Managementsysteme sind Bausteine für den Unternehmenserfolg. Denn sie fordern die klare Definition und Dokumentation von Unternehmensprozessen. Außerdem sorgen sie dafür, dass Unternehmen regelmäßig überprüfen, ob und wie Ziele erreicht wurden. Davon lassen sich gezielte Optimierungspotenziale ableiten. Kurzum: Ein Managementsystem unterstützt Unternehmen dabei, sich kontinuierlich und effizient zu verbessern – und damit gezielt und mit System am Unternehmenserfolg zu arbeiten.
Entscheidet sich ein Unternehmen nicht nur für die Einführung, sondern auch für die Zertifizierung seines Managementsystems, schlägt es quasi zwei Fliegen mit einer Klappe: Einerseits ist die Zertifizierung eine offizielle Bestätigung und Anerkennung des Engagements aller beteiligten Mitarbeiter. Andererseits belegt die Zertifizierung die intensiven Anstrengungen des Unternehmens auch gegenüber dessen Partnern und Kunden – das stärkt nicht nur das Vertrauen, sondern kann auch ein entscheidender Wettbewerbsvorteil sein.
Der Weg zum Erfolg muss konsequent, nachvollziehbar und klar sein, das gilt für die Unternehmensführung ebenso wie für die Zertifizierung. Die folgenden acht Grundsätze geben erste Anhaltspunkte.
Im Mittelpunkt jeder unternehmerischen Aktivität steht der Kunde. Er entscheidet über Erfolg und Misserfolg. Deshalb ist es entscheidend, die Bedürfnisse der Kunden zu verstehen und dafür zu sorgen, deren Erwartungen nicht nur zu erfüllen, sondern zu übertreffen.
Führungskräfte sollen das Unternehmen an den Anforderungen des Marktes ausrichten. Dazu müssen sie ein internes Umfeld schaffen und erhalten, in dem sich die Mitarbeiter voll dafür einsetzen, die Unternehmensziele zu erreichen.
Auf allen Ebenen bestimmen die Mitarbeiter das Wesen eines Unternehmens. Nur wenn diese vollständig in wichtige Entscheidungen einbezogen werden, sind sie auch motiviert, ihre Fähigkeiten im Dienste des Unternehmens einzusetzen.
Um das gewünschte Ergebnis effizienter zu erzielen, sollten alle Tätigkeiten und die dazugehörigen Ressourcen in Form von Prozessen gesteuert werden.
Die Prozesse in einem Unternehmen stehen untereinander in einer wechselseitigen Beziehung. Versteht man diese Prozesse als ganzheitliches System und steuert sie entsprechend, kann die Effizienz der gesamten Organisation gesteigert werden.
Nur wer sich ständig hinterfragt und die Gesamtleistung des Unternehmens kontinuierlich verbessert, wird langfristig Erfolg haben.
Die genaue Analyse von Daten und Informationen bildet die Grundlage für wirksame Entscheidungen.
Ein Unternehmen und seine Lieferanten sind voneinander abhängig. Eine vertrauensvolle Beziehung ist daher wichtig und sorgt für eine Win-Win-Situation.
Wir informieren Sie über den Ablauf der Zertifizierung und erfassen den erreichten Stand des Managementsystems.
In Abstimmung mit Ihnen prüfen wir Teile der Management-Dokumentation (Qualitätsmanagement-Handbuch, Prozess- oder Verfahrensanweisungen) auf Plausibilität zu den Normanforderungen.
Auf Wunsch führen wir in einzelnen Abteilungen Voraudits zu den vorliegenden Prozessen durch.
Wir erstellen einen Bericht und zeigen Ihnen Verbesserungspotenziale auf.
Sie erläutern uns lhre Strategie zur Zielerreichung und wie diese gemessen wird. Anschließend erfolgt eine Überprüfung der Anforderungen bezüglich:
Unternehmens- und Qualitätsziele
Verantwortung der Leitung
Verbesserungsmaßnahmen und deren Wirksamkeit
Kundennutzen und Kundenorientierung
Kennzahlen und Trends
Am Ende der ersten Phase besprechen wir die weitere Vorgehensweise und stimmen die erforderlichen Schritte mit Ihnen ab.
Das Zertifizierungsaudit wird in zwei Stufen durchgeführt. Unsere Experten analysieren lhr Managementsystem vor Ort und prüfen die Konformität mit der Bezugsnorm.
lm Audit der Stufe 1 sind unter anderem folgende Themenbereiche zu verifizieren:
Das Audit der Stufe 2 ist spätestens sechs Monate nach dem Audit der Stufe 1 durchzuführen. Gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern überprüfen unsere Auditoren das System anhand der Wertschöpfungskette. Hierbei werden aus der neutralen Bewertung von Stärken und Schwächen mögliche Verbesserungspotenziale identifiziert.
Je nach Bezugsnorm müssen vom Zertifizierer die unterschiedlichsten Anforderungen hinsichtlich Auditorenqualifikation, Auditplanung, Auditablauf und Auditdokumentation erfüllt werden. Die Anforderungen sind in verschiedenen Vorgaben veröffentlicht, die weltweit für alle Zertifizierorganisationen Gültigkeit besitzen und so die Qualität der Zertifizierungen absichern.
Unmittelbar nach dem Audit findet das gemeinsame Abschlussgespräch über die Ergebnisse des Audits statt. Auf Basis der erkannten Stärken und Schwächen identifizieren wir Entwicklungspotenziale und besprechen die weitere Vorgehensweise mit Ihnen.
Falls erforderlich, erläutern wir Ihren internen Auditoren sowie den Beteiligten vorgesehene Korrekturmaßnahmen im Hinblick auf die notwendige Weiterentwicklung.
Unsere unabhängigen und erfahrenen Systemanalysten sind nicht nur im jährlichen Audit für Sie da, sondern stehen bei Fragen als kompetente Ansprechpartner gerne zur Verfügung.
Die Zertifizierung bleibt nur dann drei Jahre gültig, wenn die verpflichtenden jährlichen Überwachungsaudits fristgerecht durchgeführt werden. Dabei darf das Datum des 1. Überwachungsaudits nach der Erstzertifizierung nicht weniger als 9 Monate und nicht mehr als 12 Monate nach dem letzten Tag des Audits der Stufe 2 liegen. Werden die Überwachungsaudits nicht fristgerecht durchgeführt, wird das Zertifikat ausgesetzt.
Wegen der engen Durchführungszeiten für das 1. Überwachungsaudit empfehlen wir – um Zertifikatsaussetzungen und -entzüge zu vermeiden – dieses Audit frühzeitig zu planen und durchzuführen.
Voraussetzung einer erfolgreichen Rezertifizierung nach drei Jahren ist die Durchführung eines Wiederholungsaudits (W-Audits). Fälligkeit für das Rezertifizierungsaudit ist der letzte Tag der Zertifikatslaufzeit. Konkret: Das W-Audit sollte deutlich vor Ablauf der Zertifikatslaufzeit durchgeführt und von der Zertifizierungsstelle freigegeben worden sein. Auf diese Weise können Sie jederzeit ein gültiges Zertifikat vorweisen und das neue Zertifikat mit der vollen, dreijährigen Laufzeit schließt direkt an das vorhergehende an.
Ohne die aktive Beteiligung der Mitarbeiter sind weder die Implementierung und der Betrieb eines Managementsystems noch dessen erfolgreiche Zertifizierung realisierbar. Die interne Kommunikation spielt deshalb eine wichtige Rolle, um als Team das gemeinsame Ziel zu erreichen. Hier finden Sie einige Tipps zur internen Kommunikation:
Am Ende einer erfolgreichen Zertifizierung erhalten Sie Ihr Zertifikat. Mit diesem wichtigen Dokument werden die Optimierungsbemühungen des gesamten Unternehmens durch einen neutralen, kompetenten Dritten bestätigt und nach außen hin sichtbar gemacht.
Konkret gibt das Zertifikat Auskunft über die relevante Bezugsnorm, die Leistung und den Geltungsbereich, nach denen ein Unternehmen zertifiziert wurde. Außerdem findet man auf seinem Zertifikat die Gültigkeit sowie die individuelle Zertifikatsnummer. Ein weiteres wesentliches Element ist das Akkreditierungslogo des jeweilig zuständigen Standardgebers, wie zum Beispiel der DAkkS (Deutsche Akkreditierungsstelle). Das Akkreditierungslogo zeigt, dass wir als Zertifizierungsstelle einer laufenden Überwachung unserer Prozessqualität, Kompetenz und Unabhängigkeit durch eine neutrale Institution auf der Basis international anerkannter Kriterien unterliegen.
Das Zertifikat ist aber noch mehr: Es gibt den Mitarbeitern eine positive Rückmeldung und damit die Sicherheit, auf dem richtigen Weg zu sein. Darüber hinaus ist das Zertifikat auch eine Anerkennung des Engagements der Mitarbeiter. Unterstreichen Sie dies, indem Sie die erfolgreiche Zertifizierung auch intern entsprechend kommunizieren – und so Ihre Wertschätzung und Dankbarkeit gegenüber Ihren Mitarbeitern ausdrücken.
Dabei muss klar sein: Eine Zertifizierung ist keine einmalige Anstrengung, sondern vielmehr der Auftakt eines kontinuierlichen Prozesses. Denn mit dem Zertifikat geht das Unternehmen die Verpflichtung ein, sich selbst regelmäßig zu hinterfragen, beständig Optimierungspotenzial zu identifizieren und flexibel notwendige Änderungen vorzunehmen. Die jährlichen Überwachungsaudits sowie die Rezertifizierung nach drei Jahren stellen dies vonseiten des Zertifizierers sicher.
Am Ende einer erfolgreichen Zertifizierung steht neben dem Zertifikat auch das Prüfzeichen, unser blaues Oktagon. Die acht Ecken sind eine wertvolle Unterstützung für Ihr Marketing, denn Sie machen auf einen Blick Ihre Leistung sichtbar.
Das TÜV SÜD-Prüfzeichen zählt international zu den bekanntesten Siegeln. Studien belegen außerdem, dass die Menschen mit dem blauen Oktagon Glaubwürdigkeit, Neutralität, Kompetenz und Zuverlässigkeit verbinden. Der Grund für das gute Image ist einfach: Hohe Ansprüche und hohes Qualitätsdenken bei unseren Zertifizierungen. Deshalb sind diese nicht nur in unseren Leitlinien verankert, sondern sie fließen auch in jede einzelne unserer Zertifizierungsleistungen.
Davon profitieren selbst starke Marken. Denn unser Prüfzeichen lenkt nicht von der eigentlichen Werbeaussage ab. Das Gegenteil ist der Fall: Das blaue Oktagon erhöht die Aufmerksamkeit.
Unterscheiden Sie sich von Ihren Mitbewerbern und nutzen Sie die Vorteile, die Ihnen ein von TÜV SÜD zertifiziertes Managementsystem im Markt bietet. Mit dem Zertifikat und dem TÜV-Oktagon dokumentieren Sie gegenüber Kunden, Geschäftspartnern, Behörden und der Öffentlichkeit Ihre eigenen hohen Ansprüche, die auch internationalen Forderungen entsprechen.
Machen Sie sich den großen Bekanntheitsgrad und das positive Image des blauen Oktagons zunutze. Setzen Sie das Prüfsiegel gezielt für Ihre Marketingaktivitäten ein. Auf diese Weise können Sie Ihren Mitarbeitern, Kunden und Partnern zeigen, dass Sie die hohen Anforderungen der TÜV SÜD Management Service GmbH erfüllen. Mit unserem Prüfzeichen wird die Qualität Ihrer Leistungen sichtbar, das schafft Vertrauen.
Abbilden können Sie Ihr TÜV SÜD-Prüfzeichen für Managementsysteme auf Ihrem Geschäftspapier oder in Ihrer lmagewerbung, um nur einige Möglichkeiten zu nennen. Mehr zu diesem Thema erfahren Sie in unserer Infobroschüre.
Aufgrund der aktuellen Corona-Virus-Notlage sind bei den meisten Akkreditierern und Standardgebern Sonderregelungen möglich
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Die Prüfzeichen der TÜV SÜD Management Service GmbH korrekt verwenden.
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Wissenswertes zu einzelnen Zertifizierungen der TÜV SÜD Management Service GmbH
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