มาตรฐาน ISO 9001 เกี่ยวกับงาน IT เป็นอย่างไร ทำไมถึงสำคัญ?

เทคโนโลยีสารสนเทศ หรือที่คุ้นเคยกันดีในชื่อย่อว่า IT (Information Technology) เป็นสิ่งที่มีความสำคัญต่อการดำเนินงานในทุกองค์กร และเพื่อเพิ่มความน่าเชื่อถือให้แก่ระบบ IT องค์กรจึงจำเป็นต้องมีความเข้าใจว่ามาตรฐาน ISO 9001 เกี่ยวข้องกับงาน IT อย่างไร เพื่อปรับปรุงระบบให้ได้มาตรฐาน แล้วองค์กรต้องรู้อะไรเกี่ยวกับมาตรฐาน ISO 9001 ของงาน IT เหล่านี้บ้าง ตามไปหาคำตอบกันเลย

มาตรฐาน ISO 9001 คืออะไร?

ISO 9001 คือระบบมาตรฐานบริหารงานคุณภาพ (QMS) ในระดับสากลที่เกี่ยวข้องกับการจัดการคุณภาพภายในองค์กร ซึ่งเป็นมาตรฐานที่ให้ความสำคัญกับการวางระบบบริหารงานอย่างมีประสิทธิภาพ สามารถควบคุมและตรวจสอบได้ โดยแบ่งหลักการดำเนินงานออกเป็น 7 ข้อดังต่อไปนี้  

1. Customer Focus ให้ความสำคัญกับลูกค้า

บริหารจัดการอย่างมีคุณภาพเพื่อตอบสนองความต้องการสูงสุดของลูกค้า รวมถึงการสร้างความสัมพันธ์อันดีกับลูกค้าในระยะยาว 

2. Leadership การเป็นผู้นำ

ให้ทุกคนในองค์กรหรือหน่วยงานมองเห็นภาพของพันธกิจ วิสัยทัศน์ กลยุทธ์ และกระบวนการทำงานเป็นภาพเดียวกันอย่างชัดเจน และฝังวัฒนธรรมการสร้างงานคุณภาพให้หยั่งรากลึกลงไปในจิตใจของทุกคน

3. Engagement of People การมีส่วนร่วมของคนในองค์กร

กระตุ้นและสร้างบรรยากาศให้ทุกคนในองค์กรมีส่วนร่วม โดยเน้นย้ำให้เห็นความสำคัญของวัฒนธรรมองค์กรอันทรงคุณค่า ที่เราต้องร่วมกันสร้างและรักษาเอาไว้ 

4. Process Approach การบริการเชิงกระบวนการ

มีกระบวนการดำเนินงานที่ชัดเจน และสามารถทำได้จริง ลดความเสี่ยงด้านการใช้ทรัพยากรโดยสิ้นเปลือง ไม่ว่าจะเป็นทรัพยากรบุคคล เวลา เครื่องมือ เทคนิค และอื่น ๆ 

5. Improvement การพัฒนาอย่างต่อเนื่อง

องค์กรที่ประสบความสำเร็จและอยู่ได้นานเป็นร้อยปี จะมีการแก้ไขปัญหาและพัฒนาองค์กรอย่างต่อเนื่อง มีการฝึกอบรมพนักงานเป็นประจำ รวมถึงการปรับปรุงและพัฒนากระบวนการทำงานให้มีประสิทธิภาพและทันสมัยอยู่ตลอดเวลา 

6. Evidence-Based Decision Making การตัดสินใจบนพื้นฐานของข้อเท็จจริง

เมื่อต้องตัดสินใจในสถานการณ์ใด ๆ ก็ตาม จะต้องอยู่บนพื้นฐานของข้อเท็จจริงที่ถูกต้องและเชื่อถือได้ มีกระบวนการวิเคราะห์และสังเคราะห์อย่างละเอียด เพื่อให้การตัดสินใจดังกล่าวอยู่บนพื้นฐานของเหตุและผล ตัดอคติส่วนตัวและสิ่งที่ทำให้เกิดข้อผิดพลาดออกไปให้น้อยที่สุด 

7. Relationship Management การบริหารความสัมพันธ์ 

สร้างความสัมพันธ์อันดีกับซัพพายเออร์ พาร์ตเนอร์ ลูกค้า และนักลงทุน เพื่อให้การดำเนินงานทุกอย่างราบรื่น ส่งมอบงานที่มีคุณภาพ เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุดในการดำเนินงาน  

มาตรฐาน ISO 9001 เกี่ยวข้องกับงาน IT อย่างไร?

ปัจจุบันระบบ IT เป็นหนึ่งในหัวใจสำคัญขององค์กร ไม่ว่าจะเป็นองค์กรขนาดเล็กหรือขนาดใหญ่ก็ตาม ซึ่งการมีระบบ IT ที่แข็งแกร่งจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพของกระบวนการรับรองมาตรฐาน ISO 9001 ไปจนถึงการช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน และสร้างความน่าเชื่อให้แก่องค์กร 

ตัวอย่างกระบวนการรับรองมาตรฐาน ISO 9001 ที่เกี่ยวข้องกับงาน IT 

เพิ่มความพึงพอใจของลูกค้า

มาตรฐาน ISO 9001 มุ่งเน้นการสร้างความพึงพอใจของลูกค้า ด้วยการส่งมอบสินค้าและบริการที่มีคุณภาพและตรงกับความคาดหวังของลูกค้า โดยกุญแจสำคัญอย่างหนึ่งคือ เราจะต้องทราบความต้องการของลูกค้าอย่างลึกซึ้ง ซึ่งเราสามารถนำงาน IT มาช่วยในการเก็บข้อมูลทั้งหมดของลูกค้า ทั้งช่องทางการติดต่อ ความต้องการ หรือแม้แต่พฤติกรรมของลูกค้าที่เกี่ยวข้องกับสินค้าของเรา เพื่อให้ฝ่ายต่าง ๆ นำข้อมูลดังกล่าวไปวิเคราะห์และพัฒนาสินค้าและบริการที่มีคุณภาพมากยิ่งขึ้น 
นอกจากนี้ หากว่าสินค้าหรือบริการมีช่องโหว่ ข้อแนะนำหรือความคิดเห็นของลูกค้าที่ระบบ IT ได้รวบรวมเอาไว้ ก็จะเป็นข้อมูลชั้นดีในการนำมาปรับปรุงและพัฒนาสินค้าหรือบริการให้ดีขึ้นกว่าเดิม

การติดตามและตรวจสอบการดำเนินงาน

เราสามารถใช้ระบบ IT ในการติดตามและตรวจสอบการดำเนินงานในขั้นตอนต่าง ๆ รวมถึงติดตามความคืบหน้าในการดำเนินงาน เพื่อให้แน่ใจว่าทุกอย่างเป็นไปอย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพ 

เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน

เก็บข้อมูลต่าง ๆ มาใช้ในการวิเคราะห์ปัญหา เพื่อประเมินและตัดกระบวนการที่ไม่จำเป็นออกจากการดำเนินงาน เพื่อสร้างสรรค์สินค้าและบริการที่มีคุณภาพ ประหยัดงบประมาณในการดำเนินการ 

ช่วยปรับปรุงการดำเนินงานอย่างต่อเนื่อง

ใช้ระบบ IT ในการติดตามและวางแผนคุณภาพการผลิต เพื่อเพิ่มคุณภาพของสินค้าและบริการอย่างไม่หยุดยั้ง  

โดยสรุปแล้ว เราสามารถนำระบบ IT มาใช้ในทุกกระบวนการของมาตรฐาน ISO 9001 ช่วยให้สามารถเก็บข้อมูล ติดตาม และประเมินงานได้อย่างราบรื่น รวมถึงสามารถตรวจสอบได้ทั้งกระบวนการอย่างมีประสิทธิภาพ  

TÜV SÜD บริการรับรองมาตรฐาน ISO 9001

TÜV SÜD ให้บริการตรวจสอบและออกใบรับรองมาตรฐานตามข้อกำหนดของ ISO 9001 ของบุคคลที่ 3 เพื่อการพัฒนาการบริหารงานให้สามารถตอบสนองความต้องการของลูกค้า และส่งมอบสินค้าและบริการที่ดีที่สุดอย่างต่อเนื่อง 

ข้อมูลอ้างอิง

1. 7 Quality Management Principle Under ISO 9001:2015. สืบค้นเมื่อวันที่ 11 เมษายน 2566 จาก https://www.etq.com/blog/7-quality-management-principles-under-iso-90012015/#:~:text=respond%20to%20issues-,7%20key%20quality%20management%20principles%E2%80%94customer%20focus%2C%20leadership%2C%20engagement,decision%20making%20and%20relationship%20management
2. Analysis of roles of IT on quality management. สืบค้นเมื่อวันที่ 11 เมษายน 2566 จาก https://www.emerald.com/insight/content/doi/10.1108/09544780510603206/full/html?skipTracking=true#:~:text=The%20organization%20has%20been%20using,by%20the%20use%20of%20IT