Norma ISO 45001 okiem auditora

Co roku na całym świecie miliony ludzi umierają na skutek wypadków przy pracy i chorób zawodowych. Aby skutecznie zapobiegać niebezpiecznym sytuacjom przy wykonywaniu czynności zawodowych należy systemowo zarządzać obszarem bezpieczeństwa i higieny pracy. W związku z tym zaistniała konieczność opracowania normy, która dotyczyłaby systemu zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy w zakładach pracy, a ponad wszystko była uniwersalna i dostępna globalnie. W związku z powyższym w marcu 2018 roku opublikowana została nowa, międzynarodowa norma ISO 45001 odpowiadająca za obszar zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy. O tym za co odpowiada norma ISO 45001, dlaczego powstała oraz jakie są korzyści z jej wprowadzenia opowiada Pan Rafał Werkowski, auditor wiodący TÜV SÜD Polska.

Czym jest i za co odpowiada norma ISO 45001? Kiedy zacznie obowiązywać i kiedy rozpoczną się audity?

Rafał Werkowski: Norma ISO 45001 była długo oczekiwana w środowisku osób odpowiedzialnych za bezpieczeństwo w zakładach pracy, ze względu na to, że do tej pory nie było międzynarodowej normy dotyczącej obszaru bezpieczeństwa i higieny pracy. To pierwsza międzynarodowa norma, która dotyczy systemu zarządzania BHP.Po wielu latach starań, 12 marca 2018 roku ukazało się wydanie normy 45001 pod szyldem międzynarodowej organizacji normalizacyjnej, czyli ISO, która prawdę mówiąc już obowiązuje. Do tej pory mieliśmy dwa standardy, według których certyfikowaliśmy ten obszar – był to BS OHSAS 18001:2007 i polska norma PN-N-18001:2004, natomiast co jakiś czas próbowano podjąć działania, których zwieńczeniem miałoby być utworzenie międzynarodowej normy o strukturze nawiązującej do ISO 9001 czy ISO 14001. Tak jak mówiłem, norma ISO 45001 już obowiązuje, dlatego też jeśli firma chce ją wdrożyć w swoim zakładzie i certyfikować system na zgodność
z przedmiotową normą ma już taką możliwość.

Skoro nawiązał Pan do poprzedniego standardu, czyli BS OHSAS 18001:2007, to czy mógłby Pan rozwinąć wątek dotyczący powodów konieczności zastąpienia go normą ISO 45001?

R.W. Zmiana nastąpiła właśnie z tego względu, że BS OHSAS 18001:2007 był traktowany jako norma międzynarodowa, ale w rzeczywistości nigdy nie był standardem wydanym pod szyldem ISO, dlatego właśnie zaszła potrzeba zmiany. To jest pierwszy czynnik powodujący tę zmianę, a drugim było to, że nastąpiła potrzeba przygotowania normy o podobnej strukturze do obowiązujących już norm ISO 9001 i ISO 14001, czyli strukturze HLS, która pozwala na łatwiejszą integrację ze wspomnianymi systemami. Oprócz tego, ostatnia aktualizacja standardu BS OHSAS 18001 została opublikowana w 2007 roku, czyli dwanaście lat temu, co również wymagało zmiany
i nowego spojrzenia na systemowe zarządzanie w obszarze BHP.  

W takim razie czym, oprócz struktury HLS, różni się norma ISO 45001 od BS OHSAS 18001?

R.W. Podstawową zmianą, jeśli chodzi o ISO 45001 jest przede wszystkim pojawienie się wymogu określania przez przedsiębiorstwa, podobnie jak w ISO 9001 i ISO 14001, tak zwanego kontekstu organizacji. Oprócz tego, wymagane stało się określanie stron zainteresowanych, które, oprócz pracowników, mają znaczenie dla działalności organizacji. Kolejną zmianą jest pojawienie się oceny ryzyka zawodowego, rozszerzonej o ryzyko związane
z funkcjonowaniem systemu zarządzania BHP, czyli mówi się tutaj nie tylko o ryzyku zawodowym, identyfikacji zagrożeń, ale również o innych ryzykach związanych z funkcjonowaniem systemu zarządzania BHP. Większy nacisk kładzie się na zaangażowanie najwyższego kierownictwa. Najwyższe kierownictwo powinno, że tak powiem stanowić wzór, angażować się we wszystkie działania na rzecz bhp. Ważnym elementem normy ISO 45001 są konsultacje z pracownikami i angażowanie ich w kwestie BHP, co było również zawarte w standardzie BS OHSAS 18001, jednak nie miało to aż tak dużego znaczenia, jakie ma teraz. Rozbudowano również kwestię związane
z nadzorem nad wykonawcami i  podwykonawcami, zwracając uwagę na to, że organizacja powinna ustalić zasady współpracy i kontrolować, wdrażać swoje rozwiązania na rzecz bezpieczeństwa i higieny pracy na tyle, żeby wykonawcy i podwykonawcy zapewniali bezpieczne warunki pracy także swoim pracownikom. Zarządzanie zmianą to kolejny element na który warto zwrócić uwagę. Z normy ISO 45001 został usunięty termin działania zapobiegawcze, gdyż tak naprawdę zgodnie z nowym podejściem wszystkie działania wynikające z normy mają na celu zapobieganie zdarzeniom w obszarze bhp.

Zatem nawiązując do wykonawców i podwykonawców, czy mógłby Pan określić do jakich branży/grup przedsiębiorstw odnosi się ISO 45001?

R.W. Praktycznie norma ISO 45001 odnosi się do wszystkim branż i do wszystkich grup przedsiębiorstw. Zgodnie z założeniami normy, jest ona na tyle uniwersalna, że może być wdrażana w każdej organizacji niezależnie od wielkości i specyfiki działania. Może być to firma, gdzie zatrudnienie jest na poziomie kilku osób, ale może to być także duże przedsiębiorstwo. Nie ma również znaczenia czy organizacja ta funkcjonuje w obszarze produkcji czy usług. Norma ISO 45001 jest na tyle uniwersalna, że może być wdrażana we wszystkich branżach bez wyjątku. Norma nie narzuca konkretnej konstrukcji systemu zarządzania bhp,  dając w ten sposób możliwość każdej organizacji stworzenia systemu dostosowanego do jej potrzeb. Nie zawiera konkretnych kryteriów dotyczących wyników bhp.

Co oznacza wprowadzenie ISO 45001 dla przedsiębiorców posiadających BS OHSAS 18001? Jak przedsiębiorstwa powinny się przygotować do wprowadzenia nowej normy?

R.W. Zgodnie z założeniami po wprowadzeniu nowej normy, czyli 12 marca 2018 roku okres przejściowy jest określony na 3 lata, czyli generalnie 11 marca 2021 roku stracą ważność certyfikaty, które były wydane w oparciu o BS OHSAS 18001, czy PN-N- 18001. W związku z tym, jeśli organizacja dalej chce mieć wdrożony i certyfikowany system, to do tego czasu będzie musiała „przejść” na nową normę. Co powinna zrobić? Oczywiście dokonać weryfikacji swojego systemu i zweryfikować go o te elementy, które pojawiły się jako nowe, czyli m.in. kontekst organizacji i inne rodzaje ryzyka. Ponadto należy zweryfikować dokumentację pod kątem wymagań udokumentowanych informacji i dokonać weryfikacji. Oprócz tego, oczywiście przeprowadzić szkolenia pracowników i auditorów wewnętrznych na wymagania nowej normy. Po zweryfikowaniu i spełnieniu wszystkich wymagań, które pojawiły się do tej pory oraz tych, które ukazały się w ISO 45001 po prostu należy zgłosić gotowość do przejścia na nowy standard. Taką gotowość można zgłosić podczas kolejnych auditów, czy też nadzoru recertyfikującego lub ewentualnie auditu specjalnego.

Skoro mowa o auditach, to jakie niezgodności pojawiają się najczęściej?

R.W. Jeżeli chodzi o audity to nieprawidłowości, które się powtarzają zazwyczaj dotyczą identyfikacji wymagań prawnych, które nakłada na nas prawo krajowe w tym problemy z interpretacją danego wymagania i jego wdrożeniem. Przy identyfikowaniu zagrożeń w ocenie ryzyka także zdarzają się sytuacje, że gdzieś umykają czy też nie są uwzględniane zagrożenia, które są ewidentne dla danego stanowiska, a nie zostały przeanalizowane, w szczególności dotyczy to zagrożeń chemicznych czy biologicznych. Oczywiście pojawiają się też niezgodności, jeśli chodzi o wymagania dotyczące dokumentowania systemu, takie jak brak zapisów potwierdzających wykonanie czy też niewykonanie koniecznych działań w wymaganym terminie.

Jakie korzyści dla przedsiębiorstw niesie wprowadzenie normy ISO 45001?

R.W. Norma ISO 45001 pozwala systemowo zarządzać obszarem BHP w firmie. Dzięki systemowemu podejściu na bieżąco identyfikujemy zagrożenia i minimalizujemy ryzyko z nimi związane. Na bieżąco identyfikujemy także wymagania prawne i oceniamy zgodność funkcjonowania firmy z tymi wymaganiami,  dzięki czemu w momencie kiedy pojawią się nowe wymagania prawne, nie umkną one naszej uwadze i zostaną wdrożone w odpowiednim czasie. W dłuższej perspektywie na pewno jest to kwestia minimalizowania liczby wypadków przy pracy i chorób zawodowych, gdzie poprzez wdrożenie systemu rośnie świadomość pracowników, jeśli chodzi o działalność BHP - angażujemy  wówczas pracowników w działania na rzecz BHP, co skutkuje wzrostem poziomu kultury bezpieczeństwa w organizacji. Pracownicy identyfikują się ze swoim stanowiskiem pracy. Wiedzą, że to właśnie oni poprzez podejmowane działania, także odpowiadają za stan BHP w zakładzie pracy, a nie tylko pracodawca, czy służba BHP. Ta świadomość rośnie, jeśli chodzi o pracowników.  Wprowadzenie ISO 45001 stanowi również swego rodzaju prestiż dla firmy, ale też czyni ją bardziej konkurencyjną na rynku, gdyż niektórzy kontrahenci będą podejmować współpracę z firmami, które posiadają np. certyfikat systemu zarządzania BHP wdrożony właśnie zgodnie z normą ISO 45001. Na dodatek wprowadzenie takiego systemu daje firmie możliwości pozyskania nowych klientów czy wejścia na inne rynki. Oprócz tego, przy systemowym podejściu do kwestii bezpieczeństwa i higieny pracy ciągle doskonalimy nasze działania w tym obszarze, co w konsekwencji prowadzi do zmniejszania liczby wypadków przy pracy i liczby osób pracujących w warunkach zagrożenia, a dzięki temu literalnie płacimy mniejszą składkę wypadkową. To są główne korzyści wynikające z tego, że na bieżąco monitorujemy i systematycznie podchodzimy do spraw związanych z bezpieczeństwem i higieną pracy, gdyż powinny one stanowić priorytet dla pracodawcy, ze względu na to, że chodzi tu o ludzkie zdrowie i życie.

Pan Rafał Werkowski – Auditor wiodący TÜV SÜD Polska Sp. z o.o. w zakresie systemu zarządzania jakością, środowiskowego oraz bezpieczeństwa i higieny pracy.