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Compliance más fácil

Compliance y Crisis COVID-19. Cómo adaptarnos a la situación actual

Son muchas las actividades que, en las circunstancias actuales, se están viendo irremediablemente afectadas o paralizadas ante la aplicación de las medidas tomadas para paliar la crisis sanitaria en la que nos encontramos. Sin embargo, gracias a la era tecnológica en la que vivimos, muchas otras pueden seguir desarrollándose de manera telemática, bien porque la propia naturaleza de la actividad así lo permite, bien porque sea posible amoldarnos a las necesidades que nos rodean y adaptarlas gracias al apoyo que nos brindan estas tecnologías.

teletrabajo

En esta ocasión, nos centramos en nuestro área de actuación (si bien los consejos que compartimos a continuación son extensibles a otras funciones), incluyendo actividades tales como el mantenimiento y evolución de los Sistemas de Compliance, la gestión del personal con las medidas legales y normativas continuamente cambiantes y los pasos a avanzar en el desarrollo de nuestro servicio, aprovechando la reducción o la completa paralización de actividades empresariales para fortalecer y construir el área de compliance propio.

Desde TÜV SÜD somos conscientes del perjuicio que supone la paralización en el desarrollo y mantenimiento de los Sistemas de Gestión (que en ciertos aspectos pueden ser un pilar de especial trascendencia a la hora de gestionar situaciones, actuales y futuras, derivadas de la crisis en la que nos encontramos) así como las labores de auditoría, teniendo en especial consideración aquellos servicios que constituyen una obligación sujeta a plazo (como puedan ser la Verificación de los Estados de Información No Financiera o la elaboración de los Planes de Igualdad).

Por ello, queremos compartir algunos consejos que hemos ido aprendiendo y que pueden ser de ayuda a la hora seguir adelante con actividades vinculadas con la consultoría y auditoría telemática. Si bien es cierto que una parte de las actuaciones que requiere un sistema de Gestión solo podrán alcanzar su máxima eficiencia cuando puedan realizarse a través de un contacto personal directo, una parte importante del soporte de estas actividades tiene una base documental por lo que, considerando que esta documentación, en gran medida, se elabora y registra de forma telemática, siguiendo unas sencillas pautas, puede ser posible llevar a cabo estas funciones en remoto.

  • La planificación y coordinación siempre son aspectos de gran importancia a la hora de desarrollar cualquier labor. No obstante, para garantizar el éxito en estas circunstancias, la total consideración de estos pilares es imprescindible. Para ello, es necesaria una meticulosa acción previa en la que se determine detalladamente el alcance de la actividad planificando, previo a la fecha de la reunión, un índice preciso de los puntos a tratar y los tiempos asignados a cada uno; los intervinientes que van a ser necesarios y las funciones concretas para las que están designados; la coordinación de las convocatorias teniendo en cuenta estos parámetros, para optimizar el tiempo y los recursos…
  •  Un punto a tener en cuenta es garantizar (dentro de nuestras posibilidades) el éxito de la conexión en sí. Realizar las pertinentes pruebas de sonido e imagen; asegurarnos de que todos los intervinientes tienen acceso a la aplicación de videoconferencia que vayamos a utilizar (especialmente cuando tratamos con trabajadores de otras entidades o externos a nuestra organización) y que ésta es adecuada al fin de nuestra reunión (permite sin problema la conexión de X participantes al mismo tiempo, nos da la opción de compartir nuestra pantalla si lo necesitamos, etc…).
  • Es importante resaltar también la necesidad de una comunicación fluida y constante con todos los agentes implicados.
  • Por último, y en absoluto menos importante, hacemos hincapié en la importancia de la predisposición por parte de todos los involucrados. Las circunstancias no son las ideales, y todos debemos ser conscientes de ello y adaptarnos de la mejor manera que nos sea posible.
     

 

En estas circunstancias TÜV SÜD, permanece a disposición de nuestros clientes e interesados ofreciendo la oportunidad de avanzar y construir un sistema de gestión fuerte, y aprovechar esta desagradable situación para salir reforzados.

Por último, quisiéramos recordar que trabajamos día a día en amoldar nuestros servicios a las aplicaciones que las nuevas tecnologías ponen a nuestro alcance, y que al disponer de herramientas digitales como Nuestro Servicio de Actualización de Legislación, todos los trámites normativos y requisitos cambiantes y en continua actualización, resultan más fáciles de entender y digerir, pudiéndonos adaptar con garantías tanto en el presente escenario como en cualquier momento posterior.

Nosotros, personalmente, estamos poniendo en práctica las pautas aquí enumeradas en los trabajos que venimos realizando desde que se iniciaron estas medidas y, en nuestra experiencia, si no perdemos de vista estos puntos fundamentales, se puede garantizar el éxito de la actividad a desarrollar.

 

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