Clausulas 8.1 y 8.2
Clausulas 8.1 y 8.2
Procedimiento para la gestión de quejas que impliquen estado especial y/o problemas con la evaluación del desempeño del cliente de acuerdo con los requisitos incluidos en las Reglas de IATF 5th Edition 8.1 ff.
En general, se distingue entre quejas relativas a la evaluación del desempeño y la escalación a un estado especial del cliente. El desencadenante de cada una de las dos situaciones está regulado por el Capítulo 8.1 de las Reglas de la IATF de la siguiente manera:
a) El Organismo de Certificación puede recibir queja/s sobre la evaluación del desempeño de sus clientes, por parte de miembros OEM de IATF, su Oficina de Supervisión IATF relevante o cualquier cliente de automoción
b) El cliente debe informar al Organismo de Certificación si entra en un estatus especial con un cliente OEM IATF. La notificación del Cliente al Organismo de Certificación se producirá dentro de los diez (10) días posteriores a la recepción de la condición de estado especial, o según le especifique su cliente OEM
Además del punto a) descrito, el Comunicado relativo a partes interesadas publicado por IATF el 4 de marzo de 2022, regula las quejas directas sobre evaluación del desempeño por parte de un miembro OEM de la IATF a través de la base de datos de la IATF.
Estado especial de cliente con presentación obligatoria de informes sobre requisitos específicos del cliente, Reglas 8.1 b), 8.1 a) para OEM no IATF:
Al recibir un estado especial de cliente (como New Business on Hold, Q-Help Level 3, Level 3 (VW)), que conlleve la obligación de comunicarlo a la entidad de certificación (exigencia establecida en los requisitos específicos del cliente), debe informarse inmediatamente a la persona de contacto habitual en la entidad de certificación dentro del plazo establecido y nunca debe sobrepasarse un plazo máximo de 10 días naturales.
En caso de estados que no incluyan esta obligación de aviso dentro de los requisitos específicos del cliente, no se verán afectados por esta obligación de comunicación inmediata, pero en todo caso, estos deben enumerarse en el Data sheet rellenado, que se envía de modo previo a la planificación de las auditorías anuales.
Estado del cliente sin una regulación clara con respecto a la obligación de informar en los requisitos específicos del cliente, Reglas 8.1 b), 8.1 a) para OEM no IATF:
Como también hay estatus en los que los requisitos específicos del cliente no incluyen información sobre la obligación de informar, siguiendo el el capítulo 8.2 de IATF, se informará a al Organismo de Certificación, para que sea este el que analice. Tendrá que informar a su persona de contacto en la entidad de certificación en el plazo máximo de 10 días naturales.
Para este propósito, se utiliza un formulario para recopilar información con fines de análisis después de que se recibe la notificación. Las empresas certificadas serán apoyadas por su auditor en la aplicación de la llamada Hoja de Evaluación de Riesgos en caso ser requerido.
Quejas sobre el desempeño, Reglas 8.1 a)
Incluso dentro de las quejas sobre el desempeño, ocasionalmente hay regulaciones claras sobre la obligación de informar y sobre la obligación por parte de la entidad de certificación de suspender el certificado por los requisitos especiales del cliente, por ejemplo, BIQS de GM (inferior al Nivel 3).
Dado que existe un procedimiento claro definido para este tipo de queja de desempeño, dicha queja de rendimiento será tratado como un estado especial de cliente y se aplicará la misma obligación de información al organismo de certificación.
En el caso de reclamaciones de desempeño en las que no se haya especificado en detalle la necesidad de suspensión del certificado, como en la reclamación de Stellantis (FCA US LLC, capítulo 9.1.2.1), este tipo de queja de rendimiento debe informarse a la persona de contacto responsable de TÜV SÜD dentro del período especificado en los requisitos específicos del cliente. En caso de que no se mencione un plazo, se aplicarán 10 días naturales.
Para este propósito, se utiliza un formulario para recopilar información con fines de análisis después de que se recibe la notificación. Las empresas certificadas serán apoyadas por su auditor en la aplicación de la llamada Hoja de Evaluación de Riesgos en caso de ser requerido.
Reclamaciones de rendimiento IATF OEM (a través de la base de datos IATF - nuevo proceso IATF) Reglas 8.1 a)
Al conjunto de herramientas ya existentes, el Comunicado 004 de la IATF - Marzo de 2022 abrió otro canal de comunicación para presentar quejas de desempeño.
Cuando se informa de una queja de desempeño a través del nuevo proceso llamado IATF CMS (Proceso de gestión de quejas), el Organismo de Certificación es notificado directamente a través de la base de datos de IATF de la queja de rendimiento por un miembro OEM de IATF.
Para un análisis más detallado, el cliente certificado será informado sobre la recepción de la queja de desempeño por parte de su persona de contacto de TÜV SÜD. Sobre la base de la información recopilada en un formulario (Hoja de Evaluación de Riesgos), se toma la decisión de suspender el certificado o mantenerlo, tal y como exige el capítulo 8.2 de las Reglas de la IATF.
Aquí, también, las empresas afectadas serán apoyadas por su auditor en la aplicación de la Hoja de Evaluación de Riesgos.
El procesamiento posterior de la queja sobre el desempeño, se tramitará en este caso a través de la plataforma IATF CMS, para la que el cliente recibirá los accesos necesario. Se requerirá el análisis de la causa raíz, las medidas resultantes junto con los documentos asociados y la verificación de la efectividad de las medidas tomadas, en el sistema IATF CMS.
El acceso al proceso IATF CMS para los clientes afectados y certificados es por medio de un enlace y datos de inicio de sesión separados, que se reciben por correo electrónico en caso de suspensión del certificado.
En caso de suspensión será requerida una verificación in situ, esta Auditoría Especial se realizará y documentará via CARA, en función de las entradas realizadas previamente en el proceso DE CMS de IATF.
Para obtener más información, consulte el Comunicado 004 de la IATF (solo en inglés / marzo de 2022).
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