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IFS Food: Gut vorbereitet ins unangekündigte Audit

STuev-Sued-Lebensmittelprofi5eit 1. Oktober 2016 bietet der IFS Food Version 6 Unternehmen die Option, sich unangekündigt auditieren zu lassen. Die TÜV SÜD-Experten fassen zusammen, was bei der Anmeldung und Vorbereitung eines solchen „Überraschungsaudits“ zu beachten ist.

Wie sollte es in einem Unternehmen aussehen, wenn es Besuch von seinem Auditor bekommt? Am besten so wie immer! Denn dann erhält der Prüfer einen realistischen Eindruck von der tatsächlichen Qualität der Prozesse, den hygienischen Bedingungen und der Sicherheit der Produkte. Daher fordert der Lebensmittelhandel immer häufiger von den Produzenten, sich regelmäßig unangekündigt auditieren zu lassen. Die von der Global Food Safety Initiative (GFSI) anerkannten Standards haben aufgrund der erhöhten Marktanforderungen die Möglichkeit für unangekündigte Audits in ihre neuesten Versionen aufgenommen – darunter auch in die IFS Food Version 6: Die Regularien des IFS-Protokolls zur Durchführung unangekündigter Audits sind am 1. Oktober 2016 in Kraft getreten.

Ein Unternehmen, das sich für diese Option entscheidet, sollte einige Punkte beachten, denn eine gute Planung ist das Fundament für den Erfolg eines unangekündigten Audits.

Anmeldung zum unangekündigten Auditschema

Prinzipiell ist es denkbar, auch ein Erstaudit unangekündigt durchführen zu lassen. In der Regel bevorzugen Unternehmen diese Option aber eher für ein Überwachungsaudit zum Beispiel des IFS Food Standards. Spätestens 24 Wochen, bevor das bestehende Zertifikat seine Gültigkeit verliert, muss das Unternehmen von seiner Zertifizierungsstelle für ein unangekündigtes Audit im IFS-Auditportal angemeldet werden. Nach Ende der Meldefrist entfällt die Wahloption für das anstehende Audit, und es erfolgt nach dem regulären angekündigten Schema. Da die Zertifizierungsstelle auch noch etwas Zeit für die Prüfung und Bewertung der Anmeldung benötigt, gilt für die Unternehmen eine einfache Regel: Spätestens 26 Wochen vor Ablauf der Zertifikatsgültigkeit muss die Anmeldung erfolgt sein.

Bei der Anmeldung können maximal zehn Betriebstage für ein Audit ausgeschlossen werden – etwa wenn geplante Kundenbesuche stattfinden oder der Qualitätsmanager im Urlaub ist. Diese Tage lassen sich auf höchstens drei Zeitfenster verteilen. Ferner können diejenigen Tage, an denen keine Produktion stattfindet, gemeldet und damit ausgeschlossen werden (nicht jedoch bei saisonalen Betrieben). Gleichzeitig muss das Unternehmen eine Person oder den zuständigen Personenkreis benennen, die der Auditor bei seiner Ankunft kontaktieren muss und die ihm den Zutritt ermöglicht.

Überraschungsbesuch vom Auditor

Der Auditor steht beim unangekündigten Audit ohne jegliche vorherige Meldung vor der Tür und wird die Produktion nach einem knappen Einführungsgespräch direkt in Augenschein nehmen. Einen groben Auditplan übergibt der Prüfer am ersten Audittag.

Verweigert ein Lebensmittelproduzent den Zutritt, muss die Zertifizierstelle das IFS-Zertifikat innerhalb von zwei Tagen im IFS-Portal aussetzen. Darüber werden die Kunden des Unternehmens automatisch informiert. Zudem muss das Unternehmen die vollen Kosten tragen. Weitere Audits können dann nur noch angekündigt stattfinden – ein erheblicher Nachteil, wenn die Abnehmer von ihren Zulieferern verpflichtend unangekündigte Audits fordern.

Damit Produkte und Produktgruppen auf dem Zertifikat erscheinen, müssen sie zum Zeitpunkt der Auditierung hergestellt werden. Teilweise ist es möglich, Erzeugnisse mitzubeurteilen, die auf gleichen Anlagen produziert und verpackt werden und denselben Risiken ausgesetzt sind. Für Produkte, die unter andere Technologie- und Produkt-Scopes fallen und sich nicht im weiteren Auditablauf produzieren und auditieren lassen, ist ein angekündigtes Ergänzungsaudit mit zusätzlichem Aufwand nötig.

Wer ein ungeplantes Audit vorbereitet, sollte daher zwei Faktoren besonders im Blick haben: Sind die zu auditierenden Produkte/Produktgruppen außerhalb der Sperrzeiten in Produktion oder kann die Produktion kurzfristig gestartet werden? Und sind geeignete Ansprechpartner und entsprechende Stellvertreter auch für die formellen Prüfkriterien vor Ort? Diese sollten die Unternehmensprozesse kennen, benötigte Unterlagen zeitnah finden und diese auch erklären können.

Sanftes Ruhekissen: Gut strukturierte Dokumente und weit gefächerte Auskunftsfähigkeit

Selbstverständlich sollten auch die grundlegenden Dokumente jederzeit für den Auditor bereitliegen. Ein systematisch aufgebautes Ordnersystem für Verfahren, Prozesse und die Aufzeichnung schafft hierfür ein solides Fundament. Sofern es möglich ist, weitere Abteilungen in den Aufbau, die Kommunikation und Ablage der Dokumentenstruktur einzubinden, schafft das zusätzliche Sicherheit. Dabei sollte zum Beispiel auch daran gedacht werden, wo die Passwörter zum Datenzugang hinterlegt sind. Denn auch beim unangekündigten Audit ist der Grundsatz: Alles, was nicht schriftlich (bzw. IT-technisch) nachgewiesen werden kann, gilt als nicht nachvollziehbar und somit als nicht vorhanden.

Damit auch beim unangekündigten Audit alles reibungslos funktioniert, sollten im Unternehmen für abstrakte Prozesse wie zum Beispiel HACCP, Rückverfolgbarkeit, Korrekturmaßnahmen- und Spezifikationsmanagement sowie verpflichtende Laboruntersuchungen mehrere kompetente Auskunftsgeber zur Verfügung stehen.

Damit ein schneller Zutritt zu den Produktionsräumlichkeiten möglich ist, sollten wichtige Unterlagen wie Hygienevorgaben für Besucher beim Eintreffen des Auditors direkt vorliegen. Dass die Produkt-, Prozess- und Personalhygiene jederzeit – unabhängig vom Audittermin – einwandfrei ist, wird als Selbstverständlichkeit vorausgesetzt.

Informieren Sie sich:

Weitere häufige Fragen rund um das unangekündigte Auditschema des IFS Food beantworten wir Ihnen in unserem FAQ zum Download als PDF.

 

TÜV SÜD Ansprechpartner: Dr. Andreas Daxenberger, Leiter Geschäftseinheit Lebensmittel/Futtermittel, TÜV SÜD Management Service GmbH

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