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Compliance más fácil

Revisiones extraordinarias de los sistemas de compliance. La reevaluación de los riesgos en situaciones de crisis.

Nuestro Sistema de Compliance debe ser robusto, flexible y mantenerse actualizado, capaz de responder a las circunstancias excepcionales a las que nos enfrentamos, a los cambios que la organización pueda sufrir por distintos factores internos o externos.

reevaluacion riesgos

En numerosas ocasiones en este blog hemos venido recordando la importancia de, a la hora de realizar la planificación de nuestro Sistema de Compliance, establecer las pertinentes revisiones de mismo, de forma que éste pueda mantenerse actualizado acorde con las circunstancias reales, como elemento indispensable para la eficacia del Sistema.

Nuestro Sistema de Compliance y, especialmente, la Evaluación de Riesgos (como elemento básico sobre el que se asienta y desarrolla el Sistema), debe constituir una herramienta dinámica y flexible, capaz de amoldarse a la realidad que en cada momento viva nuestra organización y a los cambios que ésta pueda sufrir, ya sea en su contexto, en su actividad, en su organización interna, etc…

Para ello, recordamos que, cuando hablamos de revisiones del Sistema, podemos diferenciar dos vías, que se complementarán entre sí:

  • Las revisiones periódicas, ordinarias, que estarán previstas en la propia planificación del Sistema con la periodicidad que se determine necesaria (mínimo anualmente).
  • Las revisiones extraordinarias que se prevean para el caso en el que un cambio significativo en las circunstancias contempladas haga necesaria tal revisión. Este cambio significativo del que hablamos puede tener un origen interno (un cambio relevante en la estructura de la organización, una fusión o adquisición, una ampliación de las actividades que se desarrollan, una reestructuración importante de la plantilla, etc…) o tener un origen externo, derivado de un cambio en las circunstancias que rodean a la organización y que puede tener un impacto directo en la gestión de la misma (como pueda ser un cambio relevante en la legislación que nos es de aplicación, una crisis que afecte a nuestro sector o a un territorio donde desarrollemos nuestra actividad, etc…)

Dada la situación actual, nos detenemos necesariamente en esta ocasión en esta última variante. Y es que es innegable que la situación de crisis en que nos encontramos (sanitaria, y la crisis económica en la que derive) incide de forma directa en lo que hasta ahora era el desarrollo cotidiano de la gestión empresarial.

Los cambios repentinos, en ocasiones drásticos, en los que nos estamos viendo involucrados tanto dentro como fuera de la empresa, implican que las circunstancias tenidas en cuenta a la hora de realizar la Evaluación de Riesgos se hayan visto alteradas, de manera que resulte imprescindible esta reevaluación. En este contexto, quizás debamos replantearnos la previsión de riesgos que hasta ahora eran del todo improbables, nos veamos obligados a revisar las ponderaciones inicialmente establecidas en lo relativo a impacto y probabilidad, o que todo esto nos lleve a la actualización de los controles establecidos y al establecimiento de otros nuevos que nos lleven a afrontar diligentemente y de forma efectiva la realidad que ahora nos ocupa, así como el desarrollo de políticas y protocolos de actuación al efecto.

Entre los innumerables ejemplos que manifiesten lo aquí expuesto, podemos encontrar alguno muy común como pueda ser: en una empresa en la que su actividad se desarrolla de forma casi exclusiva en la oficina y en la que, a la hora de realizar el análisis de riesgos de nuestro Sistema de Compliance, aquellos que puedan derivar en la comisión de un delito contra la seguridad de los trabajadores no se encontraran entre los más significativos (controlándose mediante la vigencia del Plan de PRL y la formación a los trabajadores en la materia), deberán cambiar radicalmente su evaluación al vernos en la obligación de responder (con especial incidencia cuando se produzca la vuelta a la oficina de aquellos que, por ejemplo, estén teletrabajando) con medidas estrictas que garanticen la seguridad y salud de nuestros trabajadores (recordamos que estas medidas han sido trasladadas por las Autoridades y que os las resumimos en este post).

Otras actividades que pueden tener que ser revisadas (y, por tanto, reajustadas en nuestro mapa de riesgos) serían las que podrían dar lugar irregularidades que, directa o indirectamente, pudieran cometerse mediante la asunción de decisiones extremas (incluso desesperadas) que se tomen en un periodo de crisis y que pudieran ampliar la probabilidad de comisión de delitos como fraudes y estafas, alzamiento de bienes, etc…

Por todo esto, queremos recordar la importancia de mantener un Sistema robusto y actualizado, capaz de responder a las circunstancias excepcionales a las que nos enfrentamos, y poniendo en valor la figura del Compliance Officer (u órgano correspondiente en nuestra organización) como garante del mantenimiento eficaz de este Sistema.

 

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