Information IATF „Areas of Impact for Client Consideration“

General Note on Rules 8.1 and 8.2 | Allgemeiner Hinweis zu 8.1 und 8.2

General Note on Rules 8.1 and 8.2 | Allgemeiner Hinweis zu 8.1 und 8.2

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General Note on Rules 8.1 and 8.2 | Allgemeiner Hinweis zu 8.1 und 8.2

TÜV SÜD Management Service GmbH | 05/2022 | Errors and omissions excepted | Alle Angaben ohne Gewähr

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English VERSION 

Procedure for handling a customer special status / performance complaint according to the regulations of the IATF Rules 5th Edition 8.1 ff.

In general, a distinction is made between performance complaints and customer special status. The trigger of one of the two situations is regulated by the IATF Rules Chapter 8.1 as follows:

a) the Certification Body receives a performance complaint against the client from IATF OEM member, its relevant IATF Oversight Office or any automotive customer of the client.

b) the client advises the Certification Body of a special client status from an IATF OEM. Notification from the Client to the Certification Body shall occur within ten (10) calendar days from receipt of the special status condition or otherwise specified by the Customer,

In addition to the described point a), the IATF Stakeholder Communiqué 04 March 2022 regulates the direct performance complaint of an IATF OEM member via the so-called IATF database.

Procedure for IATF certified companies 

Customer status with clear provision for mandatory reporting in customer specific requirements, Rules 8.1 b), 8.1 a) for non-IATF OEM: 

Upon receipt of a special customer status (such as New Business on Hold, Q-Help Level 3, Level 3 (VW)), for which there is a clear requirement within the regulations (customer-specific requirements of your customer) to report to the Certification Body, this must be reported immediately to the contact person in compliance with the specified reporting deadline - but in no more than 10 calendar days. 

Since there are also statuses within these customer-specific requirements that do not have a reporting requirement, these are also not affected. However, these must be listed in the annual audit planning questionnaire. 

Customer status without clear regulation regarding reporting obligation in customer specific requirements, Rules 8.1 b), 8.1 a) for non-IATF OEM: 

As there are also customer specific requirements within which no status is provided with a reporting obligation, the regulations according to IATF chapter 8.2 require an analysis by the Certification Body, each status would have to be reported to your contact person within 10 calendar days, if different types of statuses are described but no information on the reporting obligation or suspension are be included.

For this purpose, a form is used to collect information for analysis purposes after the notification is received. Certified companies would be supported by the respective auditor in the application of the so-called Risk Assessment Sheet in case of need. 

Performance Complaints, Rules 8.1 a) 

Even within the performance complaints, there are occasional clear regulations on the obligation to report and on the suspension of the certificate in the customer special requirements, e.g. BIQS from GM (lower than Level 3). 

Since there is already the firmly prescribed procedure for this type of performance complaint, such a performance complaint would have to be treated like the mentioned customer status with clear regulation on the obligation to report. 

In the case of performance complaints in which the suspension of the certificate has not been specified in detail, such as in the claim by Stellantis (FCA US LLC, chapter 9.1.2.1), this type of performance complaint must be reported to the responsible TÜV SÜD contact person within the period specified in the customer-specific requirements. In case there is no extra mentioned deadline here, 10 calendar days shall apply.

For this purpose, a form is used to collect information for analysis purposes after the notification is received. Certified companies would be supported by the respective auditor in the application of the so-called Risk Assessment Sheet in case of need.

Performance complaints IATF OEM (via IATF database - new IATF process) Rules 8.1 a)

To the already existing set of tools, IATF Communiqué 004 - March 2022 opened another communication channel for submitting performance complaints.

When a performance complaint is reported via the new so-called IATF CMS process (Complaint Management Process), the Certification Body is notified directly via the IATF database of the performance complaint by an IATF OEM member.

For further analysis, the certified client is informed about the receipt of the performance complaint by his TÜV SÜD contact person. Based on the information collected in a form (Risk Assessment Sheet), the decision to suspend the certificate or maintain is made, as required by IATF Rules chapter 8.2.

Here, too, affected companies are supported by their auditor in the application of the Risk Assessment Sheet.

The further processing of the performance complaint is workflow-supported via a separate access to the IATF CMS process, which allows access to the respective required work step. This ends with the entries for the root cause analysis, the resulting measures together with the associated documents and the verification of the measures for effectiveness in the IATF CMS system.

Access to the IATF CMS process for affected, certified clients is by means of a link and separate login data, which one receives by e-mail in case of certificate suspension.

In the event of on-site verification (in the case of suspension), the Special Audit then carried out is documented in the usual way - based on the entries previously made in the IATF CMS process - via the CARA report.

For more information, see IATF Communiqué 004 (English only / March 2022).

IATF-Stakeholder-Communique-SC-2022-004-Launch-of-the-IATF-CMS.pdf (iatfglobaloversight.org).


Deutsche Version 

Vorgehensweise zur Handhabung eines Kundenstatus / performance complaint gemäß der Regelungen der IATF Rules 5th Edition 8.1 ff.  

Generell wird in Leistungsbeschwerden (performance complaint) und Kundenstatus unterschieden. Der Auslöser einer der beiden Situationen ist durch die IATF Rules Kapitel 8.1 wie folgt geregelt:

a) die Zertifizierungsgesellschaft erhält eine Beschwerde bezüglich der Leistung eines Klienten durch ein IATF OEM-Mitglied, durch sein zuständiges IATF Oversight Office oder durch einen Kunden aus der Automobilindustrie.

b) der Klient benachrichtigt die Zertifizierungsgesellschaft über den Erhalt eines besonderen Kundenstatus eines IATF OEMs. Diese Benachrichtigung der Zertifizierungsgesellschaft durch den Klienten muss innerhalb von zehn (10) Kalendertagen bzw. innerhalb des vom Kunden vorgegebenen Zeitraumes erfolgen,

Ergänzend zum beschriebenen Punkt a), wird zusätzlich durch das IATF Stakeholder Communiqué 04 März 2022, die direkte Leistungsbeschwerde eines IATF OEM Mitglieds über die sogenannte IATF Datenbank geregelt. 

Vorgehen für IATF zertifizierte Unternehmen 

Kundenstaus mit klarer Regelung zur Meldepflicht in den kundenspezifischen Forderungen, Rules 8.1 b), 8.1 a) bei nicht IATF OEM: 

Bei Erhalt eines besonderen Kundenstatus (wie z.B. New Business on Hold, Q-Help Level 3, Level 3 (VW)), für den innerhalb der Regelungen (kundenspezifische Anforderungen Ihres Kunden) die klare Forderung zur Meldung an den Zertifizierer besteht, ist dieser unverzüglich unter Einhaltung der vorgegebenen Meldefrist - maximal jedoch in 10 Kalendertage – der TÜV SÜD-Kontaktperson mitzuteilen. 

Da es innerhalb dieser kundenspezifischen Forderungen auch Status gibt, die nicht mit einer Meldepflicht versehen sind, sind diese auch nicht davon betroffen. Diese müssen aber im jährlichen Fragebogen zur Auditplanung mit aufgeführt werden. 

Kundenstaus ohne klare Regelung bezüglich Meldepflicht in den kundenspezifischen Forderungen, Rules 8.1 b), 8.1 a) bei nicht IATF OEM: 

Da es auch kundenspezifische Forderungen gibt, innerhalb dessen kein Status mit einer Meldepflicht versehen ist, die Regelungen laut IATF Kapitel 8.2 eine Analyse durch den Zertifizierer fordern, wäre jeder Status innerhalb von 10 Kalendertagen an Ihre Kontaktperson zu melden, wenn verschiedene Status beschrieben sind aber ansonsten keine Informationen zur Meldepflicht oder Suspendierung enthalten wären.

Hierfür wird ein Formblatt zur Sammlung von Informationen zu Analysezwecken nach dem Eingehen der Meldung angewendet. Zertifizierte Unternehmen würden im Fall der Fälle durch den jeweiligen Auditor bei der Anwendung des sogenannten Risk Assessment Sheets unterstützt. 

Leistungsbeschwerden, Rules 8.1 a) 

Auch innerhalb der Leistungsbeschwerden gibt es vereinzelt klare Regelungen zur Meldepflicht und zur Suspendierung des Zertifikates in den kundenspezifischen Anforderungen, z.B. BIQS von GM (niedriger als Level 3). 

Da es für diese Art der Leistungsbeschwerde bereits die fest vorgeschrieben Vorgehensweise gibt, wäre eine solche Leistungsbeschwerde, wie der erwähnte Kundenstatus mit klarer Regelung zur Meldepflicht zu behandeln. 

Bei Leistungsbeschwerden, in denen die Suspendierung des Zertifikates nicht unausweichlich vorgegeben wurde, wie z.B. in der Forderung durch Stellantis (FCA US LLC, Kapitel 9.1.2.1), ist diese Art Leistungsbeschwerde innerhalb der in den kundenspezifischen Anforderungen genannten Frist an die zuständige TÜV SÜD-Kontaktperson zu melden. Sollte es hier keine extra genannte Frist geben, gelten 10 Kalendertage. 

Hierfür wird ein Formblatt zur Sammlung von Informationen zu Analysezwecken nach dem Eingehen der Meldung angewendet. Zertifizierte Unternehmen würden im Fall der Fälle durch den jeweiligen Auditor bei der Anwendung des sogenannten Risk Assessment Sheets unterstützt. 

Performance complaints IATF OEM (via IATF Datenbank – neuer IATF Prozess) Rules 8.1 a) 

Zum bereits bestehenden Instrumentarium wurde mit dem IATF Communiqué 004 – März 2022 ein weiterer Kommunikationsweg zur Übermittlung von Leistungsbeschwerden eröffnet. 

Bei Meldung einer Leistungsbeschwerde über den neuen sogenannten IATF CMS Prozess (Complaint Management Process), wird dem Zertifizierer direkt über die IATF Datenbank die Leistungsbeschwerde durch ein IATF OEM Mitglied mitgeteilt. 

Zur weiteren Analyse wird der zertifizierte Klient über den Erhalt der Leistungsbeschwerde durch seine TÜV SÜD Kontaktperson informiert. Anhand der Informationen, die in einem Formblatt gesammelt werden (Risk Assessment Sheet), wird die Entscheidung zur Suspendierung oder Aufrechterhaltung getroffen, so wie es in den IATF Rules Kapitel 8.2 gefordert ist. 

Auch hier werden betroffene Unternehmen von ihrem Auditor bei der Anwendung des Risk Assessment Sheets unterstützt. 

Die weitere Verarbeitung der Leistungsbeschwerde, erfolgt Workflowgestützt über einen gesonderten Zugang zum IATF CMS Prozess, der den Zugriff auf den jeweiligen erforderlichen Arbeitsschritt erlaubt. Dieser endet mit den Eintragungen zur Ursachenanalyse, der daraus folgenden Maßnahmen nebst zugehörigen Belegen sowie der Verifizierung der Maßnahmen zur Wirksamkeit im IATF CMS System. 

Der Zugang zum IATF CMS Prozess für betroffene, zertifizierte Klienten erfolgt anhand eines Links und gesonderten Login Daten, die man im Fall einer Zertifikatssuspendierung per E-Mail erhält. 

Im Falle einer Verifizierung vor Ort (im Falle der Suspendierung) wird das dann durchgeführte Special Audit in gewohnter Weise - basierend auf den zuvor getätigten Eingaben im IATF CMS Prozess - über den CARA-Bericht dokumentiert. 

Weitere Informationen erhalten Sie im IATF Communiqué 004 (nur Englisch / März 2022).  

IATF-Stakeholder-Communique-SC-2022-004-Launch-of-the-IATF-CMS.pdf (iatfglobaloversight.org)

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