Niemiecka Ustawa o Obowiązkach Due Diligence w Łańcuchach Dostaw ("LKSG")

Przestrzeganie wymogów dotyczących praw człowieka i ochrony środowiska stało się kluczowym tematem systemu zarządzania zgodnością (CMS) w całej grupie od 2022 roku. System CMS TÜV SÜD opiera się na następujących siedmiu filarach:

3.1. Kultura zgodności

Kultura zgodności stanowi podstawę systemu zarządzania zgodnością (CMS) w TÜV SÜD. Jest ona kształtowana przez „Tone from the Top” - postawę kierownictwa. Zgodność jest kluczowa w TÜV SÜD, ponieważ grupa opiera się na zaufaniu do niezależności i integralności swoich usług w zakresie ochrony ludzi, środowiska i mienia. Kultura zgodności w TÜV SÜD obejmuje wszystkich pracowników, którzy akceptują, respektują i wspierają wysokie znaczenie postępowania zgodnie z zasadami. Oczekujemy również takiej samej kultury zgodności od naszych dostawców.

3.2. Cele zgodności

Jednym z kluczowych celów CMS TÜV SÜD jest zgodne zachowanie wszystkich pracowników TÜV SÜD oraz zewnętrznych kontrahentów w świadczeniu naszych usług. W odniesieniu do dostawców TÜV SÜD celem jest ich zgodność z oczekiwaniami określonymi w Kodeksie Postępowania Dostawcy TÜV SÜD. Wszystkie zarzuty dotyczące naruszeń są badane, a wykroczenia są sankcjonowane. TÜV SÜD stosuje w tej kwestii podejście zerowej tolerancji.

3.3. Ryzyka związane z zgodnością

Poprzez regularne ogólne analizy ryzyka zgodności w grupie oraz specyficzne analizy ryzyka LkSG identyfikujemy ryzyka, które mogą prowadzić do naruszeń zasad oraz do nieosiągnięcia celów zgodności. Dla globalnie działającej grupy, takiej jak TÜV SÜD, kluczowe jest powiązanie między różnymi działami specjalistycznymi i regionami. Zidentyfikowane ryzyka są analizowane pod kątem prawdopodobieństwa wystąpienia oraz potencjalnych konsekwencji. Ponadto, Komitet Zgodności, który spotyka się kilka razy w roku i składa się z przedstawicieli kierownictwa grupy, omawia rozwój zgodności w grupie oraz ocenia potencjalne nowe ryzyka. Na podstawie analiz ryzyka definiowane są zasady i środki mające na celu zmniejszenie ryzyk zgodności i zapobieganie naruszeniom.

3.4. Program zgodności

Program zgodności TÜV SÜD przede wszystkim dąży do działań prewencyjnych. Potencjalne naruszenia zasad mają być zapobiegane z wyprzedzeniem, zwłaszcza poprzez podnoszenie świadomości pracowników i ich edukację, a także wdrażanie prewencyjnych procesów korporacyjnych. Oprócz działań prewencyjnych, program obejmuje również środki zaradcze w przypadku naruszeń oraz system zgłaszania nieprawidłowości, TÜV SÜD Trust Channel. Od 2022 roku program zgodności obejmuje również nacisk na prawa człowieka i obowiązki ochrony środowiska związane z prawami człowieka.

Jądrem programu zgodności jest Kodeks Postępowania, który określa podstawowe zasady zgodności w TÜV SÜD obowiązujące w całej grupie. Kodeks Postępowania zawiera rozdział dotyczący przestrzegania obowiązków związanych z prawami człowieka i ochroną środowiska.

Podstawowe zasady określone w Kodeksie Postępowania są uszczegółowione w wytycznych obowiązujących w całej grupie, wydawanych przez odpowiednie działy specjalistyczne. Spójne przestrzeganie praw człowieka w działalności własnej TÜV SÜD zapewniają wytyczne Działu Zasobów Ludzkich, takie jak wytyczne dotyczące praw człowieka i prawa pracy, różnorodności i integracji, wolności zrzeszania się, zarządzania zdrowiem i bezpieczeństwem, sprawiedliwego wynagrodzenia oraz inne wytyczne. Ryzyka związane z ochroną środowiska i prawami człowieka, zgodnie z definicją LkSG, są objęte szczególnie przez Dział Real Estate oraz Politykę Środowiskową. Dział Zakupów zapewnia przestrzeganie praw człowieka w łańcuchu dostaw i określa niezbędne i odpowiednie środki w Wytycznych Zakupu, Podręczniku Zakupu i Kodeksie Postępowania Dostawcy.

3.5. Organizacja zgodności

Zarząd TÜV SÜD AG ponosi ogólną odpowiedzialność za CMS TÜV SÜD i strukturę organizacji zgodności. Organizacja zgodności TÜV SÜD składa się z Global Compliance Office, znajdującego się w TÜV SÜD AG, który pełni funkcję globalnego nadzoru, Lokalnych Oficerów ds. Zgodności i Regionalnych Oficerów ds. Zgodności wyznaczonych dla wszystkich spółek i regionów na całym świecie, a także Komitetu Zgodności Korporacyjnej, Komitetu Ryzyka Korporacyjnego oraz Komitetu Zgodności Trust Channel. Global Compliance Office składa się z Chief Compliance Officera, Head of Corporate Compliance, Corporate Compliance Officers, Global Human Rights Officera oraz innych pracowników. Organizacja zgodności TÜV SÜD jest kierowana przez Chief Compliance Officera, który raportuje bezpośrednio do Przewodniczącego Zarządu i w tej funkcji nie jest związany instrukcjami. Head of Corporate Compliance zarządza organizacją zgodności TÜV SÜD zarówno strategicznie, jak i operacyjnie. Global Human Rights Officer nadzoruje zarządzanie ryzykiem w zakresie obowiązków due diligence dotyczących praw człowieka i ochrony środowiska zgodnie z definicją LkSG.

3.6. Komunikacja zgodności

Jednym z najważniejszych elementów CMS TÜV SÜD jest komunikacja ryzyka zgodności. Z jednej strony komunikacja ta odbywa się w stosunku do pracowników TÜV SÜD za pomocą pisemnych zasad i szkoleń, a także innych działań komunikacyjnych, takich jak Compliance Moment prezentowany przez menedżerów przynajmniej raz na sześć miesięcy. Celem komunikacji zgodności jest informowanie pracowników o istotnych kwestiach zgodności i pogłębianie ich wiedzy na temat zgodności, a także ukazanie odpowiedzialności pracowników za własne działania i wzmocnienie ich świadomości dotyczącej CMS TÜV SÜD. Zmiany lub nowe wersje wytycznych są ogłaszane w całej grupie za pośrednictwem kilku kanałów. Wszyscy pracownicy TÜV SÜD na całym świecie są zobowiązani do uczestnictwa w corocznym e-learningu dotyczącym zgodności, który - od 2022 roku - obejmuje również kartę edukacyjną na temat praw człowieka i obowiązków ochrony środowiska zgodnie z definicją LkSG. Ponadto, planowana jest komunikacja skierowana do określonych grup docelowych, na przykład dostawców TÜV SÜD, oraz szkolenia stacjonarne dla pracowników o bardziej ryzykownych zadaniach.

Oprócz komunikacji z pracownikami TÜV SÜD, Global Compliance Office corocznie składa raport o zgodności Zarządowi i Radzie Nadzorczej TÜV SÜD AG. Raport zgodności zawiera działania zgodności podjęte w poprzednim roku oraz incydenty związane z zgodnością, w tym podjęte środki. Co najmniej raz w roku, a także w razie potrzeby, Global Human Rights Officer przygotowuje raport na temat głównych działań w zakresie monitorowania zarządzania ryzykiem w odniesieniu do przestrzegania obowiązków due diligence dotyczących praw człowieka i ochrony środowiska zgodnie z definicją LkSG. Raport ten obejmuje w szczególności wyniki regularnych analiz ryzyka oraz, w razie potrzeby, analiz ryzyka związanych z incydentami dotyczącymi działalności własnej TÜV SÜD i jej dostawców, oraz wszelkie wynikające z nich środki. Raportowanie odbywa się do Zarządu TÜV SÜD AG i odpowiedniego kierownictwa spółek grupowych, które również znajdują się w bezpośrednim zakresie LkSG.

3.7. Monitorowanie zgodności i doskonalenie

Aby zweryfikować adekwatność i skuteczność, CMS TÜV SÜD jest regularnie monitorowane, nie tylko przez Global Compliance Office, ale także przez wewnętrznych i zewnętrznych interesariuszy. Wszystkie istotne działania związane z zgodnością są odpowiednio dokumentowane. Szczególnie ważnym środkiem monitorowania jest systematyczne monitorowanie zgodności. Monitorowanie zgodności opiera się na analizach związanych z incydentami, wpisach w TÜV SÜD Trust Channel oraz innych istotnych informacjach i danych dotyczących zgodności, takich jak przeprowadzane regularnie badanie ankietowe wśród pracowników. Ponadto, monitorowanie zgodności opiera się na regularnym i standardowym badaniu monitorowania zgodności, skierowanym w szczególności do Lokalnych Oficerów ds. Zgodności, oraz na regularnych audytach zgodności przeprowadzanych przez Dział Audytu Wewnętrznego.

W przypadku wykrycia słabości w monitorowaniu CMS TÜV SÜD lub naruszeń, są one zgłaszane odpowiednim decydentom, a także podejmowane są odpowiednie środki w celu poprawy systemu.

W celu identyfikacji i oceny ryzyka związanego z prawami człowieka i środowiskiem w ramach własnej działalności TÜV SÜD oraz u dostawców TÜV SÜD, odpowiednie działy odpowiedzialne przeprowadzają analizy ryzyka opisane poniżej. Analizy te są przeprowadzane co najmniej raz w roku oraz w trybie doraźnym, tj. jeśli TÜV SÜD musi spodziewać się znaczącej zmiany lub znacznego wzrostu ryzyka w ramach własnej działalności lub w łańcuchu dostaw, na przykład w związku z nowymi projektami, obszarami działalności lub odpowiednimi przejęciami przedsiębiorstw, lub jeśli zgłoszenia od sygnalistów wskazują na zmianę sytuacji w zakresie ryzyka.

4.1. Analizy ryzyka związane z własną działalnością biznesową TÜV SÜD

Analizy ryzyka związane z ryzykiem naruszenia praw człowieka w rozumieniu § 2 ust. 2 pkt 1–8 i 12 ustawy LkSG w ramach własnej działalności biznesowej TÜV SÜD są przeprowadzane pod nadzorem działu kadr; w celu uzyskania wsparcia specjalistycznego konsultowani są lokalni specjaliści ds. zgodności.

Analizy ryzyka związane z prawami człowieka i środowiskiem w rozumieniu § 2 ust. 2 pkt 9–11 i ust. 3 LkSG w ramach własnej działalności biznesowej TÜV SÜD są przeprowadzane przez Globalne Biuro ds. Zgodności; w celu uzyskania wsparcia specjalistycznego konsultowane są odpowiednie działy, takie jak Dział Nieruchomości lub Dział Zarządzania Jakością.

Analizy ryzyka w ramach własnej działalności biznesowej TÜV SÜD są monitorowane przez globalnego specjalistę ds. praw człowieka, który w razie potrzeby zapewnia wsparcie specjalistyczne.

Analizy ryzyka są przeprowadzane przy użyciu tzw. metody przeciwności:

„Góra - dół”: Koordynacja z różnymi interesariuszami i określenie scenariuszy ryzyka istotnych dla TÜV SÜD. Przygotowanie kwestionariusza opartego na ryzyku, w którym dla każdego scenariusza ryzyka zadaje się pytania dotyczące: i) potencjalnego wpływu wystąpienia ryzyka w realistycznym najgorszym scenariuszu bez środków zaradczych, ii) istniejących odpowiednich środków zaradczych oraz iii) prawdopodobieństwa wystąpienia scenariuszy ryzyka, biorąc pod uwagę istniejące środki zaradcze.   „Od dołu do góry”: ocena ryzyka za pomocą kwestionariusza dotyczącego scenariuszy ryzyka przez pracowników pełniących kluczowe funkcje w spółkach TÜV SÜD. W szczególności są to pracownicy, którzy mogą potencjalnie wpływać na ryzyko, np. lokalni specjaliści ds. zarządzania jakością w przypadku ryzyka związanego ze środowiskiem w rozumieniu § 2 ust. 3 LkSG lub lokalni specjaliści ds. zasobów ludzkich w przypadku ryzyka związanego z prawami człowieka w rozumieniu § 2 ust. 2 pkt 1-8 i 12 LkSG. Ponadto na kwestionariusz odpowiadają lokalni specjaliści ds. zgodności, aby zachować zasadę podwójnej kontroli i uwzględnić różne opinie zawodowe.

Ocena kwestionariuszy, ważenie i ustalanie priorytetów zidentyfikowanych ryzyk, a także dokumentacja i raportowanie są przeprowadzane przez odpowiedzialny dział specjalistyczny. Dalsze szczegóły można znaleźć w wytycznych dotyczących analizy ryzyka zgodności obowiązujących w całej grupie.

Oprócz analizy ryzyka przeprowadzanej zgodnie z opisaną powyżej metodą przeciwprądową, wszystkie spółki grupy TÜV SÜD, w których TÜV SÜD AG, TÜV SÜD Auto Service GmbH, TÜV SÜD Industrie Service GmbH, TÜV SÜD Product Service GmbH lub TÜV Technische Überwachung Hessen GmbH posiadają bezpośrednio lub pośrednio większościowy udział lub na które TÜV SÜD AG, TÜV SÜD Auto Service GmbH, TÜV SÜD Industrie Service GmbH, TÜV SÜD Product Service GmbH lub TÜV Technische Überwachung Hessen GmbH w inny sposób wywierają decydujący wpływ, są monitorowane pod kątem potencjalnych zagrożeń związanych z prawami człowieka i środowiskiem przy użyciu opartego na sztucznej inteligencji oprogramowania do monitorowania Internetu. Obejmuje to sprawdzanie mediów społecznościowych, wiadomości i innych informacji dostępnych w Internecie 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, na podstawie wyszukiwania słów kluczowych w celu znalezienia doniesień dotyczących poszczególnych spółek TÜV SÜD. Doniesienia o potencjalnych zagrożeniach są przekazywane do Globalnego Biura ds. Zgodności w formie „alertów o ryzyku”. Globalne Biuro ds. Zgodności sprawdza „alerty o ryzyku” pod kątem ich wiarygodności i zajmuje się rzetelnymi informacjami zgodnie z procedurą określoną dla zgłoszeń za pośrednictwem Trust Channel TÜV SÜD (por. pkt 7 poniżej).

4.2. Analizy ryzyka dotyczące bezpośrednich

dostawców TÜV SÜD oraz, w stosownych przypadkach, dostawców pośrednich

Analizy ryzyka dotyczące dostawców TÜV SÜD są przeprowadzane pod nadzorem działu ds. zakupów. Nie obejmuje to analiz ryzyka dotyczących dostawców TÜV SÜD, które opierają się na transakcjach zakupowych zgodnie z załącznikiem 2 do wytycznych dotyczących zakupów i za które dział zakupów nie ponosi odpowiedzialności (takich jak umowy ubezpieczeniowe lub umowy z audytorami i doradcami podatkowymi); analizy ryzyka dotyczące takich dostawców są przeprowadzane pod nadzorem globalnego biura ds. zgodności.

Analizy ryzyka dotyczące wszystkich dostawców TÜV SÜD są monitorowane przez globalnego specjalistę ds. praw człowieka, który w razie potrzeby zapewnia wsparcie specjalistyczne.

Celem analiz ryzyka jest identyfikacja ryzyka związanego z prawami człowieka i środowiskiem u bezpośrednich dostawców TÜV SÜD na całym świecie oraz ocena zidentyfikowanego ryzyka, w szczególności na podstawie następujących kryteriów: prawdopodobieństwo wystąpienia ryzyka, powaga naruszenia, jakiego można się zazwyczaj spodziewać w przypadku wystąpienia ryzyka, zdolność TÜV SÜD do wywarcia wpływu na bezpośrednią przyczynę ryzyka lub naruszenia oraz charakter przyczynowego udziału TÜV SÜD.

4.2.2. Stały monitoring ryzyka u bezpośrednich dostawców TÜV SÜD

Oprócz corocznej analizy ryzyka opisanej powyżej, bezpośredni dostawcy o najwyższym ryzyku oraz niektórzy znaczący dostawcy są stale monitorowani pod kątem potencjalnych zagrożeń dla praw człowieka i środowiska za pomocą oprogramowania. Obejmuje to całodobowe sprawdzanie mediów społecznościowych, wiadomości i innych informacji dostępnych w internecie na podstawie wyszukiwania słów kluczowych, aby dowiedzieć się, jakie są raporty dotyczące bezpośrednich dostawców. Raporty o potencjalnych zagrożeniach są przekazywane w formie „alertów o ryzyku” pracownikom Działu Zakupów odpowiedzialnym za daną grupę produktów lub region oraz Globalnemu Pełnomocnikowi ds. Praw Człowieka. Takie powiadomienia uruchamiają proces weryfikacji określony w Podręczniku Zakupowym, który może prowadzić do podjęcia dalszych działań (więcej szczegółów, patrz pkt 5.2 i 6.2 poniżej).

4.2.3. Analiza ryzyka dotycząca nowych dostawców bezpośrednich

Niezależnie od powyższego, TÜV SÜD poddaje wszystkich nowych dostawców bezpośrednich niezależnej analizie ryzyka zgodnie z kryteriami określonymi w pkt 4.2.1. dotyczącymi corocznych analiz ryzyka przed nawiązaniem nowej relacji biznesowej.

4.2.4. Doraźne analizy ryzyka w odniesieniu do poszczególnych dostawców pośrednich

 Jeżeli TÜV SÜD uzyska uzasadnioną wiedzę o istnieniu przesłanek faktycznych sugerujących możliwość materializacji naruszenia praw człowieka lub obowiązków związanych z ochroną środowiska przez dostawcę pośredniego, dostępne informacje zostaną niezwłocznie poddane wstępnej analizie przez Dział Grupy Zakupowej lub, w przypadku dostawców zdefiniowanych w Załączniku 2 do Wytycznych Zakupowych, przez Globalne Biuro ds. Zgodności, w zależności od ich pochodzenia w łańcuchu dostaw. Następnie analizowane jest prawdopodobieństwo materializacji i waga naruszenia w przypadku materializacji ryzyka lub, w przypadku faktycznego naruszenia praw człowieka lub obowiązków związanych z ochroną środowiska przez dostawcę pośredniego, analizowane są skutki. W zależności od możliwości wywierania wpływu i ewentualnego związku przyczynowego, ostatecznie ustala się, w jakim zakresie można podjąć odpowiednie środki w odpowiedzi na uzyskaną wiedzę (więcej szczegółów w pkt 5.2 i 6.2 poniżej). Wyniki takiej analizy ryzyka związanego ze zdarzeniami służą do przeglądu wyników regularnej analizy ryzyka w celu określenia zakresu, w jakim należy dostosować priorytetowe ryzyka.

4.2.5. Doraźne analizy ryzyka związanego ze zdarzeniami w całym łańcuchu dostaw

Jeżeli TÜV SÜD przewiduje istotną zmianę lub istotne rozszerzenie ryzyka w łańcuchu dostaw, Dział Zakupów i Globalne Biuro ds. Zgodności niezwłocznie przeprowadzą wstępny przegląd zmienionych lub dodatkowych ryzyk, w oparciu o abstrakcyjną analizę odpowiednich ryzyk specyficznych dla branży i kraju, a następnie przeprowadzą ukierunkowane, adekwatne do ryzyka dochodzenia. Następnie przeprowadzona zostanie analiza prawdopodobieństwa wystąpienia i wagi naruszenia, jeśli ryzyko zmaterializuje się w łańcuchu dostaw. Na koniec, w zależności od możliwości wpływu i ewentualnego związku przyczynowego, określa się zakres, w jakim można podjąć odpowiednie środki w odpowiedzi na uzyskane ustalenia. Wyniki takiej analizy ryzyka związanego ze zdarzeniami służą do przeglądu wyników regularnej analizy ryzyka w celu określenia, w jakim stopniu należy skorygować priorytetowe ryzyka.

5.1. Środki zapobiegawcze w odniesieniu do zagrożeń w działalności TÜV SÜD

W TÜV SÜD środki zapobiegawcze podejmowane w odniesieniu do zagrożeń związanych z prawami człowieka i środowiskiem w działalności firmy polegają przede wszystkim na zdefiniowaniu odpowiednich zasad postępowania w formie pisemnej, ich przekazywaniu w całej grupie różnymi kanałami oraz wzmacnianiu treści w ramach szkoleń. We wszystkich spółkach i regionach TÜV SÜD na całym świecie wyznaczono Lokalnych Specjalistów ds. Zgodności (Compliance Officers), którzy koordynują komunikację na temat zgodności i szkolenia z zakresu zgodności, w tym treści dotyczące praw człowieka i obowiązków związanych ze środowiskiem.

Rdzeniem tego zbioru zasad w TÜV SÜD jest Kodeks Postępowania, który zawiera rozdział dotyczący przestrzegania praw człowieka i obowiązków związanych z ochroną środowiska. Podstawowe zasady Kodeksu postępowania określone są w wytycznych grupowych, takich jak wytyczne dotyczące praw człowieka i prawa pracy, różnorodności i integracji, wolności zrzeszania się, globalnego zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy, sprawiedliwego i równego wynagrodzenia oraz polityki środowiskowej.

Wszyscy pracownicy TÜV SÜD na całym świecie są zobowiązani do udziału w corocznym e-learningu dotyczącym zgodności. Od 2022 roku szkolenie obejmuje również kartę edukacyjną dotyczącą praw człowieka i obowiązków związanych z ochroną środowiska, zgodnie z definicją LkSG, która jest corocznie weryfikowana pod kątem konieczności dostosowania. Ponadto, dla pracowników wykonujących czynności obarczone większym ryzykiem, organizowane są szkolenia komunikacyjne i stacjonarne.

W styczniu 2023 roku opublikowano dokument pod nazwą „Compliance Moment”, skupiający się na prawach człowieka i zagrożeniach związanych ze środowiskiem. W każdym półroczu nowy „Compliance Moment”,  będzie prezentowany wszystkim pracownikom przez ich przełożonych. W ten sposób wszyscy pracownicy na całym świecie zostaną uświadomieni w szczególności w kwestii praw człowieka i obowiązków związanych ze środowiskiem, zgodnie z podejściem „Tone from the Top”.

Oprócz powyższych środków zapobiegawczych, które dotyczą wszystkich pracowników TÜV SÜD, istnieją dalsze środki adekwatne do ryzyka i zorientowane na grupy docelowe. Należy do nich w szczególności szeroki zakres działań podejmowanych przez Dział Grupy Zakupowej. Strategia zakupowa TÜV SÜD jest ukierunkowana na zrównoważony rozwój; przy podejmowaniu decyzji zakupowych szczególny nacisk kładzie się na społeczne i ekologiczne aspekty zrównoważonego rozwoju. Wszyscy pracownicy Działu Grupy Zakupowej są regularnie szkoleni w zakresie należytej staranności w zakresie praw człowieka i ochrony środowiska. Przestrzeganie obowiązujących praktyk zakupowych określonych w Podręczniku Zakupowym jest regularnie weryfikowane. Ponadto, regularnie podejmowane są środki kontroli zapobiegawczej: na przykład Dział Grupy Audytu Wewnętrznego przeprowadził audyt wewnętrzny w pierwszej połowie 2023 r., koncentrując się na weryfikacji stanu wdrożenia wymagań LkSG. Nie stwierdzono żadnych negatywnych odchyleń. W drugiej połowie 2023 roku Dział Audytu Wewnętrznego Grupy przeprowadził kolejny audyt wewnętrzny, w ramach którego dokonano przeglądu stanu wdrożenia wymagań LkSG, w szczególności w spółkach grupy TÜV SÜD, które realizują zamówienia bez bezpośredniego zaangażowania centralnego Centrum Usług Wspólnych ds. Zakupów. Podczas audytu wewnętrznego nie stwierdzono żadnych istotnych odchyleń.

5.2. Środki zapobiegawcze w przypadku zagrożeń u bezpośrednich dostawców TÜV SÜD oraz, w stosownych przypadkach, u dostawców pośrednich

 Jednym z najważniejszych środków zapobiegawczych w zakresie zagrożeń dla praw człowieka i środowiska u bezpośrednich dostawców TÜV SÜD jest konsekwentny dobór dostawców. Przed podpisaniem umowy dostawca jest weryfikowany i oceniany pod kątem zrównoważonego rozwoju. Wybierając dostawców, TÜV SÜD konsekwentnie dba o to, aby spełniali oni wymogi zrównoważonego rozwoju.

Kolejnym ważnym środkiem zapobiegawczym jest Kodeks Postępowania Dostawców TÜV SÜD, który został całkowicie zrewidowany w 2024 roku; stanowi on podstawę rozumienia przez TÜV SÜD zrównoważonego rozwoju i zgodności z przepisami w procesie zakupów. W szczególności określa on oczekiwania dotyczące praw człowieka i ochrony środowiska wobec bezpośrednich dostawców TÜV SÜD. Wraz z nową wersją Kodeksu Postępowania Dostawców TÜV SÜD, procesy zakupowe zostały dostosowane, a podejście oparte na ryzyku wzmocnione. Kodeks Postępowania Dostawców TÜV SÜD jest m.in. przekazywany bezpośrednim dostawcom pocztą elektroniczną i publikowany w Internecie w języku niemieckim, a także w 12 innych językach. Stanowi on również integralną część Ogólnych Warunków Zakupu TÜV SÜD. Wolumen zakupów od dostawców, którzy zobowiązali się do przestrzegania oczekiwań zawartych w Kodeksie Postępowania Dostawców TÜV SÜD w umowie, ma być stale zwiększany, aby do 2026 roku osiągnąć 100%.

TÜV SÜD wdraża również dodatkowe środki zapobiegawcze w zakresie odpowiednim do ryzyka. Obejmują one na przykład film szkoleniowy skierowany specjalnie do dostawców, mający na celu podniesienie świadomości dostawców bezpośrednich na temat praw człowieka i obowiązków związanych z ochroną środowiska, prewencyjne raportowanie przez dostawców oraz audyty dostawców na miejscu w celu oceny zgodności z oczekiwaniami określonymi w Kodeksie Postępowania Dostawców TÜV SÜD. Jeżeli TÜV SÜD uzyska uzasadnioną wiedzę o istnieniu przesłanek faktycznych sugerujących możliwe naruszenie praw człowieka lub obowiązków związanych z ochroną środowiska u dostawcy pośredniego i jeżeli przesłanki te zostaną również potwierdzone w analizie ryzyka (por. pkt 4.2.4. powyżej), odpowiedzialny dział specjalistyczny podejmie odpowiednie środki zapobiegawcze z listy możliwych środków opisanych powyżej, w zależności od swojej zdolności do wywarcia wpływu na stronę bezpośrednio odpowiedzialną za ryzyko oraz ewentualnego własnego wkładu przyczynowego TÜV SÜD. Ponadto TÜV SÜD wykorzysta zdobytą wiedzę w celu dokonania przeglądu niniejszej Polityki pod kątem konieczności wprowadzenia zmian.

5.3. Przegląd skuteczności środków zapobiegawczych

Wszystkie zbiory zasad, które mają zastosowanie do wszystkich pracowników TÜV SÜD w całej grupie, a także te, które TÜV SÜD wiążąco uzgodnił z dostawcami i stronami trzecimi, są regularnie weryfikowane pod kątem ich skuteczności i konieczności dostosowania. To samo dotyczy pozostałych środków zapobiegawczych opisanych powyżej. Przegląd ten przeprowadzany jest co najmniej raz w roku na podstawie wyników corocznych analiz ryzyka, a także doraźnie, tj. w przypadku, gdy TÜV SÜD spodziewa się istotnej zmiany lub znacznego rozszerzenia ryzyka w swojej działalności lub w łańcuchu dostaw, na przykład w związku z nowymi projektami, obszarami działalności lub istotnymi przejęciami, lub gdy zgłoszenia od sygnalistów sugerują zmianę ryzyka. Regularny przegląd Kodeksu Postępowania Dostawców TÜV SÜD wykazał na przykład pewien potencjał dalszego rozwoju. Aktualizacja i publikacja miały miejsce w pierwszym kwartale 2024 r.

6.1. Środki zaradcze w działalności własnej TÜV SÜD

Jeśli okaże się, że naruszenie obowiązku dotyczącego praw człowieka lub ochrony środowiska w działalności własnej TÜV SÜD jest nieuniknione lub już miało miejsce, TÜV SÜD niezwłocznie podejmie odpowiednie środki zaradcze, aby zapobiec lub zakończyć to naruszenie. TÜV SÜD stosuje w tym zakresie zasadę zerowej tolerancji.

Rodzaj podejmowanych działań zależy od różnych czynników, takich jak rodzaj i powaga nadchodzącego lub rzeczywistego naruszenia. W zależności od okoliczności w danym przypadku mogą być zastosowane działania dyscyplinarne, i/lub mogą być wszczęte postępowania karne lub cywilne. W zależności od obowiązującego prawa pracy, środki dyscyplinarne mogą obejmować od nieformalnego upomnienia pracownika i wydania formalnego listu ostrzegawczego po rozwiązanie umowy o pracę z lub bez wypowiedzenia. Inne możliwe środki to obowiązek uczestnictwa w specjalnych szkoleniach, wzajemnie uzgodnione zmiany w umowie o pracę oraz przeniesienie. Szczegółowe informacje można znaleźć w wytycznych grupowych dotyczących zgłaszania naruszeń, dochodzeń i sankcji.

6.2. Środki zaradcze u bezpośrednich dostawców TÜV SÜD oraz, jeśli dotyczy, u pośrednich dostawców

Gdy tylko TÜV SÜD dowie się o niebezpieczeństwie lub wystąpieniu naruszenia obowiązku dotyczącego praw człowieka lub ochrony środowiska u jednego z bezpośrednich dostawców TÜV SÜD, TÜV SÜD niezwłocznie podejmie odpowiednie środki zaradcze, aby zapobiec lub zakończyć naruszenie lub złagodzić jego zakres.

W danym przypadku określa się, które środki są odpowiednie na podstawie różnych okoliczności, takich jak rodzaj i powaga nadchodzącego lub rzeczywistego naruszenia, a także możliwości wpływu TÜV SÜD i ewentualny wkład przyczynowy. W zależności od okoliczności w danym przypadku mogą być rozważane następujące środki: Po pierwsze, należy podjąć próbę opracowania wspólnego rozwiązania we współpracy z dotkniętym dostawcą i, jeśli dotyczy, odpowiednimi zainteresowanymi stronami, w której TÜV SÜD może również pomóc dzięki wieloletniemu doświadczeniu i wiedzy w zakresie ochrony ludzi, środowiska i mienia przed ryzykiem technicznym. Jeśli nie będzie możliwe zakończenie naruszenia w przewidywalnej przyszłości, dostawca powinien opracować specjalnie ukierunkowany koncept na zakończenie lub złagodzenie naruszenia, w którym TÜV SÜD może pomóc w miarę potrzeby. Wdrażanie takiego konceptu w określonym harmonogramie będzie weryfikowane przez TÜV SÜD. Ponadto, TÜV SÜD zawsze sprawdzi, czy współpraca z innymi firmami, na przykład w ramach inicjatyw branżowych, jest celowa w celu zwiększenia możliwości wpływu na stronę odpowiedzialną za naruszenie. Inne środki obejmują tymczasowe zawieszenie relacji dostawczych i, w ostateczności, rozwiązanie stosunków biznesowych.

Jeśli TÜV SÜD uzyska uzasadnioną wiedzę na temat faktów sugerujących naruszenie obowiązku dotyczącego praw człowieka lub ochrony środowiska u dostawcy pośredniego i jeśli te wskazania zostaną potwierdzone podczas analizy ryzyka (patrz punkt 4.2.4 powyżej), odpowiedzialny dział specjalistyczny podejmie odpowiednie środki zaradcze z listy opisanych powyżej, w zależności od możliwości wpływania na stronę odpowiedzialną za naruszenie obowiązku oraz wkładu przyczynowego TÜV SÜD, jeśli taki występuje.

6.3. Przegląd skuteczności środków zaradczych

Wszystkie zbiory zasad, które mają zastosowanie do wszystkich pracowników TÜV SÜD w całej grupie, a także te, które TÜV SÜD wiążąco uzgadnia z dostawcami i stronami trzecimi, są regularnie przeglądane pod kątem ich skuteczności i potrzeby dostosowania. To samo dotyczy innych opisanych powyżej środków zaradczych. Przegląd ten przeprowadzany jest co najmniej raz w roku na podstawie wyników rocznych analiz ryzyka, a także w trybie doraźnym, tj. jeśli TÜV SÜD musi spodziewać się znacznie zmienionej lub znacznie rozszerzonej sytuacji ryzyka w swojej działalności własnej lub w łańcuchu dostaw, na przykład w wyniku nowych projektów, obszarów działalności lub istotnych przejęć, lub jeśli raporty od sygnalistów sugerują zmienioną sytuację ryzyka.

Za pośrednictwem Trust Channel TÜV SÜD można składać skargi lub informacje dotyczące praw człowieka lub zagrożeń związanych ze środowiskiem, a także naruszeń praw człowieka lub zobowiązań związanych ze środowiskiem.

TÜV SÜD Trust Channel to bezpieczny i poufny kanał, dostępny 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, z którego mogą korzystać wszyscy pracownicy TÜV SÜD na całym świecie, a także wszyscy klienci, dostawcy i inne strony trzecie, w celu zgłaszania obaw dotyczących podejrzeń lub naruszeń; zgłoszenia mogą być również składane anonimowo, w wymaganym zakresie. Sygnaliści mają możliwość podania swoich danych kontaktowych lub utworzenia bezpiecznej skrzynki e-mail, za pośrednictwem której mogą anonimowo i poufnie komunikować się z Global Compliance Office. TÜV SÜD Trust Channel to internetowy system zgłaszania nieprawidłowości, dostępny w 19 językach istotnych dla działalności biznesowej TÜV SÜD, a jego obsługą techniczną zajmuje się zewnętrzny dostawca. Wszelkie zgłoszone treści są przetwarzane wyłącznie przez pracowników TÜV SÜD. Wszelkie dane zawarte w zgłoszeniu sygnalisty są przechowywane na bezpiecznych serwerach w Niemczech. Więcej informacji na temat systemu zgłaszania nieprawidłowości oraz regulaminu można znaleźć na stronie internetowej TÜV SÜD Trust Channel, która jest hostowana na bezpiecznym serwerze. Kanał Trustu TÜV SÜD jest również dostępny na stronie internetowej i w intranecie TÜV SÜD, a także regularnie promowany za pośrednictwem różnych narzędzi komunikacyjnych. Aby zapewnić jak najbardziej bezproblemowy dostęp, regulamin jest dostępny w 19 językach, a także zawiera film instruktażowy.

Pracownicy, którzy zgłaszają i przekazują informacje zgodnie z najlepszą wiedzą i w dobrej wierze, nie mogą być w żaden sposób dyskryminowani przez TÜV SÜD. Jednocześnie TÜV SÜD uznaje wagę ochrony osób, wobec których skierowane jest zgłoszenie. Ani te osoby, ani sygnaliści nie mogą zostać przedwcześnie narażeni na ryzyko. Organizacja ds. zgodności bada wszelkie napływające informacje lokalnie, regionalnie lub globalnie, w razie potrzeby angażując również Dział Audytu Wewnętrznego. Wszelkie informacje są traktowane jako poufne i przekazywane wyłącznie osobom, które muszą je znać w kontekście dochodzenia lub późniejszych działań („zasada ograniczonej wiedzy”). Ochrona sygnalisty i osoby, której dotyczy zgłoszenie, jest zapewniona w każdym działaniu dochodzeniowym. Jeśli sygnalista poinformował lub ustanowił opcję kontaktu, otrzyma potwierdzenie odbioru nie później niż siedem dni od złożenia zgłoszenia. Najpóźniej w ciągu trzech miesięcy od wysłania potwierdzenia odbioru inspektor ds. zgodności prowadzący sprawę poinformuje sygnalistę o wszelkich planowanych działaniach oraz, w stosownych przypadkach, o działaniach już podjętych, a także o powodach takich działań, pod warunkiem że informacje te nie wpłyną negatywnie na dochodzenie lub osoby objęte dochodzeniem.

W przypadku potwierdzenia zgłoszenia, zostaną nałożone odpowiednie środki dyscyplinarne, a w razie potrzeby również podjęte zostaną kroki prawne lub cywilne. TÜV SÜD stosuje w tym zakresie zasadę zerowej tolerancji. Właściwe osoby decyzyjne są regularnie informowane o potwierdzonych w wyniku zgłoszenia zagrożeniach dla praw człowieka lub środowiska, a także o naruszeniach praw człowieka lub obowiązków związanych z ochroną środowiska. Aby zapobiec przyszłym zagrożeniom i naruszeniom, w potwierdzonych przypadkach podejmowane są odpowiednie środki, takie jak zmiany procedur, działania komunikacyjne oraz szkolenia ukierunkowane na grupy docelowe.

Więcej szczegółów można znaleźć w wytycznych grupy dotyczących zgłoszeń, dochodzeń i sankcji dotyczących zgodności. Podobnie jak w przypadku wszystkich zasad i przepisów obowiązujących wszystkich pracowników TÜV SÜD w całej grupie, niniejsze wytyczne są regularnie weryfikowane pod kątem skuteczności i ewentualnych potrzeb dostosowania. To samo dotyczy pozostałych procedur opisanych powyżej. Weryfikacja odbywa się co najmniej raz w roku na podstawie wyników corocznych analiz ryzyka oraz doraźnie, tj. jeśli TÜV SÜD spodziewa się istotnej zmiany lub znacznego rozszerzenia ryzyka we własnej jednostce biznesowej lub w łańcuchu dostaw, na przykład w wyniku nowych projektów, obszarów działalności lub istotnych przejęć, lub jeśli raporty sygnalistów sugerują zmianę ryzyka.

Przestrzeganie obowiązków należytej staranności w zakresie praw człowieka i środowiska, zgodnie z Sekcją 3 Ustawy o prawach człowieka (LkSG), jest stale dokumentowane przez odpowiednie działy odpowiedzialne, określone w ust. 3-7 powyżej. Dokumentacja będzie archiwizowana przez co najmniej siedem lat od daty jej wydania. Globalny Pełnomocnik ds. Praw Człowieka będzie monitorował przestrzeganie obowiązków dokumentacyjnych poszczególnych działów odpowiedzialnych i w razie potrzeby zapewniał specjalistyczne wsparcie. W 2024 roku TÜV SÜD AG, TÜV SÜD Auto Service GmbH i TÜV SÜD Industrie Service GmbH po raz pierwszy złożyły raport zgodnie z Sekcją 10 (2) Ustawy o prawach człowieka (LkSG) dotyczący przestrzegania obowiązków należytej staranności w zakresie praw człowieka i środowiska, zgodnie z Sekcją 3 Ustawy o prawach człowieka (LkSG) w roku obrotowym 2023, i udostępniły go bezpłatnie na stronie internetowej grupy TÜV SÜD.