Foodalarm: Vor- & Störfälle melden

Vor- und Störfälle melden – aber wann und wohin?

Zertifizierte Unternehmen nach den gängigen Lebensmittelstandards müssen Vorfälle und Krisen zügig an die Zertifizierungsstelle melden. Doch worauf sollte man achten? Der Kontakt [email protected] sollte grundsätzlich in den Notfalladressen der zertifizierten Unternehmen stehen und regelmäßig im Rahmen eines Krisentests geprüft werden. Dabei kann auch das Rückrufdokument „Meldung von Vorfällen“ angefragt werden, um im Ernstfall vorbereitet zu sein und zeitnah agieren zu können.

Wann muss gemeldet werden?

Hat ein Lebensmittel- oder Futtermittelunternehmen Grund zur Annahme, dass eines seiner Produkte nicht sicher ist, muss sofort gehandelt werden. Schäden an Dritten sind zu vermeiden. Inhaber eines Zertifikats für einen Standard zur Produktsicherheit sind verpflichtet, die Zertifizierungsstelle über solch eine Krise und die getroffenen Maßnahmen, wie beispielsweise eine Rückrufaktion, zu informieren. Auch bei anderen Änderungen, die die Zertifizierungsanforderungen betreffen könnten, wie das Nichteinhalten von Spezifikationen, ist der Kontakt zur Zertifizierungsstelle erforderlich.

Was ist konkret zu tun?

Bei einem Vorfall sollte das betroffene Unternehmen eine E-Mail mit allen wichtigen Details an folgende E-Mail-Adresse schicken:

[email protected]

Dieses Postfach ist speziell für Vorfälle und Krisen eingerichtet und wird von den zuständigen Mitgliedern der Zertifizierungsstelle überwacht, um eine zeitnahe Bearbeitung zu gewährleisten. Eine umgehende Rückmeldung erfolgt nicht immer sofort, um beispielsweise Analyseergebnisse oder den Massenstromabgleich bei einem Rückruf abzuwarten und keine zusätzliche Hektik im Betrieb zu verursachen.

Wichtig: Nachweis für Fristen

Die E-Mail an [email protected] dient gleichzeitig als Nachweis für die Einhaltung möglicher Fristen. Bei Rückrufen erwarten die meisten Standardgeber eine Meldung innerhalb von drei Werktagen oder weniger – auch der Samstag zählt als Werktag!

Für Rückrufe hat TÜV SÜD das Formular „Meldung von Vorfällen“ entworfen, damit keine wichtigen Details vergessen werden:

Formular "Meldung von Vorfällen" als zip. zum Download

Ablauf nach Meldung

Nach Eintreffen aller relevanten Informationen und der Beantwortung möglicher Rückfragen entscheidet die Zertifizierungsstelle, ob die Zertifizierungsvoraussetzungen weiterhin gegeben sind. Häufig wird beschlossen, dass die Angelegenheit bis zum nächsten regulären Audit Zeit hat und der Auditor die Änderungen bzw. Maßnahmen dann begutachtet. In manchen Fällen kann jedoch auch eine (un)angekündigte Betriebsbegehung erfolgen. Im schlimmsten Fall droht eine Aussetzung oder der Entzug des Zertifikats, wobei auch der Standardgeber informiert wird. Die Bewertung kann sich auch auf andere zertifizierte Standards des Unternehmens auswirken, meist im Bereich Lebensmittel/Futtermittel.

Gemeinsames Ziel

Unternehmen, Zertifizierungsstelle und Standardgeber haben grundsätzlich das gleiche Ziel: ein sicheres, legales und qualitativ hochwertiges Produkt für den Verbraucher. Daher sollten Unternehmen im Fall der Fälle frühzeitig die Zertifizierungsstelle und den Standardgeber informieren. Bei öffentlichkeitswirksamen Rückrufen meldet sich der Standardgeber oft sehr schnell bei der Zertifizierungsstelle – hier ist es vorteilhaft, wenn das Unternehmen bereits informiert hat.

Datenschutz

TÜV SÜD ist nur gegenüber dem Standardgeber und dem Akkreditierer auskunftspflichtig. Handel, Kunden, Berater etc. erhalten keinerlei Informationen vom Zertifizierer.