Vòng đời ISO 22301 BCM

Tổng quan về vòng đời quản lý kinh doanh liên tục

Trong môi trường kinh doanh năng động ngày nay, mỗi doanh nghiệp đều phải đối mặt với nhiều rủi ro khác nhau có thể gây tổn hại đến hoạt động, con người và giá trị thương hiệu. Rủi ro có thể đến từ nhiều hình thức, chẳng hạn như thiên tai, lỗi của con người, vi phạm an ninh và nhiều hơn nữa. Do đó, bất kỳ doanh nghiệp nào cũng phải có cơ chế bảo vệ hoạt động hàng ngày và giúp doanh nghiệp phục hồi nhanh chóng trong trường hợp bị gián đoạn. Hệ thống quản lý kinh doanh liên tục (BCMS) là một cách tiếp cận toàn diện để đối phó với những rủi ro đó và đảm bảo doanh nghiệp hoạt động trơn tru.

BCMS là một cơ chế có cấu trúc xác định các khu vực chức năng quan trọng có khả năng tiếp xúc rủi ro đáng kể hơn. Cơ chế này giúp các doanh nghiệp xây dựng một kế hoạch để ngăn chặn các hoạt động kinh doanh quan trọng bị ảnh hưởng bởi những rủi ro như vậy. Cơ chế này cũng chuẩn bị cho nhân viên về cách phản ứng trong trường hợp không may xảy ra sự gián đoạn và phục hồi từ những thiệt hại tiềm ẩn mà nó gây ra. Tóm lại, cơ chế này trang bị cho doanh nghiệp khả năng đối phó với bất kỳ sự gián đoạn nào và phục hồi mà không có tác động có hại đến các hoạt động quan trọng của mình.

Để đảm bảo rằng kế hoạch quản lý kinh doanh liên tục gặt hái được lợi ích tối đa, điều cần thiết là phải xây dựng cơ chế có cấu trúc bằng cách sử dụng khuôn khổ của vòng đời quản lý kinh doanh liên tục. Vòng đời này có thể được chia thành năm giai đoạn và năm giai đoạn tạo thành vòng đời của hệ thống quản lý kinh doanh liên tục:

• Đánh giá rủi ro và phân tích tác động kinh doanh
• Kế hoạch
• Triển khai
• Thực hiện và đánh giá
• Bảo trì và đánh giá

Với kế hoạch Quản lý kinh doanh liên tục, các doanh nghiệp có thể yên tâm rằng không có gì có thể cản trở hiệu quả hoạt động trơn tru và có thể tiếp tục thực hiện các cam kết một cách hiệu quả. Một hệ thống quản lý kinh doanh liên tục có cấu trúc tốt không chỉ bảo vệ hoạt động hàng ngày, danh tiếng và giá trị thương hiệu của doanh nghiệp mà còn bảo vệ lợi ích của các bên liên quan. Đó là một cách tiếp cận chủ động để đối phó với các rủi ro tiềm ẩn và đảm bảo rằng doanh nghiệp luôn sẵn sàng đối mặt với bất kỳ sự gián đoạn nào. Do đó, mọi doanh nghiệp kinh doanh nên xem xét việc triển khai hệ thống quản lý kinh doanh liên tục để bảo vệ hoạt động và con người khỏi những rủi ro tiềm ẩn.

Các giai đoạn của vòng đời quản lý kinh doanh liên tục

Quản lý kinh doanh liên tục (BCM) thực sự quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào và để có một hệ thống mạnh mẽ, cần phải tuân theo các hướng dẫn cụ thể liên quan đến việc xây dựng nó.

BCM là một quá trình liên tục có thể được chia thành năm giai đoạn trong suốt vòng đời, phục vụ cho các yêu cầu của vòng đời BCM theo ISO 22301:

1. Đánh giá rủi ro và phân tích tác động kinh doanh: Để soạn thảo bất kỳ kế hoạch nào, điều cần thiết là xác định các lĩnh vực dự kiến sẽ được giải quyết. Đây là phạm vi giữ tầm quan trọng đáng kể. Điều quan trọng là xác định các lĩnh vực cần tập trung vào trong khi lập kế hoạch quản lý kinh doanh liên tục (BCM) để thu được kết quả tối đa. Điều này có thể được thực hiện bằng cách tiến hành đánh giá mối đe dọa rủi ro để hiểu rủi ro liên quan đến các hoạt động kinh doanh khác nhau của doanh nghiệp. 
   
   Các mối đe dọa tiềm tàng lớn nhất đối với doanh nghiệp có thể được tìm thấy bằng cách thực hiện nghiên cứu và phân tích toàn diện về chúng với đánh giá rủi ro. Mặt khác, phân tích tác động kinh doanh (BIA), một quy trình có cấu trúc, hỗ trợ xác định các chức năng kinh doanh quan trọng nhất, đặc biệt là những chức năng có thể dễ bị rủi ro hơn. Bước quan trọng trong quy trình BIA là đảm bảo rằng các nhiệm vụ thiết yếu cho hoạt động kinh doanh được chú ý. Ngược lại, những nhiệm vụ có tác động không đáng kể đến hoạt động kinh doanh có thể được xử lý sau này.
2. Lập kế hoạch: Đây là một trong những giai đoạn quan trọng nhất của vòng đời BCM. Vì mỗi hoạt động kinh doanh và rủi ro liên quan đến nó là duy nhất, do đó, điều quan trọng là phải phát triển một kế hoạch hành động phù hợp với nó. Một kế hoạch hành động tùy chỉnh như vậy có thể đảm bảo một cơ chế ứng phó phù hợp trong trường hợp có bất kỳ sự gián đoạn nào. Quản lý cấp cao đóng một vai trò quan trọng trong giai đoạn này. Ban quản lý cấp cao soạn thảo một chính sách kinh doanh liên tục bao gồm các hoạt động quan trọng, lợi ích của các bên liên quan và mục đích của hệ thống quản lý kinh doanh liên tục. Cam kết từ cấp cao nhất của doanh nghiệp đảm bảo rằng hệ thống được thực hiện để phục vụ nhu cầu của doanh nghiệp theo cách tốt nhất có thể. Một yếu tố quan trọng khác là truyền đạt chiến lược BCM tương ứng cho các bên liên quan và nhân viên để đảm bảo họ hiểu được kế hoạch và sẵn sàng hành động.
3. Triển khai: Một khi kế hoạch và bố cục của các chiến lược được đưa ra, đã đến lúc để thực hiện. Trước khi thực hiện các kế hoạch, điều cần thiết là phải hiểu các nguồn lực sẵn có (cả nhân lực và nguồn vốn) và sau đó phân bổ các cơ chế ứng phó cho phù hợp. Nhân viên phải biết cơ chế phản ứng và thực hiện các chiến lược cần thiết cho một sự kiện bất ngờ. Giai đoạn này cũng bao gồm tài liệu giao tiếp với các bên liên quan và các bên quan tâm. Tài liệu có thể ở dạng hồ sơ thư điện tử, biên bản cuộc họp và thông tin liên lạc chính thức.
4. Thực hiện và đánh giá: Sau khi thực hiện các kế hoạch và chiến lược được đề cập ở trên, việc thử nghiệm để đảm bảo rằng chúng đáp ứng các yêu cầu của doanh nghiệp là cần thiết. Đào tạo thích hợp nên được cung cấp cho nhân viên thông qua mô phỏng các gián đoạn tiềm ẩn. Các bài tập đào tạo như vậy có thể giúp hiểu liệu BCMS có đáp ứng các mục tiêu cần thiết hay không. Một dịp khác cho kế hoạch được kiểm tra là khi sự gián đoạn xảy ra. Sự kiện thực tế có thể giúp hiểu các cơ chế hành động và quyết định đưa ra trên cơ sở thời gian thực, giúp xác định ưu và nhược điểm của hệ thống với độ chính xác tối đa.
   
   Sau khi các kế hoạch được thực hiện, điều cần thiết là phải tiến hành đánh giá nội bộ BCMS để hiểu các lỗ hổng trong cơ chế và đảm bảo rằng những điều này được giải quyết để đảm bảo hiệu quả tổng thể của hệ thống.
5. Bảo trì và đánh giá: Để giữ cho doanh nghiệp luôn cập nhật với môi trường thay đổi nhanh chóng, điều cần thiết là phải duy trì BCMS và cập nhật theo nhu cầu của môi trường kinh doanh. Điều này có thể được thực hiện bằng cách xem xét BCMS theo định kỳ và cập nhật nó theo nhu cầu của hoạt động. Đánh giá thường xuyên cũng giúp hiểu được sự không phù hợp và giúp thực hiện hành động khắc phục để loại bỏ các nguyên nhân của sự không phù hợp đó. Với sự cải tiến liên tục và một kế hoạch đánh giá tại chỗ, hiệu quả của việc quản lý kinh doanh liên tục được nâng cao.

Theo dõi vòng đời quản lý kinh doanh liên tục chắc chắn là giải pháp đáng tin cậy nhất để các doanh nghiệp tiếp tục thực hiện các cam kết chính, ngay cả trong thời gian gián đoạn và tồn tại để phát triển và đạt được đỉnh cao thành công.

Chứng nhận BCM có thể giúp doanh nghiệp như thế nào?

Đối với bất kỳ doanh nghiệp nào, cùng với một chiến lược kinh doanh mạnh mẽ, việc phát triển một kế hoạch kinh doanh liên tục là điều cần thiết để điều hành hoạt động kinh doanh một cách suôn sẻ. Để giảm thiểu rủi ro của các sự kiện không lường trước được mà thế giới buộc các doanh nghiệp phải đối phó, cần phải có một chiến lược kinh doanh liên tục thực tế.

Một BCMS có cấu trúc tốt trang bị cho doanh nghiệp liên quan khả năng đối phó với bất kỳ sự gián đoạn nào và phục hồi mà không có khả năng gây hại cho các hoạt động quan trọng của doanh nghiệp. Rủi ro có thể đến dưới nhiều hình thức khác nhau, chẳng hạn như thiên tai, lỗi của con người, phá hoại, lỗi kỹ thuật, tấn công bảo mật và nhiều hơn nữa. Khi nào và làm thế nào những rủi ro này sẽ ảnh hưởng đến một doanh nghiệp là khó dự đoán, nhưng những gì mọi doanh nghiệp có thể làm là chuẩn bị để đối mặt với chúng hết công suất, với tác động tối thiểu đến hoạt động kinh doanh và hoạt động của doanh nghiệp.

Kết luận

Phát triển một hệ thống quản lý kinh doanh liên tục vững chắc đòi hỏi sự hỗ trợ của nhân viên có trình độ và các chuyên gia giàu kinh nghiệm thành thạo các tiêu chuẩn BCM như ISO 22301 và các biện pháp phòng ngừa cần tuân thủ khi thiết kế chiến lược BCM.

Chứng nhận BCMS và đào tạo đóng một vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả của kế hoạch kinh doanh liên tục. Nhân viên và chuyên gia đã trải qua khóa đào tạo BCM có thể góp phần đáng kể vào việc bảo vệ doanh nghiệp khỏi rủi ro và thảm họa. Họ có thể sử dụng kinh nghiệm và kiến thức để tạo ra một chiến lược và xác nhận tính hợp lệ và khả năng tồn tại của nó. Với các chứng nhận và đào tạo cần thiết, nhân viên có thể có giá trị và có lợi hơn cho doanh nghiệp trong quản lý rủi ro, cơ chế phản ứng và chiến lược.

TÜV SÜD cung cấp các dịch vụ đào tạo toàn diện cho phép nhân viên và chuyên gia đóng góp vào quá trình lập kế hoạch và thực hiện bằng cách cung cấp hiểu biết sâu sắc về quy trình BCM. Các doanh nghiệp có thể được trang bị để xử lý bất kỳ sự xáo trộn tiềm ẩn và tự bảo vệ khỏi mọi tác động có hại do sự không chắc chắn toàn cầu và các sự kiện kinh doanh năng động đang diễn ra.

TÜV SÜD có thể hỗ trợ doanh nghiệp trong hành trình đạt được chứng nhận hệ thống quản lý kinh doanh liên tục (BCM) ISO 22301 với các dịch vụ:

• Chứng nhận ISO 22301 BCMS
• Đánh giá viên nội bộ ISO/IEC 27001 & ISO 22301
• Đào tạo ISO 22301: Nhận thức, Đánh giá viên nội bộ, Người triển khai