Đạo luật của Đức về nghĩa vụ thẩm định doanh nghiệp trong chuỗi cung ứng ("LKSG")

Việc tuân thủ các yêu cầu về nhân quyền và môi trường là chủ đề trọng tâm của Hệ thống quản trị tính tuân thủ (CMS) toàn tập đoàn kể từ năm 2022. TÜV SÜD CMS dựa trên bảy trụ cột sau:

3.1. Văn hóa tuân thủ

Văn hóa tuân thủ là nền tảng của Hệ thống Quản trị tính Tuân thủ (CMS) TÜV SÜD. Nó được tạo nên bởi khái niệm "Dẫn dắt từ trên xuống" của các nhà quản lý. Tuân thủ có tầm quan trọng trung tâm ở TÜV SÜD vì tập đoàn dựa trên niềm tin vào sự độc lập và tính toàn vẹn của các dịch vụ của mình nhằm bảo vệ con người, môi trường và tài sản. Văn hóa tuân thủ của TÜV SÜD bao gồm tất cả nhân viên chấp nhận, tôn trọng và hỗ trợ thực hiện quy tắc. Chúng tôi cũng mong đợi một văn hóa tuân thủ tương ứng từ các nhà cung cấp của mình.

3.2. Mục tiêu tuân thủ

Một trong những mục tiêu quan trọng nhất của Hệ thống CMS TÜV SÜD là hành vi tuân thủ của tất cả nhân viên TÜV SÜD và các bên thứ ba được ký hợp đồng trong việc cung cấp dịch vụ của chúng tôi. Đối với các nhà cung cấp của TÜV SÜD, mục tiêu là sự tuân thủ với các kỳ vọng được nêu trong Bộ Quy tắc Ứng xử của Nhà cung cấp TÜV SÜD. Tất cả các cáo buộc không tuân thủ sẽ được điều tra và vi phạm sẽ bị xử phạt. TÜV SÜD không khoan nhượng trong trường hợp này.

3.3. Rủi ro tuân thủ

Thông qua các phân tích rủi ro tuân thủ chung và cụ thể theo LkSG trên toàn tập đoàn, chúng tôi xác định những rủi ro có thể dẫn đến vi phạm các quy tắc cần tuân thủ và do đó không đáp ứng được các mục tiêu tuân thủ. Đối với một tập đoàn hoạt động toàn cầu như TÜV SÜD, kết nối giữa các bộ phận chuyên môn và khu vực khác nhau là rất quan trọng. Các rủi ro được xác định dựa trên xác suất xảy ra và hậu quả tiềm ẩn. Ngoài ra, Ủy ban Tuân thủ, họp vài lần một năm và bao gồm các giám đốc điều hành của tập đoàn, sẽ thảo luận về các phát triển tuân thủ trong tập đoàn và đánh giá các rủi ro mới tiềm ẩn. Dựa trên các phân tích rủi ro, các nguyên tắc và biện pháp sẽ được xác định nhằm giảm thiểu rủi ro tuân thủ và ngăn chặn vi phạm.

3.4. Chương trình tuân thủ

Chương trình tuân thủ của TÜV SÜD chủ yếu theo đuổi cách tiếp cận phòng ngừa. Các vi phạm quy tắc tiềm ẩn cần được ngăn chặn trước, đặc biệt bằng cách nâng cao nhận thức và đào tạo nhân viên cũng như triển khai các quy trình phòng ngừa áp dụng chung cho cả tập đoàn. Ngoài các biện pháp phòng ngừa, nó cũng bao gồm các biện pháp khắc phục trong trường hợp vi phạm cũng như hệ thống cảnh báo nội bộ, TÜV SÜD Trust. Kể từ năm 2022, chương trình tuân thủ cũng bao gồm trọng tâm về quyền con người và nghĩa vụ bảo vệ môi trường liên quan đến quyền con người theo quy định của LkSG.

Cốt lõi của chương trình tuân thủ là bộ quy tắc ứng xử, trong đó nêu ra các quy tắc cơ bản về tuân thủ tại TÜV SÜD áp dụng trên toàn tập đoàn. Bộ quy tắc ứng xử bao gồm một chương về tuân thủ các nghĩa vụ bảo vệ nhân quyền và môi trường.

Các quy tắc cơ bản được nêu trong quy tắc ứng xử được quy định cụ thể trong các hướng dẫn áp dụng trong toàn tập đoàn và được ban hành bởi các bộ phận chuyên môn có trách nhiệm. Sự tôn trọng nhất quán nhân quyền trong hoạt động kinh doanh của TÜV SÜD được đảm bảo trong các hướng dẫn của Bộ phận nhân sự, chẳng hạn như hướng dẫn về nhân quyền và luật lao động, đa dạng và hòa nhập, tự do hiệp hội, quản lý an toàn và sức khỏe toàn cầu, công bằng và trả lương bình đẳng, và các hướng dẫn khác. Các rủi ro liên quan đến môi trường và nhân quyền như được xác định bởi LkSG, đặc biệt, được bộ phận bất động sản của tập đoàn và chính sách môi trường đề cập. Bộ phận mua hàng của tập đoàn đảm bảo tôn trọng nhân quyền trong chuỗi cung ứng và đã xác định các biện pháp cần thiết, phù hợp cho vấn đề này trong hướng dẫn mua hàng, sổ tay mua hàng và quy tắc ứng xử của nhà cung cấp.

3.5. Tổ chức tuân thủ

Hội đồng quản trị của TÜV SÜD AG chịu trách nhiệm tổng thể về hệ thống CMS TÜV SÜD và cấu trúc của bộ phận tuân thủ. Bộ phận tuân thủ TÜV SÜD bao gồm Văn phòng Tuân thủ Toàn cầu, có trụ sở tại TÜV SÜD AG và có chức năng điều phối toàn cầu, các nhân viên tuân thủ địa phương và nhân viên tuân thủ khu vực được bổ nhiệm cho tất cả chi nhánh và khu vực trên toàn cầu, có trách nhiệm vận hành tương tự cho Uỷ Ban Tuân Thủ tập đoàn, Uỷ Ban quản trị Rủi Ro và Uỷ Ban Tuân Thủ cho kênh TRUST. Văn phòng Tuân thủ Toàn cầu toàn cầu bao gồm người đứng đầu là giám đốc tuân thủ, Những trưởng bộ phận tuân thủ, Chuyên viên tuân thủ, Chuyên viên phụ trách nhân quyền toàn cầu và những nhân viên khác. Tổ chức tuân thủ của TÜV SÜD do giám đốc tuân thủ đứng đầu. Giám đốc này báo cáo trực tiếp cho chủ tịch hội đồng quản trị và ở vị trí này không bị ràng buộc bởi bất kỳ chỉ dẫn nào. Trưởng phòng tuân thủ các cấp chịu trách nhiệm về chiến lược và hoạt động vận hành của bộ phận tuân thủ tại TÜV SÜD. Chuyên viên nhân quyền toàn cầu giám sát quản lý rủi ro đối với nhân quyền và nghĩa vụ giám sát liên quan đến môi trường được quy định trong LkSG.

3.6. Hoạt động Truyền thông về vấn đề tuân thủ

Một trong những yếu tố quan trọng nhất của TÜV SÜD CMS là truyền đạt các vấn đề tuân thủ phù hợp với rủi ro. Một mặt, hoạt động truyền thông như vậy diễn ra với nhân viên của TÜV SÜD bằng các quy tắc bằng văn bản và các khóa đào tạo cũng như các biện pháp truyền thông khác, chẳng hạn như hoạt động nâng cao nhận thức tuân thủ “Compliance Moment” được những quản lý cấp cao trình bày ít nhất sáu tháng một lần. Mục đích của truyền thông tuân thủ là thông báo cho nhân viên về các vấn đề tuân thủ liên quan và nâng cao kiến thức về tuân thủ, cũng như thể hiện trách nhiệm của nhân viên đối với hành động của chính họ và nâng cao nhận thức về TÜV SÜD CMS. Các sửa đổi hoặc phiên bản mới của hướng dẫn được công bố trong toàn tập đoàn thông qua một số kênh. Tất cả nhân viên TÜV SÜD trên toàn cầu đều phải tham gia khóa học trực tuyến về tuân thủ hàng năm, kể từ năm 2022 - cũng đã bao gồm khóa học về bảo vệ nhân quyền và môi trường theo quy định của LkSG. Ngoài ra, còn có hoạt động truyền thông theo định hướng nhóm mục tiêu, chẳng hạn như dành cho các nhà cung cấp của TÜV SÜD hoặc đào tạo trực tiếp dành cho nhân viên có nhiều hoạt động liên quan đến rủi ro hơn.

Ngoài việc truyền thông với lực lượng lao động của TÜV SÜD, Văn phòng Tuân thủ Toàn cầu còn báo cáo cho hội đồng quản trị và ban kiểm soát của TÜV SÜD AG mỗi năm một lần về báo cáo tuân thủ. Báo cáo tuân thủ bao gồm các hoạt động tuân thủ được thực hiện trong năm trước cũng như các sự cố tuân thủ bao gồm các biện pháp đã thực hiện. Ít nhất mỗi năm một lần, cũng như theo yêu cầu, giám đốc nhân quyền toàn cầu cũng chuẩn bị báo cáo về các hoạt động chính trong bối cảnh giám sát quản lý rủi ro về việc tuân thủ các nghĩa vụ thẩm định liên quan đến nhân quyền và môi trường như được xác định bởi LkSG. Đặc biệt, báo cáo bao gồm các kết quả phân tích rủi ro thường xuyên và, nếu có, sự cố liên quan đến hoạt động kinh doanh của chính TÜV SÜD và các nhà cung cấp, cũng như mọi biện pháp phát sinh từ đó. Báo cáo được thực hiện cho Hội đồng quản trị của TÜV SÜD AG và ban quản lý tương ứng của các công ty thuộc tập đoàn cũng trực tiếp thuộc phạm vi của LkSG.

3.7. Giám sát và cải tiến sự tuân thủ

Để xác minh tính phù hợp và hiệu quả, CMS của TÜV SÜD được giám sát thường xuyên, không chỉ bởi chính Văn phòng Tuân thủ Toàn cầu mà còn bởi các bên liên quan nội bộ và bên ngoài. Tất cả các hoạt động tuân thủ có liên quan đều được ghi lại một cách thích hợp cho mục đích này. Giám sát tuân thủ có hệ thống cần được nhấn mạnh như một biện pháp giám sát đặc biệt. Giám sát tuân thủ dựa trên các cuộc điều tra liên quan đến sự cố, các thông tin trong kênh TÜV SÜD Trust cũng như các thông tin và dữ liệu liên quan đến tuân thủ khác, chẳng hạn như khảo sát nhân viên định kỳ. Ngoài ra, việc giám sát tuân thủ dựa trên khảo sát giám sát tuân thủ thường xuyên và được chuẩn hóa, đặc biệt dành cho các Cán bộ Tuân thủ Địa phương, cũng như các cuộc đánh giá tuân thủ thường xuyên do bộ phận đánh giá nội bộ thực hiện.

Khi xác định được các điểm yếu có thể xảy ra trong quá trình giám sát TÜV SÜD CMS hoặc phát hiện các vi phạm, điều này một mặt sẽ được báo cáo cho những người ra quyết định liên quan và mặt khác, các biện pháp thích hợp sẽ được thực hiện để cải thiện hệ thống.

To identify and assess human rights and environment-related risks in TÜV SÜD's own business operations and at TÜV SÜD's suppliers, the respective responsible departments conduct risk analyses as described below. These are carried out at least once a year and on an ad hoc basis, i.e. if TÜV SÜD must expect a significantly changed or significantly expanded risk situation in its own business operations or in the supply chain, for example due to new projects, business areas or relevant company acquisitions, or if reports from whistleblowers suggest a changed risk situation.

4.1. Risk analyses relating to TÜV SÜD's own business operations

Risk analyses relating to human rights risks within the meaning of Section 2 (2) Nos. 1-8 and 12 of the LkSG in TÜV SÜD's own business operations are carried out under the responsibility of the Human Resources Group Department; the Local Compliance Officers are consulted for specialist support.

Risk analyses relating to human rights and environment-related risks within the meaning of Section 2 (2) Nos. 9-11 and (3) LkSG in TÜV SÜD's own business operations are carried out by the Global Compliance Office; relevant departments such as the Real Estate Group Department or the Quality Management Group Department are consulted for specialist support.

The risk analyses in TÜV SÜD's own business operations are monitored by the Global Human Rights Officer, who provides specialist support where necessary. 

The risk analyses are carried out using the so-called countercurrent method: 

"Top-down": Coordination with various stakeholders and definition of risk scenarios relevant for TÜV SÜD. Preparation of a risk-based questionnaire that inquires with respect to each risk scenario i) what the potential impact of the occurrence of a risk is in a realistic worst-case scenario without countermeasures, ii) which relevant countermeasures exist, and iii) what the probability of occurrence of the risk scenarios is, taking into account the existing countermeasures. "Bottom-up": Risk assessment by means of a questionnaire along risk scenarios by employees in key functions of TÜV SÜD companies. In particular, these are employees who can potentially influence the risk, such as local QM officers in the case of environment-related risks within the meaning of Section 2 (3) LkSG or local HR officers in the case of human rights risks within the meaning of Section 2 (2) Nos. 1-8 and 12 LkSG. In addition, the questionnaire is answered by the local compliance officers in order to maintain the dual control principle and to take into account different professional views.

The evaluation of the questionnaires, weighting and prioritization of the risks identified, as well as documentation and reporting, are carried out by the responsible specialist department. Further details can be found in the group-wide Compliance Risk Analysis Guideline.

In addition to the risk analysis carried out subject to the countercurrent method described above, all TÜV SÜD group companies in which TÜV SÜD AG, TÜV SÜD Auto Service GmbH, TÜV SÜD Industrie Service GmbH, TÜV SÜD Product Service GmbH or TÜV Technische Überwachung Hessen GmbH directly or indirectly holds a majority stake or over which TÜV SÜD AG, TÜV SÜD Auto Service GmbH, TÜV SÜD Industrie Service GmbH, TÜV SÜD Product Service GmbH or TÜV Technische Überwachung Hessen GmbH otherwise exercises a decisive influence are monitored for potential human rights and environment-related risks using an artificial intelligence-based Internet screening software solution. This involves checking social media, news and other information available on the Internet 24/7 on the basis of a keyword search in order to find out reports on individual TÜV SÜD companies. Reports of potential risks are communicated to the Global Compliance Office by way of "risk alerts". The Global Compliance Office checks the "risk alerts" for adequate plausibility and deals with solid information in accordance with the procedure defined for notifications via the TÜV SÜD Trust Channel (cf. para. 7. below).

4.2. Risk analyses regarding TÜV SÜD's direct suppliers and, if applicable, indirect suppliers

Risk analyses relating to TÜV SÜD's suppliers are carried out under the responsibility of the Purchasing Group Department. This does not include risk analyses relating to TÜV SÜD's suppliers that are based on procurement transactions as per Annex 2 of the Purchasing Guideline and for which the Purchasing Group Department is therefore not responsible (such as insurance contracts or contracts with auditors and tax consultants); risk analyses relating to such suppliers are carried out under the responsibility of the Global Compliance Office.

Risk analyses relating to all TÜV SÜD suppliers are monitored by the Global Human Rights Officer, who provides specialist support where necessary.

The purpose of the risk analyses is to identify human rights and environment-related risks at TÜV SÜD's direct suppliers around the globe and to assess the identified risks, in particular, on the basis of the following criteria: the probability of occurrence of the risk, the severity of the breach typically to be expected if the risk occurs, TÜV SÜD's ability to influence the direct cause of the risk or breach, and the nature of TÜV SÜD's causal contribution.

4.2.1. Annual analysis of risks at TÜV SÜD's direct suppliers

The first thing obtained in the annual risk analysis is an overview of all current direct suppliers; of these, so-called exceptions as per Annex 2 of the Purchasing Guideline are filtered out and passed on to the Global Compliance Office for further analysis. Due to the large number of TÜV SÜD's direct suppliers and on the basis of an appropriate, risk-based approach, only those direct suppliers will be examined in more detail in the following until further notice where TÜV SÜD, due to its purchasing volume, exerts a certain degree of influence on the one hand, and on the other hand, a potential causal contribution to a possible breach would not be insignificant. In this way, priority is given to identifying those risks where TÜV SÜD's influence can be used to bring about a real positive change. This approach is reviewed on a regular basis.

Annual risk analyses are conducted in the following manner: 

• Taking into account numerous recognized indices such as the Global Slavery Index, the ITUC Global Rights Index or the EPI - Environmental Performance Index, various indicators from the UN SDG database, or the Research Report 543 published by the German Federal Ministry of Labor and Social Affairs in July 2020, the first step is to determine which of TÜV SÜD's direct suppliers are subject to an abstract industry-specific or country-specific risk. Considering the large number of TÜV SÜD's direct suppliers, a software solution is used to support this process. 
• In a second step, this abstract view is defined more precisely: The Purchasing Group Department i.a. uses information, on the one hand, obtained in the software solution through artificial intelligence-based internet screening and, on the other hand, supplemented by self-disclosures from suppliers. The Global Compliance Office carries out risk-appropriate, individual investigations. In this second step, the probability of occurrence and the severity of the violation when the risk occurs are also analyzed.
• In a final step, the purchasing volumes are used to determine TÜV SÜD's ability to influence as well as any causal contribution, and, in this way, prioritize which of TÜV SÜD's direct suppliers must first respond to the identified risks with appropriate measures.

In the future, in addition to considering direct suppliers, indirect suppliers are also to be more strongly included in the consideration of TÜV SÜD's supply chain. Among other things, "Worker Voice" surveys are planned for indirect suppliers identified as critical. 

4.2.2. Permanent monitoring of risks at TÜV SÜD's direct suppliers

In addition to the annual risk analysis described above, the direct suppliers with the highest risks and certain significant suppliers are permanently monitored for potential human rights and environment-related risks using a software solution. This involves checking social media, news and other information available on the internet 24/7 on the basis of a keyword search to find out what the reports are on direct suppliers. Reports of potential risks are communicated as "risk alerts" to the employees in the Procurement Group Department responsible for the relevant product group or region and to the Global Human Rights Officer. Such notifications trigger a review process defined in the Purchasing Manual, which may lead to further measures (for more details, cf. para. 5.2. and para. 6.2. below).

4.2.3. Risk analysis regarding new direct suppliers

Notwithstanding the foregoing, TÜV SÜD subjects all new direct suppliers to an independent risk analysis as per the criteria set out in para. 4.2.1. for annual risk analyses prior to entering into the new business relationship. 

4.2.4. Ad hoc event-related risk analyses with respect to individual indirect suppliers

If TÜV SÜD obtains substantiated knowledge of the existence of factual indications that suggest the possibility of materialization of a breach of human rights or environment-related obligations by an indirect supplier, the information available will promptly be subjected to an initial review by the Purchasing Group Department or, in case of suppliers as defined in Annex 2 of the Purchasing Guideline, by the Global Compliance Office, depending on its origin in the supply chain. Subsequently, the probability of materialization and the severity of the breach in case of materialization of the risk are analyzed or, in case of an actual breach of a human rights or environment-related obligation by an indirect supplier, the effects are analyzed. Depending on the ability to influence and any causal contribution, it is finally determined to what extent appropriate measures can be taken in response to the knowledge obtained (for more details, see para. 5.2. and para. 6.2. below).

The results of such an event-related risk analysis are used to review the outcome of the regular risk analysis in order to determine the extent to which the prioritized risks need to be adjusted.

4.2.5. Ad hoc event-related risk analyses regarding the entire supply chain

If TÜV SÜD anticipates a significantly changed or significantly expanded risk situation in the supply chain, the Purchasing Group Department and the Global Compliance Office will promptly conduct an initial review of the changed or added risks based on an abstract consideration of the relevant industry-specific and country-specific risks and then conduct targeted, risk-appropriate investigations. This is followed by an analysis of the probability of occurrence and the severity of the breach if the risk materializes in the supply chain. Finally, depending on the ability to influence and any causal contribution, the extent to which appropriate measures can be taken in response to the findings obtained is determined.

The results of such an event-related risk analysis are used to review the outcome of the regular risk analysis in order to determine the extent to which the prioritized risks need to be adjusted.

5.1. Preventive measures for risks in TÜV SÜD's own business operations

At TÜV SÜD, preventive measures taken with respect to the prevalence of human rights and environment-related risks in its own business operations consist primarily of defining the relevant rules of conduct in written rules, communicating them throughout the group via various channels, and reinforcing the content in training courses. Local Compliance Officers have been appointed in all TÜV SÜD companies and regions around the globe to coordinate the communication of compliance topics and compliance training, including content on human rights and environment-related obligations.

The core of this set of rules at TÜV SÜD is the Code of Conduct, which includes a chapter on compliance with human rights and environment-related protection obligations. The basic rules from the Code of Conduct are specified in group guidelines, such as the guideline on Human Rights and Labor Law, Diversity and Inclusion, Freedom of Association, Global Health and Safety Management, Fair and Equal Remuneration, and the Environmental Policy.

All TÜV SÜD employees around the globe are required to participate in the compliance e-learning once a year. Since 2022, this training has also included a learning card on human rights and environment-related protection obligations as defined by the LkSG, which is reviewed annually for the need for adjustment. In addition, there is target group-oriented communication and classroom training for employees who perform more risk-related activities.

In January 2023, the Compliance Moment was issued with a focus on human rights and environment-related risks. One Compliance Moment will be presented to all employees by their managers in each half year. In this way, all employees around the globe will be made aware in particular of the issue of human rights and environment-related obligations in a "Tone from the Top" approach.

In addition to the preventive measures above, which cover all TÜV SÜD employees, there are further risk-appropriate, target group-oriented measures. These include, in particular, the wide range of measures taken by the Purchasing Group Department. TÜV SÜD's procurement strategy is geared toward sustainability; in any purchasing decisions, a special focus is placed on the social and ecological aspects of sustainability. All employees of the Purchasing Group Department are regularly trained on human rights and environment-related due diligence. Compliance with the binding purchasing practices specified in the Purchasing Manual is reviewed at regular intervals.

Further, there are regular preventive control measures: For example, the Internal Audit Group Department conducted an internal audit in the first half of 2023 with a focus on reviewing the implementation status of the LkSG requirements. No negative deviations were identified. In the second half of 2023, the Internal Audit Group Department conducted another internal audit in which the implementation status of the LkSG requirements was reviewed specifically at the TÜV SÜD group companies that carry out procurement without the direct involvement of the central Shared Service Center Procurement. No significant deviations were identified during this internal audit.

5.2. Preventive measures for risks at TÜV SÜD's direct suppliers and, if applicable, indirect suppliers

One of the most important preventive measures regarding human rights and environment-related risks at TÜV SÜD's direct suppliers is a consistent selection. Before a contract is signed, a supplier is screened and evaluated from a sustainability perspective. When selecting suppliers, TÜV SÜD consistently ensures that they meet sustainability requirements.

Another important preventive measure is the TÜV SÜD Supplier Code of Conduct which was completely revised in 2024; it is the core of TÜV SÜD's understanding of sustainability and compliance in purchasing. In particular, it sets out the human rights and environment-related expectations vis-à-vis TÜV SÜD's direct suppliers. With the new version of the TÜV SÜD Supplier Code of Conduct, the purchasing processes were adapted and the risk-based approach was strengthened. The TÜV SÜD Supplier Code of Conduct is i.a. communicated to direct suppliers by e-mail and is published on the Internet in German and also in 12 other languages. It also forms an integral part of TÜV SÜD's General Terms and Conditions of Purchase. The purchasing volume from suppliers who have committed themselves to compliance with the expectations contained in the TÜV SÜD Supplier Code of Conduct by contract is to be continually increased to 100% by 2026.

TÜV SÜD also implements additional preventive measures to an extent appropriate to the risk. These include, for example, a training video targeted specifically to suppliers to raise awareness of human rights and environment-related protection obligations among direct suppliers, preventive self-reporting by suppliers, and on-site audits of suppliers to assess compliance with the expectations set out in the TÜV SÜD Supplier Code of Conduct.

If TÜV SÜD obtains substantiated knowledge of the existence of factual indications that suggest a possible breach of a human rights or environment-related obligation at an indirect supplier and in case these indications are also confirmed in the risk analysis (cf. para. 4.2.4. above), the responsible specialist department will take appropriate preventive measures from the list of possible measures described above, depending on its ability to influence the party directly responsible for the risk and TÜV SÜD's own causal contribution, if any. In addition, TÜV SÜD will use the knowledge thus obtained to review this Policy Statement for any need for adjustment.

5.3. Review of effectiveness of preventive measures

All sets of rules that apply to all TÜV SÜD employees throughout the group, as well as those that TÜV SÜD bindingly agrees with suppliers and third parties, are regularly reviewed for their effectiveness and any need for adjustment. The same applies to the other preventive measures described above. This is done at least once a year on the basis of the results of the annual risk analyses as well as on an ad hoc basis, i.e., if TÜV SÜD must expect a significantly changed or significantly expanded risk situation in its own business operations or in the supply chain, for example due to new projects, business areas, or relevant company acquisitions, or if reports from whistleblowers suggest a changed risk situation.

The regular review of the TÜV SÜD Supplier Code of Conduct, for example, revealed a certain potential for further development. The revision and publication took place in the first quarter of 2024.

6.1. Các biện pháp khắc phục trong hoạt động kinh doanh của TÜV SÜD

Nếu thấy rõ ràng hành vi vi phạm nhân quyền hoặc nghĩa vụ liên quan đến môi trường trong hoạt động kinh doanh của TÜV SÜD sắp xảy ra hoặc đã xảy ra, TÜV SÜD sẽ nhanh chóng thực hiện các biện pháp khắc phục thích hợp để ngăn chặn hoặc chấm dứt hành vi vi phạm đó. TÜV SÜD theo đuổi cách tiếp cận không khoan nhượng trong vấn đề này.

Loại biện pháp được thực hiện phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau, ví dụ như loại và mức độ nghiêm trọng của hành vi vi phạm sắp xảy ra hoặc vi phạm thực tế. Tùy thuộc vào các tình huống trong từng trường hợp cụ thể, hành động kỷ luật có thể được áp dụng và/hoặc các thủ tục tố tụng hình sự hoặc dân sự cũng có thể được tiến hành. Tùy thuộc vào luật lao động hiện hành, hình thức kỷ luật có thể bao gồm từ thông báo không chính thức cho nhân viên và đưa ra thư cảnh cáo chính thức cho đến việc chấm dứt hợp đồng có hoặc không có thông báo. Các biện pháp khả thi khác bao gồm nghĩa vụ tham gia các khóa đào tạo đặc biệt, những thay đổi được hai bên thống nhất trong hợp đồng lao động và chuyển công tác. Bạn có thể tìm thêm thông tin chi tiết trong hướng dẫn của tập đoàn về cảnh báo tuân thủ, điều tra và xử phạt.

6.2. Các biện pháp khắc phục tại các nhà cung cấp trực tiếp của TÜV SÜD và, nếu có, các nhà cung cấp gián tiếp

Ngay khi TÜV SÜD nhận thấy sự sắp xảy ra hoặc hành vi vi phạm nhân quyền hoặc môi trường tại một trong những nhà cung cấp trực tiếp của TÜV SÜD, TÜV SÜD sẽ kịp thời áp dụng các biện pháp khắc phục phù hợp để ngăn chặn, chấm dứt vi phạm hoặc giảm nhẹ mức độ vi phạm.

Xác định biện pháp phù hợp trong trường hợp cụ thể dựa trên các trường hợp khác nhau, chẳng hạn như loại và mức độ nghiêm trọng của vi phạm sắp xảy ra hoặc đã xảy ra, cũng như khả năng của TÜV SÜD trong việc gây ảnh hưởng và bất kỳ đóng góp gây ra nào. Tùy thuộc vào hoàn cảnh phổ biến trong trường hợp cụ thể, các biện pháp sau có thể được xem xét: Đầu tiên, phải nỗ lực phát triển một giải pháp chung với sự cộng tác của nhà cung cấp liên quan và các bên liên quan, nếu có, trong đó TÜV SÜD có thể hỗ trợ với nhiều năm kinh nghiệm và kiến thức chuyên môn liên quan đến việc bảo vệ con người, môi trường và tài sản khỏi các rủi ro kỹ thuật. Nếu không thể chấm dứt vi phạm trong tương lai gần, nhà cung cấp nên đưa ra một khái niệm có mục tiêu cụ thể để chấm dứt hoặc giảm nhẹ vi phạm, trong đó TÜV SÜD có thể hỗ trợ nếu và khi cần thiết. Việc triển khai ý tưởng như vậy trong thời gian quy định sẽ được TÜV SÜD xác minh. Ngoài ra, TÜV SÜD sẽ luôn kiểm tra xem liệu việc hợp tác với các công ty khác, chẳng hạn như trong khuôn khổ các sáng kiến ngành, có phù hợp hay không nhằm tăng khả năng gây ảnh hưởng lên bên gây ra vi phạm. Các biện pháp tiếp theo bao gồm tạm thời chấm dứt mối quan hệ cung cấp và chấm dứt mối quan hệ kinh doanh như là biện pháp cuối cùng.

Nếu TÜV SÜD có được thông tin cụ thể về các dấu hiệu thực tế cho thấy sự vi phạm nhân quyền hoặc môi trường tại một nhà cung cấp gián tiếp và nếu những dấu hiệu này được xác nhận trong quá trình phân tích rủi ro (xem đoạn 4.2.4. ở trên), thì người chịu trách nhiệm bộ phận chuyên môn sẽ thực hiện hành động khắc phục thích hợp từ danh sách các biện pháp được mô tả ở trên, tùy thuộc vào khả năng tác động của mình đến bên vi phạm nghĩa vụ và đóng góp gây ra của chính TÜV SÜD, nếu có.

6.3. Đánh giá tính hiệu quả của các biện pháp khắc phục

Tất cả các bộ quy tắc áp dụng cho tất cả nhân viên TÜV SÜD trong toàn tập đoàn, cũng như những quy tắc mà TÜV SÜD đồng ý ràng buộc với các nhà cung cấp và bên thứ ba, đều được xem xét thường xuyên về tính hiệu quả và sự cần thiết của điều chỉnh. Điều tương tự cũng áp dụng cho các biện pháp khắc phục khác được mô tả ở trên. Việc này được thực hiện ít nhất mỗi năm một lần dựa trên kết quả phân tích rủi ro hàng năm cũng như trên cơ sở đặc biệt, tức là nếu TÜV SÜD phải dự kiến một tình huống rủi ro thay đổi đáng kể hoặc mở rộng đáng kể trong hoạt động kinh doanh của chính mình hoặc trong chuỗi cung ứng, chẳng hạn như do các dự án mới, lĩnh vực kinh doanh hoặc việc mua lại công ty có liên quan hoặc nếu báo cáo từ người báo cáo cho thấy tình hình rủi ro đã thay đổi.

The TÜV SÜD Trust Channel may be used to submit complaints or information regarding human rights or environment-related risks as well as breaches of human rights or environment-related obligations.

The TÜV SÜD Trust Channel is a secure and confidential channel which is available 24/7 and may be used by all TÜV SÜD employees around the globe, as well as all customers, suppliers and other third parties, to report concerns about suspected cases or breach; reports may also be submitted anonymously to the extent required. Whistleblowers have the option of providing their contact details or setting up a secure electronic mailbox through which they can communicate with the Global Compliance Office anonymously and confidentially. The TÜV SÜD Trust Channel is an Internet-based whistleblower system that is available in the 19 languages relevant for TÜV SÜD's business activities and it is technically managed by a third-party provider. Any reported content is processed exclusively by TÜV SÜD employees. Any and all data contained in a whistleblower report is stored on secure servers in Germany. Further information on the whistleblower system as well as the rules of procedure are available on the TÜV SÜD Trust Channel website which is hosted on a secure server; the TÜV SÜD Trust Channel is also linked on TÜV SÜD's website and intranet and it is promoted at regular intervals on various communication tools. In order to ensure the most barrier-free access possible, the rules of procedure are available in 19 languages as well as an explanatory video.

Employees who report and submit information to the best of their knowledge and in good faith must not be disadvantaged in any way at TÜV SÜD. At the same time, TÜV SÜD recognizes the importance of protecting individuals against whom a tip-off is directed. Neither these persons nor whistleblowers may be compromised prematurely.

The compliance organization investigates any and all incoming information locally, regionally or globally, if necessary, also involving the Internal Audit Group Department. Any and all information is treated as confidential and forwarded only to individuals who need to know this information in the context of investigation or subsequent action ("need-to-know principle"). The protection of the whistleblower and the person concerned is ensured in every investigative measure.

If the whistleblower has communicated or set up a contact option, this person will receive an acknowledgement of receipt no later than seven days after submitting a whistleblower report. Within three months after sending the confirmation of receipt at the latest, the Compliance Officer in charge of the case will inform the whistleblower of any measures planned to be taken and, if applicable, already taken and the reasons for such measures, provided that this information does not adversely affect the investigation or the persons concerned.

Whenever a tip-off has been confirmed, appropriate disciplinary measures will be imposed and, if and where necessary, criminal or civil action will also be taken. TÜV SÜD pursues a zero-tolerance approach in this respect. The relevant decision-makers are informed at regular intervals about human rights or environment-related risks confirmed as a result of a tip-off, as well as breaches of human rights or environment-related obligations. In order to prevent future risks and breaches, appropriate measures are taken in confirmed cases, such as process changes, communication measures, and target group-oriented training.

Further details can be found in the group guideline on Compliance Tip-Offs, Investigations and Sanctions. As with all rules and regulations that apply to all TÜV SÜD employees throughout the group, this guideline is regularly reviewed for effectiveness and any need for adjustment. The same applies to the other procedures described above. This is done at least once a year on the basis of the outcome of the annual risk analyses and on an ad hoc basis, i.e., if TÜV SÜD must expect a significantly changed or significantly expanded risk situation in its own business unit or in the supply chain, for example as a result of new projects, business fields, or relevant company acquisitions, or if reports from whistleblowers suggest a changed risk situation.

Compliance with human rights and environment-related due diligence obligations as per Section 3 LkSG is continuously documented by the respective responsible departments specified in para. 3.-7. above. Documentation will be archived for at least seven years from the date of issuance. The Global Human Rights Officer will monitor compliance with documentation obligations of the respective responsible departments and provides specialist support where necessary.

In 2024, TÜV SÜD AG, TÜV SÜD Auto Service GmbH and TÜV SÜD Industrie Service GmbH filed a report as per Section 10 (2) LkSG regarding compliance with human rights and environment-related due diligence obligations as per Section 3 LkSG in the fiscal year 2023 for the first time and made it publicly available free of charge on TÜV SÜD's group uniform website.