Zgłoszenia wewnętrzne

ZGŁOSZENIA WEWNĘTRZNE

Informacje dotyczące Naruszeń Prawa można składać:

1. osobiście;
2. podczas bezpośredniego spotkania zorganizowanego w terminie 14 dni kalendarzowych od dnia otrzymania takiego wniosku z Lokalnego Specjalisty ds. Zgodności;
3. na piśmie przesyłką poleconą – do rąk własnych Lokalnego Specjalisty ds. Zgodności;
4. elektronicznie w tym mailowo na adres poczty elektronicznej [email protected]

Upoważnioną osobą do przyjmowania Zgłoszeń Wewnętrznych kanałami wskazanymi powyżej jest Lokalny Specjalista ds. Zgodności. Do pełnia tej funkcji powołano Panią Sylwię Borówkę dane kontaktowe [email protected] tel. +48 783 878 308

Po przyjęciu zgłoszenia Sygnalista jest informowany w ciągu 7 dni o fakcie przyjęcia zgłoszenia.

Informacje dotyczące Naruszeń Prawa można składać za pośrednictwem kanałów opisanych w niniejszym punkcie bez możliwości dokonywania zgłoszeń anonimowych.

Zgłoszenia anonimowe nie będą rozpoznawane. 

Zgłoszenie Wewnętrzne powinno zawierać co najmniej:

1. Imię i nazwisko Sygnalisty;
2. Adres do korespondencji rozumiany jako adres skrzynki e-mail Sygnalisty albo jego adres korespondencyjny;
3. Opis stanu faktycznego;
4. Wskazanie osób, których zgłoszenie dotyczy;
5. Dowody.

OCHRONA DANYCH OSOBOWYCH

Dane osobowe Sygnalisty, pozwalające na ustalenie jego tożsamości, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że za wyraźną zgodą Sygnalisty.

Powyższa zasada nie występuje w przypadku, gdy ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego Osobie, Której Dotyczy Zgłoszenie.

TSP po otrzymaniu zgłoszenia przetwarza dane osobowe w zakresie niezbędnym do przyjęcia Zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego Działania Następczego. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania Zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.

Zgłoszenie rozpoznawane jest przez Lokalnego Specjalistę ds. Zgodności co do zasady jednoosobowo.

Lokalny Specjalista ds. Zgodności może podjąć stosowne – zgodne z prawem – środki mające na celu zweryfikowanie Zgłoszenia, w szczególności, takie jak: żądanie wyjaśnień od określonych osób czy żądanie przedstawienia określonych dokumentów. Lokalny Specjalista ds. Zgodności prowadzi postępowanie wyjaśniające zmierzające do ustalenia, czy doszło do Naruszenia Prawa, a jeśli tak, na czym ono polegało, kto był sprawcą, a kto pokrzywdzonym oraz jakie okoliczności doprowadziły do powstania sytuacji, w której doszło do Naruszenia Prawa.

Lokalny Specjalista ds. Zgodności może zwrócić się do Sygnalisty o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje w zakresie przekazanych informacji, jakie mogą być w jego posiadaniu, wykorzystując podany przez Sygnalistę adres do kontaktu.

Wszystkie znane szczegóły domniemanego uchybienia (charakter, czas, miejsce, osoby zaangażowane itp.) powinny zostać opisane i, jeśli to możliwe, należy dołączyć odpowiednie dowody pisemne lub elektroniczne. Jeżeli informacja jest przekazywana telefonicznie lub osobiście, Lokalny Specjalista ds. Zgodności powinien zwrócić się do Informatora o dostarczenie wszelkich dowodów.

Wszystkie Zgłoszenia są traktowane jako poufne i są ujawniane tylko tym osobom, które muszą wiedzieć o  informacjach dotyczących Naruszeń Prawa lub zgodności w kontekście dochodzenia i/lub późniejszego podejmowania działań (zasada wiedzy koniecznej).

Na prośbę sygnalisty - Lokalny Specjalista ds. Zgodności będzie dostępny na osobiste spotkanie.

Odstępuje się od rozpoznania Zgłoszenia Wewnętrznego, jeżeli nie dotyczy ono Informacji

O Naruszeniu Prawa lub Zgodności, jest oczywiście bezzasadne lub jest ono tożsame podmiotowo oraz przedmiotowo ze Zgłoszeniem Wewnętrznym, które już wcześniej wpłynęło do Lokalnego Specjalisty ds. Zgodności. O odstąpieniu od rozpoznania Zgłoszenia Wewnętrznego informuje się Sygnalistę, podając przyczynę odstąpienia.

W sprawach szczególnej wagi Lokalny Specjalista ds. Zgodności może zadecydować o powołaniu Zespołu ds. Zgłoszeń. W skład Zespołu wchodzi; Lokalny Specjalista ds. Zgodności, jako jej przewodniczący oraz dwie osoby wybrane przez Lokalnego Specjalistę ds. Zgodności. W szczególnie uzasadnionych przypadkach skład Zespołu ds. Zgłoszeń może zostać dodatkowo rozszerzony. Zespół ds. Zgłoszeń przeprowadza postępowanie i rekomenduje działania zmierzające do poprawy sytuacji i wyeliminowania Naruszeń Prawa lub Naruszeń Zgodności.

Maksymalny termin na przekazanie Sygnaliście Informacji zwrotnej nie powinien przekraczać 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia Zgłoszenia Wewnętrznego lub, w przypadku nieprzekazania potwierdzenia Sygnaliście, 3 miesięcy od upływu 7 dni od dokonania Zgłoszenia Wewnętrznego, chyba że Sygnalista nie podał prawidłowego adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie.

Sygnalista:

• otrzymuje potwierdzenie odbioru nie później niż siedem dni po złożeniu zawiadomienia  o zgodności.
• odpowiedzialny Lokalny Specjalista ds. Zgodności informuje Sygnalistę o planowanych i, w stosownych przypadkach, już podjętych Działaniach Następczych oraz o ich przyczynach nie później niż trzy miesiące po potwierdzeniu otrzymania, pod warunkiem że informacje te nie mają negatywnego wpływu na dochodzenie w sprawie zgodności z przepisami ani na osoby, których dotyczy spór.
• o przekazaniu zgłoszenia sygnalistycznego Lokalny Specjalista ds. Zgodności będzie informował w niezbędnym zakresie managera HR w celu zapobiegania ryzyku Działań Odwetowych pełniącego funkcję członka zespołu ds. zgłoszeń.

TSP zachęca, aby dokonywać Zgłoszenia Wewnętrznego w przypadku ich wystąpienia. Skorzystanie ze Zgłoszenia Wewnętrznego umożliwi Spółce sprawne podjęcie koniecznych Działań Następczych po pozytywnej weryfikacji Zgłoszenia. Skorzystanie ze Zgłoszenia Wewnętrznego gwarantuje ponadto zapewnienie stosownej ochrony Sygnaliście przez TSP, w szczególności w zakresie Działań Odwetowych opisanych poniżej.  

ZGŁOSZENIA ZEWNĘTRZNE I UJAWNIENIE PUBLICZNE

Opisana powyżej Procedura dotyczy Zgłoszeń Wewnętrznych. TSP jednocześnie wskazuje, że Sygnalista może dokonać Zgłoszenia Zewnętrznego z pominięciem procedury Zgłoszeń Wewnętrznych. Zgłoszenie Zewnętrzne jest przyjmowane przez Rzecznika Praw Obywatelskich albo Organ Publiczny, a w stosownych przypadkach przez instytucje, organy lub jednostki organizacyjne Unii Europejskiej.

Ponadto Ustawa przewiduje możliwość dokonania przez Sygnalistę Ujawnienia Publicznego. Sygnalista korzysta z ochrony wskazanej w wewnętrznej procedurze, jeśli dokona:

1. Zgłoszenia Wewnętrznego, a następnie Zgłoszenia Zewnętrznego a TSP, a następnie Rzecznik Praw Obywatelskich / Organ Publiczny w terminie na przekazanie informacji zwrotnej ustalonym w Procedurze (wewnętrznej), a następnie w terminie na przekazanie informacji zwrotnej ustalonym w procedurze zewnętrznej Rzecznika Praw Obywatelskich / Organu Publicznego nie podejmą żadnych odpowiednich Działań Następczych ani nie przekażą Sygnaliście informacji zwrotnej lub
2. od razu Zgłoszenia Zewnętrznego, a Rzecznik Praw Obywatelskich / Organ Publiczny w terminie na przekazanie informacji zwrotnej ustalonym w swojej procedurze nie podejmie żadnych odpowiednich Działań Następczych ani nie przekaże Sygnaliście informacji zwrotnej - chyba, że Sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać taką informację.

Sygnalista dokonujący Ujawnienia Publicznego podlega ochronie także w przypadku, gdy ma uzasadnione podstawy sądzić, że:

1. Naruszenie Prawa może stanowić bezpośrednie lub oczywiste zagrożenie interesu publicznego, w szczególności gdy istnieje ryzyko nieodwracalnej szkody, lub
2. dokonanie Zgłoszenia Zewnętrznego narazi Sygnalistę na Działania Odwetowe, lub w przypadku dokonania Zgłoszenia Zewnętrznego istnieje niewielkie prawdopodobieństwo skutecznego przeciwdziałania Naruszeniu Prawa z uwagi na szczególne okoliczności sprawy, takie jak możliwość ukrycia lub zniszczenia dowodów,
3. istnienia zmowy między Organem Publicznym a sprawcą Naruszenia Prawa lub udziału Organu Publicznego w Naruszeniu Prawa.

ZGŁOSZENIA WEWNĘTRZNE A TRUST CHANNEL TÜV SÜD

Należy mieć na uwadze, że w TSP funkcjonować będzie równolegle:

1. Procedura Zgłoszeń Wewnętrznych, oparta na Ustawie o ochronie sygnalistów z dnia 14 czerwca 2024;
2. procedura Zgłoszeń Naruszeń zgodności lub przyjętych regulacji wewnętrznych, ustanowiona w ramach funkcjonowania TRUST CHANNEL bazujących na zapisach zawartych w Kodeksie Postępowania TÜV SÜD (Code of Conduct).

Powyższe procedury stanowią niezależne od siebie ścieżki dokonywania zgłoszeń nieprawidłowości w TSP. 

Zgłaszający powinien dokonać wyboru którą ścieżkę dokonania zgłoszenia wybiera, uwzględniając zakres zagadnień objętych daną procedurą, swój status, dopuszczalny sposób dokonania zgłoszenia etc. 

Informacje dotyczące procedury zgłoszeń naruszeń lub potencjalnych naruszeń przepisów prawa, zgodności lub przyjętych regulacji wewnętrznych, ustanowionej w ramach kodeksu postępowania TÜV SÜD (Code of Conduct), w tym korzystania z kanału zaufania Trust Channel TÜV SÜD można uzyskać za pośrednictwem linku na stronie internetowej TÜV SÜD w intranecie TÜV SÜD lub bezpośrednio: https://www.bkms-system.com/bkwebanon/report/clientInfo?cin=aPpMUS&c=-1&language=pol