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Audit da remoto

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Audit da remoto: cosa sono e come funzionano

Le verifiche da remoto, cioè senza la presenza fisica dei tecnici di TÜV Italia presso la sede del cliente, sono svolte a distanza attraverso l’utilizzo di tecnologie informatiche che permettono la conduzione di videoconferenze e quindi la condivisione di informazioni in modo protetto e sicuro. Le norme internazionali per la conduzione degli audit di sistema di gestione prevedono il ricorso a queste tecniche di conduzione delle verifiche, così come gli enti di accreditamento e gli enti proprietari ne declinano il livello di applicazione per ogni standard.
La quota parte di verifica da eseguire con tecniche da remoto va stabilita in base ai limiti prescritti dalle norme internazionali, alla complessità aziendale, alla disponibilità di piattaforme informatiche adeguate per svolgere videoconferenze (es. Microsoft Teams, Skype etc.) e di documentazione digitale da mostrare durante la verifica. In alcuni casi è anche possibile organizzare sopralluoghi virtuali degli ambienti di lavoro.

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Obiettivi e vantaggi

  • Suddivisione dei tempi di audit per ottimizzare la permanenza in azienda
  • Flessibilità nell’organizzazione delle riunioni e del numero di partecipanti coinvolti
  • Riduzione dei tempi di trasferta
  • Facilità nel mostrare documenti digitali (es. riesame, indicatori etc.) e software gestionali aziendali
  • Applicabilità

Al momento tutti i sistemi di gestione tranne poche eccezioni, come per esempio il settore automotive, prevedono l’applicazione delle tecniche di audit da remoto per una quota parte della verifica.


Ricerca sugli Audit da Remoto

La ricerca si è svolta da fine febbraio a metà giugno su un panel di quasi 250 aziende e ha avuto come obiettivo quello di comprendere il livello di preparazione dei clienti per l'esecuzione degli audit da remoto nonché la percezione sull’efficacia della verifica condotta da remoto. Qui la ricerca completa


Consigli pratici per un efficace audit da remoto

infrastrutture tecnologiche

Stabilità e accessibilità delle infrastrutture tecnologiche

Verificare che la rete abbia una banda sufficiente per la connessione internet; selezionare il software prescelto in base alle policy aziendali e/o in accordo con il Lead Auditor; testare il software prescelto qualche giorno prima dell’audit; in caso di virtual tour previsti, accertarsi sugli strumenti da utilizzare.

 

preparazione

Buona preparazione delle parti interessate coinvolte

Condividere e modulare preventivamente l’agenda con il team di audit; accertarsi che tutti i partecipanti siano dotati di indirizzi e-mail e abbiano ricevuto gli inviti per la/e riunione/i; accertarsi che la documentazione da mostrare sia disponibile e che i colleghi coinvolti nelle interviste abbiano gli accessi alle cartelle e/o ai software aziendali rilevanti.

 

luogo e strumentazione

Luogo e strumentazione scelta per la videoconferenza

È opportuno posizionarsi in un ambiente tranquillo per evitare rumori di sottofondo. Le cuffie sono un utile strumento per migliorare l’ascolto e la gestione delle conversazioni e qualora la verifica fosse prolungata nel tempo si suggerisce di dotarsi di doppio monitor al fine di velocizzare la gestione dei documenti e la preparazione dello stesso e di fare pausa ogni 2 ore. Nel caso la videoconferenza prevedesse la presenza di più persone nella stessa stanza si consiglia l’uso di altoparlanti.

 

protezione dati e informazioni

Protezione dei dati e delle informazioni

L’utilizzo dei software per le videoconferenze previsti dalle policy TÜV Italia hanno dimostrato di attuare durante la connessione le dovute protezioni dei dati e dell’informazioni. Non si prevedono registrazioni delle verifiche condotte e non si richiede l’invio di documentazione di sistema. È richiesto che il team di audit conduca la verifica in ambienti idonei a garantire la riservatezza delle informazioni trattate.

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