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Compliance News Blog

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La importancia de los canales de denuncia

 

Los canales de denuncias se están convirtiendo en una herramienta fundamental para la eficacia de nuestro Sistema de Compliance.

  

 

importancia canales denunciaNadie conoce mejor las irregularidades que se cometen en una empresa que aquellos que están dentro; por ello, no solo el contar con un instrumento que permita denunciar estos hechos, sino fomentar su uso y llevar a cabo un procedimiento adecuado para su investigación, son un elemento clave de prevención.

Pero, ¿cómo podemos fomentar su uso y hacer de nuestro canal de denuncias una herramienta eficaz?

Lo primero es hacer que sea conocido y accesible. Los trabajadores (o terceros interesados) deben saber de su existencia y ser de fácil acceso para ellos. Realizar comunicaciones periódicas entre los miembros de la organización, recordatorios, formaciones en las que se haga hincapié en la relevancia de su uso… conseguir que esté presente para que sepan que pueden (y deben) ampararse en ello cuando conozcan o sospechen de la comisión de algún ilícito. Igualmente, debe ser de rápido y de fácil acceso (un enlace directo desde la intranet para los trabajadores, o en la web para terceros, por ejemplo); una ruta complicada o un correo electrónico difícil de recordar implicará un trabajo por parte del sujeto que puede incluso echar atrás ese primer impulso de denunciar o hacerle pensar que “no merece la pena”.

Es en cualquier caso imprescindible que transmita la confianza suficiente. La principal causa que hace que el trabajador o parte interesada que conozca la presunta irregularidad cometida decida no ponerla en conocimiento de la persona u órgano competente es el miedo que este acto traiga consigo consecuencias negativas para él. Para ello, es imprescindible garantizar la confidencialidad de las informaciones que se transmitan. También la transparencia en lo que respecta al procedimiento de investigación que lleve aparejada la denuncia, así como de la persona o equipo designado al efecto, constituyen un punto de especial relevancia. Llegados a este punto, es importante saber que podemos contar con canales de denuncias internos o bien externalizar este servicio (la externalización aportará una mayor confianza en cuanto a la confidencialidad de la información, “tranquilizando” a los trabajadores pensando que no serán sus propios jefes o implicados quienes reciban la comunicación; sin embargo, otros aspectos podrán ser mejor gestionados desde dentro, por el conocimiento que se tiene de la propia compañía); por ello es importante que sepamos la existencia de las diversas alternativas y escojamos la que mejor se amolde a las necesidades de nuestra organización.

La relevancia de este punto es tal, que la Unión Europea ha publicado recientemente la Directiva 2019/1937, relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión (que anticipábamos hace unos meses en este blog), con la finalidad de fomentar (y, en su caso, imponer) el uso de los canales de denuncias, garantizando al denunciante la ausencia de represalias a causa de ello.

Por último, es igualmente necesario que los trabajadores o terceras partes involucradas sean conscientes de los beneficios que trae para ellos mismos (y para la sociedad en general) el correcto uso de los canales de denuncias. En muchas ocasiones no se informa de irregularidades amparándose en el “eso ya se sabe” “siempre ha sido así” o “no va a cambiar nada”. Se debe garantizar (y ser conocido por los interesados) que el hecho de recibir una comunicación a través del canal de denuncias va NECESARIAMENTE a la puesta en marcha del procedimiento establecido, iniciándose una investigación al respecto y tomando las medidas necesarias.

En ocasiones (algo poco presente por el momento en España, pero sí en otros países con una tradición mas madura en la materia) se opta por, de algún modo, premiar a los trabajadores que destapen irregularidades, incentivando así una cultura de comunicación en beneficio de todos, muy alejada de la tradicional “exclusión del chivato” de la que debemos huir en aras de garantizar una base sólida para que en nuestra organización impere la cultura ética y de prevención de ilícitos hacia la que pretendemos avanzar.

 

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