Německý zákon o povinnostech náležité péče v dodavatelských řetězcích („LkSG“)

Dodržování požadavků na náležitou péči v oblasti lidských práv a životního prostředí je od roku 2022 hlavním tématem celokoncernového systému řízení shody (CMS). Systém CMS TÜV SÜD je založen na následujících sedmi pilířích: Kultura, Cíle, Rizika, Program, Organizace, Komunikace, CMS.

3.1 Kultura compliance

Základem systému CMS TÜV SÜD je kultura compliance. Je pro ni charakteristické „udávání tónu shora“ ze strany manažerů. Dodržování předpisů má pro TÜV SÜD zásadní význam, protože koncern si zakládá na důvěře v nezávislost a integritu svých služeb v oblasti ochrany lidí, životního prostředí a majetku. Kultura compliance v koncernu TÜV SÜD se vztahuje na všechny zaměstnance, kteří berou na vědomí, respektují a podporují zásadní význam toho, aby naše jednání bylo ve shodě s platnými předpisy. Odpovídající kulturu compliance očekáváme také od našich dodavatelů.

3.2 Cíle v oblasti compliance

Jedním z klíčových cílů systému CMS TÜV SÜD je to, aby všichni zaměstnanci TÜV SÜD a smluvních třetích stran při poskytování našich služeb dodržovali příslušné předpisy. Pokud jde o dodavatele TÜV SÜD, cílem je, aby tito dodavatelé splňovali očekávání stanovená v etickém kodexu pro dodavatele TÜV SÜD. Veškerá domnělá porušení platných předpisů musí být prošetřena a porušení sankcionována. TÜV SÜD v tomto ohledu uplatňuje přístup nulové tolerance.

3.3 Rizika v oblasti compliance

Prostřednictvím pravidelných analýz obecného dodržování předpisů v rámci celého koncernu a specifických analýz rizik v oblasti LkSG identifikujeme ta rizika, která by mohla vést k porušení pravidel, jež je třeba dodržovat, a tím k nesplnění cílů v oblasti compliance. Pro koncern s globální působností, jako je TÜV SÜD, je nezbytné propojení různých odborných oddělení a regionů. Identifikovaná rizika jsou analyzována podle pravděpodobnosti výskytu a možných následků. Kromě toho je tu výbor pro compliance, který se schází několikrát ročně, skládá se z vedoucích pracovníků koncernu a projednává vývoj v oblasti compliance v rámci koncernu a vyhodnocuje potenciální nová rizika. Na základě analýzy rizik jsou definovány zásady a opatření, jejichž cílem je snížit riziko nesouladu a zabránit nedodržování zásad.

3.4 Program compliance

V rámci programu compliance v koncernu TÜV SÜD se uplatňuje především preventivní přístup. Potenciálnímu porušování pravidel je třeba předcházet, zejména zvyšováním povědomí zaměstnanců a jejich vzděláváním, jakož i zaváděním preventivních podnikových procesů. Kromě preventivních opatření však zahrnuje i nápravná opatření v případě nedodržení předpisů a také TÜV SÜD Trust Channel, systém pro oznamovatele. Od roku 2022 se program compliance zaměřuje také na lidská práva a povinnosti související s ochranou životního prostředí.

Jádrem programu compliance je etický kodex, který stanoví základní pravidla compliance v TÜV SÜD platná v celém koncernu. Etický kodex obsahuje kapitolu o dodržování povinností v oblasti lidských práv a ochrany životního prostředí.

Základní pravidla stanovená v etickém kodexu jsou specifikována ve směrnicích, které platí v celém koncernu a jsou vydávány příslušnými odbornými útvary. Důsledné dodržování lidských práv ve vlastních obchodních činnostech společnosti TÜV SÜD je zajištěno ve směrnicích oddělení lidských zdrojů koncernu, například ve směrnicích o lidských právech a pracovním právu, diverzitě a inkluzi, svobodě sdružování, globálním řízení zdraví a bezpečnosti, spravedlivém a rovném odměňování a dalších směrnicích. Rizika související s životním prostředím a lidskými právy, jak jsou definována v LkSG, řeší zejména koncernové oddělení pro nemovitosti a zásady ochrany životního prostředí. Koncernové oddělení pro nákup zajišťuje dodržování lidských práv v dodavatelském řetězci a definovalo k tomu potřebná a vhodná opatření ve směrnicích pro nákup, příručce pro nákup a etickém kodexu pro dodavatele.

3.5 Organizace compliance

Celkovou odpovědnost za systém CMS v koncernu TÜV SÜD a strukturu compliance nese představenstvo TÜV SÜD AG. Organizace compliance v TÜV SÜD spočívá v existenci globálního odboru pro compliance při TÜV SÜD AG, který má globální řídicí funkci, místních a regionálních pracovníků compliance jmenovaných pro všechny společnosti a regiony po celém světě a podnikového výboru pro compliance (Corporate Compliance Committee), podnikového výboru pro rizika (Risk Committee Corporate) a výboru pro Trust Channel Compliance (Trust Channel Compliance Committee). Globální odbor pro compliance tvoří ředitel pro compliance, vedoucí oddělení pro compliance, pracovníci podnikové compliance, globální pověřenec pro otázky lidských práv a další pracovníci. V čele organizace compliance v TÜV SÜD stojí ředitel pro compliance. Je přímo podřízen předsedovi správní rady a v této funkci není vázán žádnými pokyny. Vedoucí podnikového oddělení pro compliance řídí organizaci compliance v TÜV SÜD ze strategického i provozního hlediska. Globální pověřenec pro otázky lidských práv dohlíží na řízení rizik s ohledem na povinnosti náležité péče v oblasti lidských práv a životního prostředí, jak je definuje LkSG.

3.6 Komunikace o compliance

Jedním z nejdůležitějších prvků systému CMS TÜV SÜD je komunikace o otázkách compliance s ohledem na rizika. Tato komunikace probíhá vůči zaměstnancům TÜV SÜD prostřednictvím písemných pravidel a vzdělávání, jakož i dalších komunikačních opatření, jako je například akce „Chvíle pro compliance“, kterou budou vedoucí pracovníci prezentovat nejméně jednou za šest měsíců. Účelem komunikace o compliance je informovat zaměstnance o relevantních otázkách compliance, prohlubovat jejich znalosti o nich, demonstrovat odpovědnost zaměstnanců za jejich vlastní jednání a posilovat jejich povědomí o systému CMS TÜV SÜD. Změny nebo nové verze směrnic jsou v rámci koncernu oznamovány několika cestami. Všichni zaměstnanci TÜV SÜD po celém světě musí každoročně podstoupit elektronické školení zaměřené na compliance, jehož součástí je od roku 2022 také vzdělávací karta o povinnostech v oblasti ochrany lidských práv a životního prostředí, jak je definuje LkSG. Kromě toho probíhá komunikace zaměřená na cílové skupiny, například pro dodavatele společnosti TÜV SÜD, nebo prezenční školení pro zaměstnance, kteří vykonávají více rizikových činností.

Kromě komunikace se zaměstnanci TÜV SÜD podává globální oddělení pro compliance jednou ročně představenstvu a dozorčí radě TÜV SÜD AG zprávu o compliance. Tato zpráva o compliance obsahuje informace o činnostech v oblasti compliance, které byly prováděny v předchozím roce, a o případech porušení předpisů včetně přijatých opatření. Nejméně jednou ročně a dále v nepravidelných intervalech vypracovává globální pověřenec pro lidská práva také zprávu o hlavních činnostech v souvislosti s monitorováním řízení rizik z hlediska dodržování povinností náležité péče v oblasti lidských práv a životního prostředí, jak je definuje LkSG. Zpráva obsahuje zejména výsledky pravidelných analýz rizik a případných analýz rizik souvisejících s událostmi, které se týkají vlastních obchodních činností společnosti TÜV SÜD a jejích dodavatelů, a dále veškerá opatření, která z nich vyplývají. Hlášení se podává představenstvu společnosti TÜV SÜD AG a příslušnému vedení společností koncernu, které rovněž spadají do přímé působnosti LkSG.

3.7 Kontrola a zlepšování compliance

Za účelem ověření vhodnosti a účinnosti je systém CMS TÜV SÜD pravidelně monitorován, a to nejen samotným globálním oddělení pro compliance, ale také interními a externími zainteresovanými stranami. Všechny příslušné činnosti v oblasti compliance jsou za tímto účelem náležitě zdokumentovány. Jako zvláštní kontrolní opatření je třeba zdůraznit systematickou kontrolu dodržování předpisů. Kontrola dodržování předpisů je založena na vyšetřování incidentů, záznamech v TÜV SÜD Trust Channel a dalších relevantních informacích a údajích týkajících se dodržování předpisů, jako je například průzkum mezi zaměstnanci, který se provádí v pravidelných intervalech. Kromě toho vychází kontrola dodržování předpisů i z pravidelného a standardizovaného průzkumu compliance, který je určen zejména místním pracovníkům pro compliance, a z pravidelných auditů compliance prováděných koncernovým oddělením pro interní audit.

Pokud jsou v průběhu kontroly systému CMS TÜV SÜD zjištěny nedostatky nebo porušení, jsou o tom na jedné straně informováni příslušní odpovědní činitelé a na druhé straně jsou přijata vhodná opatření ke zlepšení systému.

To identify and assess human rights and environment-related risks in TÜV SÜD's own business operations and at TÜV SÜD's suppliers, the respective responsible departments conduct risk analyses as described below. These are carried out at least once a year and on an ad hoc basis, i.e. if TÜV SÜD must expect a significantly changed or significantly expanded risk situation in its own business operations or in the supply chain, for example due to new projects, business areas or relevant company acquisitions, or if reports from whistleblowers suggest a changed risk situation.

4.1. Risk analyses relating to TÜV SÜD's own business operations

Risk analyses relating to human rights risks within the meaning of Section 2 (2) Nos. 1-8 and 12 of the LkSG in TÜV SÜD's own business operations are carried out under the responsibility of the Human Resources Group Department; the Local Compliance Officers are consulted for specialist support.

Risk analyses relating to human rights and environment-related risks within the meaning of Section 2 (2) Nos. 9-11 and (3) LkSG in TÜV SÜD's own business operations are carried out by the Global Compliance Office; relevant departments such as the Real Estate Group Department or the Quality Management Group Department are consulted for specialist support.

The risk analyses in TÜV SÜD's own business operations are monitored by the Global Human Rights Officer, who provides specialist support where necessary. 

The risk analyses are carried out using the so-called countercurrent method: 

"Top-down": Coordination with various stakeholders and definition of risk scenarios relevant for TÜV SÜD. Preparation of a risk-based questionnaire that inquires with respect to each risk scenario i) what the potential impact of the occurrence of a risk is in a realistic worst-case scenario without countermeasures, ii) which relevant countermeasures exist, and iii) what the probability of occurrence of the risk scenarios is, taking into account the existing countermeasures. "Bottom-up": Risk assessment by means of a questionnaire along risk scenarios by employees in key functions of TÜV SÜD companies. In particular, these are employees who can potentially influence the risk, such as local QM officers in the case of environment-related risks within the meaning of Section 2 (3) LkSG or local HR officers in the case of human rights risks within the meaning of Section 2 (2) Nos. 1-8 and 12 LkSG. In addition, the questionnaire is answered by the local compliance officers in order to maintain the dual control principle and to take into account different professional views.

The evaluation of the questionnaires, weighting and prioritization of the risks identified, as well as documentation and reporting, are carried out by the responsible specialist department. Further details can be found in the group-wide Compliance Risk Analysis Guideline.

In addition to the risk analysis carried out subject to the countercurrent method described above, all TÜV SÜD group companies in which TÜV SÜD AG, TÜV SÜD Auto Service GmbH, TÜV SÜD Industrie Service GmbH, TÜV SÜD Product Service GmbH or TÜV Technische Überwachung Hessen GmbH directly or indirectly holds a majority stake or over which TÜV SÜD AG, TÜV SÜD Auto Service GmbH, TÜV SÜD Industrie Service GmbH, TÜV SÜD Product Service GmbH or TÜV Technische Überwachung Hessen GmbH otherwise exercises a decisive influence are monitored for potential human rights and environment-related risks using an artificial intelligence-based Internet screening software solution. This involves checking social media, news and other information available on the Internet 24/7 on the basis of a keyword search in order to find out reports on individual TÜV SÜD companies. Reports of potential risks are communicated to the Global Compliance Office by way of "risk alerts". The Global Compliance Office checks the "risk alerts" for adequate plausibility and deals with solid information in accordance with the procedure defined for notifications via the TÜV SÜD Trust Channel (cf. para. 7. below).

4.2. Risk analyses regarding TÜV SÜD's direct suppliers and, if applicable, indirect suppliers

Risk analyses relating to TÜV SÜD's suppliers are carried out under the responsibility of the Purchasing Group Department. This does not include risk analyses relating to TÜV SÜD's suppliers that are based on procurement transactions as per Annex 2 of the Purchasing Guideline and for which the Purchasing Group Department is therefore not responsible (such as insurance contracts or contracts with auditors and tax consultants); risk analyses relating to such suppliers are carried out under the responsibility of the Global Compliance Office.

Risk analyses relating to all TÜV SÜD suppliers are monitored by the Global Human Rights Officer, who provides specialist support where necessary.

The purpose of the risk analyses is to identify human rights and environment-related risks at TÜV SÜD's direct suppliers around the globe and to assess the identified risks, in particular, on the basis of the following criteria: the probability of occurrence of the risk, the severity of the breach typically to be expected if the risk occurs, TÜV SÜD's ability to influence the direct cause of the risk or breach, and the nature of TÜV SÜD's causal contribution.

4.2.1. Annual analysis of risks at TÜV SÜD's direct suppliers

The first thing obtained in the annual risk analysis is an overview of all current direct suppliers; of these, so-called exceptions as per Annex 2 of the Purchasing Guideline are filtered out and passed on to the Global Compliance Office for further analysis. Due to the large number of TÜV SÜD's direct suppliers and on the basis of an appropriate, risk-based approach, only those direct suppliers will be examined in more detail in the following until further notice where TÜV SÜD, due to its purchasing volume, exerts a certain degree of influence on the one hand, and on the other hand, a potential causal contribution to a possible breach would not be insignificant. In this way, priority is given to identifying those risks where TÜV SÜD's influence can be used to bring about a real positive change. This approach is reviewed on a regular basis.

Annual risk analyses are conducted in the following manner: 

• Taking into account numerous recognized indices such as the Global Slavery Index, the ITUC Global Rights Index or the EPI - Environmental Performance Index, various indicators from the UN SDG database, or the Research Report 543 published by the German Federal Ministry of Labor and Social Affairs in July 2020, the first step is to determine which of TÜV SÜD's direct suppliers are subject to an abstract industry-specific or country-specific risk. Considering the large number of TÜV SÜD's direct suppliers, a software solution is used to support this process. 
• In a second step, this abstract view is defined more precisely: The Purchasing Group Department i.a. uses information, on the one hand, obtained in the software solution through artificial intelligence-based internet screening and, on the other hand, supplemented by self-disclosures from suppliers. The Global Compliance Office carries out risk-appropriate, individual investigations. In this second step, the probability of occurrence and the severity of the violation when the risk occurs are also analyzed.
• In a final step, the purchasing volumes are used to determine TÜV SÜD's ability to influence as well as any causal contribution, and, in this way, prioritize which of TÜV SÜD's direct suppliers must first respond to the identified risks with appropriate measures.

In the future, in addition to considering direct suppliers, indirect suppliers are also to be more strongly included in the consideration of TÜV SÜD's supply chain. Among other things, "Worker Voice" surveys are planned for indirect suppliers identified as critical. 

4.2.2. Permanent monitoring of risks at TÜV SÜD's direct suppliers

In addition to the annual risk analysis described above, the direct suppliers with the highest risks and certain significant suppliers are permanently monitored for potential human rights and environment-related risks using a software solution. This involves checking social media, news and other information available on the internet 24/7 on the basis of a keyword search to find out what the reports are on direct suppliers. Reports of potential risks are communicated as "risk alerts" to the employees in the Procurement Group Department responsible for the relevant product group or region and to the Global Human Rights Officer. Such notifications trigger a review process defined in the Purchasing Manual, which may lead to further measures (for more details, cf. para. 5.2. and para. 6.2. below).

4.2.3. Risk analysis regarding new direct suppliers

Notwithstanding the foregoing, TÜV SÜD subjects all new direct suppliers to an independent risk analysis as per the criteria set out in para. 4.2.1. for annual risk analyses prior to entering into the new business relationship. 

4.2.4. Ad hoc event-related risk analyses with respect to individual indirect suppliers

If TÜV SÜD obtains substantiated knowledge of the existence of factual indications that suggest the possibility of materialization of a breach of human rights or environment-related obligations by an indirect supplier, the information available will promptly be subjected to an initial review by the Purchasing Group Department or, in case of suppliers as defined in Annex 2 of the Purchasing Guideline, by the Global Compliance Office, depending on its origin in the supply chain. Subsequently, the probability of materialization and the severity of the breach in case of materialization of the risk are analyzed or, in case of an actual breach of a human rights or environment-related obligation by an indirect supplier, the effects are analyzed. Depending on the ability to influence and any causal contribution, it is finally determined to what extent appropriate measures can be taken in response to the knowledge obtained (for more details, see para. 5.2. and para. 6.2. below).

The results of such an event-related risk analysis are used to review the outcome of the regular risk analysis in order to determine the extent to which the prioritized risks need to be adjusted.

4.2.5. Ad hoc event-related risk analyses regarding the entire supply chain

If TÜV SÜD anticipates a significantly changed or significantly expanded risk situation in the supply chain, the Purchasing Group Department and the Global Compliance Office will promptly conduct an initial review of the changed or added risks based on an abstract consideration of the relevant industry-specific and country-specific risks and then conduct targeted, risk-appropriate investigations. This is followed by an analysis of the probability of occurrence and the severity of the breach if the risk materializes in the supply chain. Finally, depending on the ability to influence and any causal contribution, the extent to which appropriate measures can be taken in response to the findings obtained is determined.

The results of such an event-related risk analysis are used to review the outcome of the regular risk analysis in order to determine the extent to which the prioritized risks need to be adjusted.

5.1. Preventive measures for risks in TÜV SÜD's own business operations

At TÜV SÜD, preventive measures taken with respect to the prevalence of human rights and environment-related risks in its own business operations consist primarily of defining the relevant rules of conduct in written rules, communicating them throughout the group via various channels, and reinforcing the content in training courses. Local Compliance Officers have been appointed in all TÜV SÜD companies and regions around the globe to coordinate the communication of compliance topics and compliance training, including content on human rights and environment-related obligations.

The core of this set of rules at TÜV SÜD is the Code of Conduct, which includes a chapter on compliance with human rights and environment-related protection obligations. The basic rules from the Code of Conduct are specified in group guidelines, such as the guideline on Human Rights and Labor Law, Diversity and Inclusion, Freedom of Association, Global Health and Safety Management, Fair and Equal Remuneration, and the Environmental Policy.

All TÜV SÜD employees around the globe are required to participate in the compliance e-learning once a year. Since 2022, this training has also included a learning card on human rights and environment-related protection obligations as defined by the LkSG, which is reviewed annually for the need for adjustment. In addition, there is target group-oriented communication and classroom training for employees who perform more risk-related activities.

In January 2023, the Compliance Moment was issued with a focus on human rights and environment-related risks. One Compliance Moment will be presented to all employees by their managers in each half year. In this way, all employees around the globe will be made aware in particular of the issue of human rights and environment-related obligations in a "Tone from the Top" approach.

In addition to the preventive measures above, which cover all TÜV SÜD employees, there are further risk-appropriate, target group-oriented measures. These include, in particular, the wide range of measures taken by the Purchasing Group Department. TÜV SÜD's procurement strategy is geared toward sustainability; in any purchasing decisions, a special focus is placed on the social and ecological aspects of sustainability. All employees of the Purchasing Group Department are regularly trained on human rights and environment-related due diligence. Compliance with the binding purchasing practices specified in the Purchasing Manual is reviewed at regular intervals.

Further, there are regular preventive control measures: For example, the Internal Audit Group Department conducted an internal audit in the first half of 2023 with a focus on reviewing the implementation status of the LkSG requirements. No negative deviations were identified. In the second half of 2023, the Internal Audit Group Department conducted another internal audit in which the implementation status of the LkSG requirements was reviewed specifically at the TÜV SÜD group companies that carry out procurement without the direct involvement of the central Shared Service Center Procurement. No significant deviations were identified during this internal audit.

5.2. Preventive measures for risks at TÜV SÜD's direct suppliers and, if applicable, indirect suppliers

One of the most important preventive measures regarding human rights and environment-related risks at TÜV SÜD's direct suppliers is a consistent selection. Before a contract is signed, a supplier is screened and evaluated from a sustainability perspective. When selecting suppliers, TÜV SÜD consistently ensures that they meet sustainability requirements.

Another important preventive measure is the TÜV SÜD Supplier Code of Conduct which was completely revised in 2024; it is the core of TÜV SÜD's understanding of sustainability and compliance in purchasing. In particular, it sets out the human rights and environment-related expectations vis-à-vis TÜV SÜD's direct suppliers. With the new version of the TÜV SÜD Supplier Code of Conduct, the purchasing processes were adapted and the risk-based approach was strengthened. The TÜV SÜD Supplier Code of Conduct is i.a. communicated to direct suppliers by e-mail and is published on the Internet in German and also in 12 other languages. It also forms an integral part of TÜV SÜD's General Terms and Conditions of Purchase. The purchasing volume from suppliers who have committed themselves to compliance with the expectations contained in the TÜV SÜD Supplier Code of Conduct by contract is to be continually increased to 100% by 2026.

TÜV SÜD also implements additional preventive measures to an extent appropriate to the risk. These include, for example, a training video targeted specifically to suppliers to raise awareness of human rights and environment-related protection obligations among direct suppliers, preventive self-reporting by suppliers, and on-site audits of suppliers to assess compliance with the expectations set out in the TÜV SÜD Supplier Code of Conduct.

If TÜV SÜD obtains substantiated knowledge of the existence of factual indications that suggest a possible breach of a human rights or environment-related obligation at an indirect supplier and in case these indications are also confirmed in the risk analysis (cf. para. 4.2.4. above), the responsible specialist department will take appropriate preventive measures from the list of possible measures described above, depending on its ability to influence the party directly responsible for the risk and TÜV SÜD's own causal contribution, if any. In addition, TÜV SÜD will use the knowledge thus obtained to review this Policy Statement for any need for adjustment.

5.3. Review of effectiveness of preventive measures

All sets of rules that apply to all TÜV SÜD employees throughout the group, as well as those that TÜV SÜD bindingly agrees with suppliers and third parties, are regularly reviewed for their effectiveness and any need for adjustment. The same applies to the other preventive measures described above. This is done at least once a year on the basis of the results of the annual risk analyses as well as on an ad hoc basis, i.e., if TÜV SÜD must expect a significantly changed or significantly expanded risk situation in its own business operations or in the supply chain, for example due to new projects, business areas, or relevant company acquisitions, or if reports from whistleblowers suggest a changed risk situation.

The regular review of the TÜV SÜD Supplier Code of Conduct, for example, revealed a certain potential for further development. The revision and publication took place in the first quarter of 2024.

6.1 Nápravná opatření ve vlastních obchodních činnostech TÜV SÜD

Pokud se ukáže, že hrozí nebo již došlo k porušení povinností v oblasti ochrany lidských práv nebo životního prostředí při vlastní obchodní činnosti společnosti TÜV SÜD, společnost TÜV SÜD neprodleně přijme vhodná nápravná opatření, aby porušení zabránila nebo daný stav ukončila. TÜV SÜD v tomto ohledu uplatňuje přístup nulové tolerance.

Typ opatření, která je třeba přijmout, závisí na různých faktorech, například na typu a závažnosti hrozícího nebo skutečného porušení. V závislosti na okolnostech konkrétního případu může být uloženo disciplinární opatření a/nebo může být zahájeno trestní či občanskoprávní řízení. V závislosti na platném pracovním právu může dané disciplinární opatření sahat od neformálního upozornění zaměstnance a zaslání formálního vytýkacího dopisu až po výpověď s výpovědní lhůtou nebo bez ní. Dalšími možnými opatřeními jsou povinnost účastnit se zvlášť zaměřených vzdělávacích kurzů, vzájemně dohodnuté změny v pracovní smlouvě a přeložení. Další podrobnosti naleznete v koncernové směrnici o oznámeních týkajících se compliance, vyšetřování a sankcích.

6.2 Nápravná opatření u přímých dodavatelů TÜV SÜD a případně u nepřímých dodavatelů

Jakmile se společnost TÜV SÜD dozví o hrozícím nebo naplňujícím se porušení povinností v oblasti lidských práv nebo životního prostředí u některého z přímých dodavatelů společnosti TÜV SÜD, přijme společnost TÜV SÜD neprodleně vhodná nápravná opatření, aby porušení zabránila, ukončila je nebo zmírnila jeho rozsah.

O tom, které opatření je v konkrétním případě vhodné, se rozhoduje na základě různých okolností, jako je druh a závažnost hrozícího nebo skutečného porušení, jakož i schopnost společnosti TÜV SÜD věc ovlivňovat a případný příčinný podíl. V závislosti na okolnostech konkrétního případu lze zvážit následující opatření: Nejprve je třeba se pokusit o vypracování společného řešení ve spolupráci s dotčeným dodavatelem a případně s příslušnými zúčastněnými stranami, při kterém může pomoci i koncern TÜV SÜD svými dlouholetými zkušenostmi a odbornými znalostmi v oblasti ochrany osob, životního prostředí a majetku před technickými riziky. Pokud není možné porušení v dohledné době eliminovat, měl by dodavatel vypracovat konkrétně zaměřenou koncepci jeho ukončení nebo zmírnění, při níž může TÜV SÜD v případě potřeby pomoci. Realizaci takové koncepce ve stanoveném časovém harmonogramu ověří TÜV SÜD. TÜV SÜD také vždy prověří, zda je spolupráce s jinými společnostmi, například v rámci oborových iniciativ, účelná, aby se zvýšily možnosti působení na stranu, která porušení způsobila. Mezi další opatření patří dočasné pozastavení dodavatelského vztahu a v krajním případě ukončení obchodního vztahu.

Pokud TÜV SÜD získá podložené poznatky o faktických indiciích, které naznačují porušení povinností v oblasti ochrany lidských práv nebo životního prostředí u nepřímého dodavatele, a pokud se tyto indicie potvrdí v rámci analýzy rizik (viz výše odst. 4.2.4), podnikne odpovědný odborný útvar příslušná nápravná opatření z výše uvedeného seznamu opatření v závislosti na své schopnosti ovlivnit stranu, která způsobuje porušení povinností, a případné vlastní přispění TÜV SÜD k tomuto porušení.

6.3 Přezkum účinnosti nápravných opatření

Všechny soubory pravidel, které platí pro všechny zaměstnance společnosti TÜV SÜD v celém koncernu, i ty, které TÜV SÜD závazně sjednává s dodavateli a třetími stranami, jsou pravidelně přezkoumávány z hlediska jejich účinnosti a případné potřeby úprav. Totéž platí pro ostatní výše popsaná nápravná opatření. Provádí se nejméně jednou ročně na základě výsledků ročních analýz rizik a také mimo tento pravidelný rámec, tj. v případech, kdy společnosti TÜV SÜD musí očekávat významnou změnu nebo výrazné rozšíření rizikové situace ve vlastních obchodních činnostech či v dodavatelském řetězci, například v důsledku nových projektů, doplnění nových obchodních oblastí nebo příslušných akvizic společnosti, anebo pokud hlášení oznamovatelů naznačují změněnou rizikovou situaci.

The TÜV SÜD Trust Channel may be used to submit complaints or information regarding human rights or environment-related risks as well as breaches of human rights or environment-related obligations.

The TÜV SÜD Trust Channel is a secure and confidential channel which is available 24/7 and may be used by all TÜV SÜD employees around the globe, as well as all customers, suppliers and other third parties, to report concerns about suspected cases or breach; reports may also be submitted anonymously to the extent required. Whistleblowers have the option of providing their contact details or setting up a secure electronic mailbox through which they can communicate with the Global Compliance Office anonymously and confidentially. The TÜV SÜD Trust Channel is an Internet-based whistleblower system that is available in the 19 languages relevant for TÜV SÜD's business activities and it is technically managed by a third-party provider. Any reported content is processed exclusively by TÜV SÜD employees. Any and all data contained in a whistleblower report is stored on secure servers in Germany. Further information on the whistleblower system as well as the rules of procedure are available on the TÜV SÜD Trust Channel website which is hosted on a secure server; the TÜV SÜD Trust Channel is also linked on TÜV SÜD's website and intranet and it is promoted at regular intervals on various communication tools. In order to ensure the most barrier-free access possible, the rules of procedure are available in 19 languages as well as an explanatory video.

Employees who report and submit information to the best of their knowledge and in good faith must not be disadvantaged in any way at TÜV SÜD. At the same time, TÜV SÜD recognizes the importance of protecting individuals against whom a tip-off is directed. Neither these persons nor whistleblowers may be compromised prematurely.

The compliance organization investigates any and all incoming information locally, regionally or globally, if necessary, also involving the Internal Audit Group Department. Any and all information is treated as confidential and forwarded only to individuals who need to know this information in the context of investigation or subsequent action ("need-to-know principle"). The protection of the whistleblower and the person concerned is ensured in every investigative measure.

If the whistleblower has communicated or set up a contact option, this person will receive an acknowledgement of receipt no later than seven days after submitting a whistleblower report. Within three months after sending the confirmation of receipt at the latest, the Compliance Officer in charge of the case will inform the whistleblower of any measures planned to be taken and, if applicable, already taken and the reasons for such measures, provided that this information does not adversely affect the investigation or the persons concerned.

Whenever a tip-off has been confirmed, appropriate disciplinary measures will be imposed and, if and where necessary, criminal or civil action will also be taken. TÜV SÜD pursues a zero-tolerance approach in this respect. The relevant decision-makers are informed at regular intervals about human rights or environment-related risks confirmed as a result of a tip-off, as well as breaches of human rights or environment-related obligations. In order to prevent future risks and breaches, appropriate measures are taken in confirmed cases, such as process changes, communication measures, and target group-oriented training.

Further details can be found in the group guideline on Compliance Tip-Offs, Investigations and Sanctions. As with all rules and regulations that apply to all TÜV SÜD employees throughout the group, this guideline is regularly reviewed for effectiveness and any need for adjustment. The same applies to the other procedures described above. This is done at least once a year on the basis of the outcome of the annual risk analyses and on an ad hoc basis, i.e., if TÜV SÜD must expect a significantly changed or significantly expanded risk situation in its own business unit or in the supply chain, for example as a result of new projects, business fields, or relevant company acquisitions, or if reports from whistleblowers suggest a changed risk situation.

Compliance with human rights and environment-related due diligence obligations as per Section 3 LkSG is continuously documented by the respective responsible departments specified in para. 3.-7. above. Documentation will be archived for at least seven years from the date of issuance. The Global Human Rights Officer will monitor compliance with documentation obligations of the respective responsible departments and provides specialist support where necessary.

In 2024, TÜV SÜD AG, TÜV SÜD Auto Service GmbH and TÜV SÜD Industrie Service GmbH filed a report as per Section 10 (2) LkSG regarding compliance with human rights and environment-related due diligence obligations as per Section 3 LkSG in the fiscal year 2023 for the first time and made it publicly available free of charge on TÜV SÜD's group uniform website.