requirements for Certification Bodies (PEFC ST 2003:2020).

    If you have detailed questions, please ask your auditor or account manager.

     

    COVID 19: Guidance for certification bodies and certified companies
    https://cdn.pefc.org/pefc.org/media/2020-03/a3d877be-14af-4190-91c0-f5bbc7edf44a/acaf7895-3e09-5586-b2e1-b76d9cee35fc.pdf


    PEFC News
    https://pefc.org/news/covid-19-guidance-for-certification-bodies-and-certified-companies


    https://pefc.org/news

  • Sonderregelungen im Bereich Lebensmittel/Futtermittel / Special provisions in the food & feed sector
  • Sonderregelungen AZAV (nur in Deutschland relevant / only relevant in Germany)

    Sonderregelungen AZAV (nur in Deutschland relevant / only relevant in Germany)

    (Stand vom 23.03.2020, ohne Gewähr)

    Die Ausbreitung des Coronavirus (SARS-CoV-2) in Deutschland und der Welt gewinnt derzeit an erheblicher Dynamik. Untersagt ist mittlerweile unter anderem die Wahrnehmung von Angeboten von öffentlichen und privaten Bildungseinrichtungen auch im Bereich der Arbeitsförderung. Dies hat zwangsläufig die Aussetzung der Präsenzunterrichtszeiten an nahezu allen Standorten der zugelassenen Träger zur Folge. Die Bundesagentur für Arbeit und die DakkS haben deshalb verschiedene Sonderregelungen und Vorgehen veröffentlicht.

    Beispielsweise kann unter bestimmten Voraussetzungen von stationären Lernformen auf alternative Lernformen umgestellt werden. Hier müssen gemäß der DakkS-Vorgaben aktuell folgende Schritte eingehalten werden:

    • Der Träger legt eine Übersicht der Maßnahmen vor, die (abweichend von der ursprünglichen Zertifizierung) unter Anwendung alternativer Lernformen durchgeführt werden sollen.
    • Die Fachkundigestelle (TÜV SÜD) stellt für die beantragten Maßnahmen eine Vorabbescheinigung aus.
    • Der Träger reicht die notwendigen Unterlagen zur Bestätigung innerhalb von spätestens acht Wochen bei der Maßnahmezulassenden Fachkundigestelle (TÜV SÜD) nach.
    • Die Fachkundigestelle (TÜV SÜD) prüft die Einhaltung der Anforderungen.

     

    Dokumente

    Dokument: Erklärung zur Umstellung der Lernmethoden (WORD)

    Dokument: Meldeliste Umstellung Lernmethoden (XLS)

    Links

    Informationen der Bundesagentur für Arbeit für Bildungsträger
    https://www.arbeitsagentur.de/institutionen/corona-faq-bildungstraeger

    Empfehlung der DAkkS an die Fachkundigenstellen:
    https://www.arbeitsagentur.de/datei/ba146364.pdf

    Bitte reichen Sie die Dokumente an die E-Mail [email protected] ein.

     

  • Sonderregelungen Energieaudits (Nur in Deutschland relevant / only relevant in Germany)

    SonderregelungEN Energieaudits nach §§ 8 – 8d EDL-G & nach §§ 63 ff. EEG

    (Stand vom 29.05.2020, ohne Gewähr, Quelle: BAFA)

    Sonderregelungen Energieaudits nach §§ 8 – 8d EDL-G

    Kann meine Frist zur Durchführung des Energieaudits und zur Einreichung der Online-Energieauditerklärung pauschal verlängert werden?
    „Falls Sie bedingt durch die Corona-Krise das Energieaudit nicht fristgerecht durchführen konnten, holen Sie nach Beendigung der Krise das Energieaudit bzw. die Online-Erklärung unverzüglich nach und geben eine kurze Begründung z. B. wegen Coronakrise kein Betretungsrecht durch Externe. Während der Krise erfolgt keine Stichprobenkontrolle durch das BAFA.“

    Sind Vor-Ort-Begehungen für die Durchführung des Energieaudits zwingend erforderlich?
    „Die Vor-Ort-Begehung ist Teil der DIN EN 16247-1. Somit ist das Energieaudit erst vollständig abgeschlossen, wenn auch die Vor-Ort-Begehung durchgeführt wurde. Falls das Energieaudit aufgrund einer verspäteten Vor-Ort-Begehung verfristet abgeschlossen wurde, sollten Sie die Gründe hierfür dokumentieren. Die Dokumentation sollte zum Beispiel darlegen, ob begründete Verdachtsfälle bestanden, der Betrieb komplett oder für Externe (Energieauditoren) geschlossen wurde oder es aus anderen Gründen nicht möglich war, dem Geschäftsbetrieb normal nachzugehen. Je ausführlicher die Dokumentation ist, desto hilfreicher ist es für die Beurteilung. Das BAFA wird diese Umstände bei der Beurteilung natürlich berücksichtigen. Die Vor-Ort-Begehung ist unverzüglich nachzuholen, sobald die Corona-bedingte Ausnahmesituation beendet ist.“

    Aktuelle Informationen: https://www.bafa.de/DE/Energie/Energieeffizienz/Energieaudit/energieaudit_node.html

  • Sonderregelung Besondere Ausgleichsregelung – Begrenzung der EEG-Umlage (Nur in Deutschland relevant / only relevant in Germany)

    Besondere Ausgleichsregelung nach §§ 63 ff. EEG

    (Update vom 29.05.2020, ohne Gewähr, Quelle: BAFA)

    Frist Antragsjahr 2020 --- NEU Corona-Pandemie

    "Durch die am 29.05.2020 in Kraft getretene Gesetzesänderung des EEG 2017 (Bundesblatt Jahrgang 2020 Teil 1 Nr 24, 28. Mai 2020 S 1070-1072), können im Antragsjahr 2020 die fristrelevanten Unterlagen (Wirtschaftsprüferbescheinigung und das Zertifikat gemäß § 64 Absatz 3 Nummer 1 Buchstabe c und Nummer 2 EEG 2017) gemäß § 103 Absatz 8 EEG 2017 bis zum 30.11.2020 nachgereicht werden.

    Aufgrund der Bearbeitungszeiten liegt es aber in Ihrem eigenen Interesse, den Antrag schnellstmöglich zu vervollständigen, um Ihren Begrenzungsbescheid für das Begrenzungsjahr 2021 rechtzeitig erhalten zu können."

     

    Aktuelle Information
    https://www.bafa.de/DE/Energie/Besondere_Ausgleichsregelung/Antragsverfahren/antragsverfahren_node.html

     

     

    Hinweis zur materiellen Ausschlussfrist 2020 der Besonderen Ausgleichsregelung

    (Stand vom 29.05.2020, ohne Gewähr, Quelle: BAFA)

     

    "Das BAFA ist sich bewusst, dass die Auswirkungen der Corona-Pandemie die Einhaltung der materiellen Ausschlussfrist (30.06.2020) unmöglich machen können. Wenn eine vollständige Antragstellung, insbesondere die Einreichung der fristrelevanten Unterlagen „Wirtschaftsprüfervermerk“ und „Zertifizierungsbescheinigung“, wegen der Auswirkungen der Corona-Pandemie nicht ordnungsgemäß bis zum 30.06.2020 erfolgen kann, wird das BAFA diese Umstände als „höhere Gewalt“ werten und Nachsicht gewähren. Die betroffenen Unternehmen sind verpflichtet, die ordnungsgemäße Antragstellung unverzüglich nachzuholen und bei Antragstellung dem BAFA die Umstände mitzuteilen, warum die Auswirkungen der Corona-Pandemie eine fristgerechte Antragstellung nicht ermöglichten“.

     

    Aktuelle Informationen:

    https://www.bafa.de/SharedDocs/Kurzmeldungen/DE/Energie/Besondere_Ausgleichsregelung/20200320_besar.html

     

    https://www.bafa.de/DE/Energie/Besondere_Ausgleichsregelung/besondere_ausgleichsregelung_node.html;jsessionid=EE79C702587ACFBDD604F51C8B51DF88.2_cid371

 

 

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