Respekt for menneskerettigheder, arbejds- og sociale standarder samt beskyttelse af miljøet er grundlæggende elementer i ansvarlig og bæredygtig virksomhedsledelse hos TÜV SÜD. Virksomheder har et ansvar for en bæredygtig udvikling af økonomi, miljø og samfund. Det gælder i særlig grad for TÜV SÜD, hvor det samfundsmæssige formål har været en integreret del af virksomhedens vedtægter siden etableringen for mere end 150 år siden: Vi beskytter mennesker, miljø og materielle værdier mod teknologirelaterede risici. Vi hjælper med at håndtere risici forbundet med ny teknologi for at sikre, at innovation bliver accepteret i samfundet – og at både mennesker og miljø får størst muligt udbytte. På den måde følger og former vi den teknologiske udvikling og tilpasser løbende vores ydelser med fokus på optimal sikkerhed og samfundsansvar. Vores løsninger bidrager til bæredygtig udvikling globalt.
TÜV SÜD er en global aktør med aktiviteter i omkring 50 lande og mere end 29.000 medarbejdere, som hver dag arbejder for sikkerhed. Vores medarbejdere kommer fra over 100 forskellige lande, med forskellige kulturer, aldre, livsstile, kompetencer og perspektiver – det er netop denne mangfoldighed, der styrker os som organisation og driver innovation i vores ydelser. Vores leverandører er lige så mangfoldige og internationale. Vi er bevidste om, at der – især i komplekse, globale forsyningskæder – kan forekomme krænkelser af menneskerettigheder. Men kravene til menneskerettigheder, arbejdsforhold og miljøstandarder skal til enhver tid overholdes – både i vores egen drift og hos vores leverandører verden over.
Vi tolererer under ingen omstændigheder tvangsarbejde eller børnearbejde. Vi tager klart afstand fra enhver form for diskrimination og arbejder aktivt for at respektere foreningsfrihed, retten til kollektive forhandlinger, retfærdige arbejdsforhold, et sikkert og sundt arbejdsmiljø og betaling af løn, der dækker et rimeligt og anstændigt levegrundlag.
TÜV SÜD har fastlagt en fælles koncernstrategi i overensstemmelse med principperne i §§3-8 i LkSG, med henblik på at opfylde kravene til menneskerettigheder og miljørelateret due diligence – både i vores egne aktiviteter og i hele forsyningskæden. Strategien gælder for alle selskaber i TÜV SÜD-koncernen, hvor TÜV SÜD AG direkte eller indirekte ejer majoriteten eller har væsentlig indflydelse. Dette gælder også for følgende datterselskaber, som siden 1. januar 2023 (eller 1. januar 2024) er omfattet af LkSG: TÜV SÜD Auto Service GmbH, TÜV SÜD Industrie Service GmbH, TÜV SÜD Product Service GmbH og TÜV Technische Überwachung Hessen GmbH. Den samme strategi og procedurer anvendes i hele koncernen.
1. Resultater af risikovurderinger og tilhørende tiltag
De følgende primære menneskerettigheds- og miljørelaterede risici er blevet identificeret gennem analysen af risici i TÜV SÜD's egne forretningsaktiviteter og analysen af risici hos TÜV SÜD's direkte leverandører:
1.1. Primære risici i TÜV SÜD's egne forretningsaktiviteter og relaterede foranstaltninger
Menneskerettigheds- og miljørelaterede risici i TÜV SÜD's egne forretningsaktiviteter anses generelt for at være marginale - i betragtning af, at TÜV SÜD's forretningsmodel er den af en teknisk serviceudbyder, som består af en overvældende majoritet af højtuddannede medarbejdere. Ikke desto mindre er spørgsmål vedrørende diskrimination og sundheds- og sikkerhedsproblemer forbundet med arbejdsbyrde på grund af stramme tidsplaner eller overarbejde blevet identificeret som primære abstrakte risici på tværs af vores forskellige lande.
Med hensyn til sundhed og sikkerhed kan der for det meste observeres en udtalt bevidsthed om problemet, hvilket afspejles i eksisterende foranstaltninger inden for rammerne af virksomhedens sundhedsstyring og i det øgede fokus på de forskellige indsatsområder vedrørende spørgsmålet om personaleressourceplanlægning (herunder styring af færdigheder, strategisk personaleressourceplanlægning, rekruttering). Desuden blev Mental Health Initiative lanceret i oktober 2023. Denne nye TÜV SÜD-dækkende kampagne understreger den særlige betydning af både fysisk og mental sundhed for generel trivsel og især for modstandsdygtighed i stressede tider.
Med hensyn til risici for diskrimination er der dog stadig et behov for at tilbyde træning og tage handling. Som en del af vores "Diversity Boost"-projekt, der blev lanceret i 2021 med et langsigtet bæredygtighedsfokus, har vi taget forskellige skridt, der primært skal fremme mangfoldighed og dermed modvirke adfærd og strukturer, der opfattes som diskriminerende. En global andel af kvinder på ledelsesniveau er blevet vedtaget i hele koncernen som en ensartet kvalitetsbenchmark på tværs af alle lande. Derudover har hver region forpligtet sig til at implementere to yderligere nøglepræstationsindikatorer og tilsvarende regionale mål inden udgangen af 2026, afhængigt af deres relevante perspektiver på rammebetingelserne, den oprindelige situation og de vigtigste indsatsområder. Foranstaltningerne til at nå disse mål er tilsvarende forskellige: De spænder fra koncerninitiativer (globale procesforskrifter, styret succession planlægning, talentprogrammer osv.) til lokale foranstaltninger skræddersyet til det respektive område (f.eks. meget specifikke træningskurser, der tager højde for de respektive fokusområder og lokale samt kulturelle forhold og eksempler).
1.2. Primære risici hos TÜV SÜD's direkte leverandører og relaterede foranstaltninger
Den årlige analyse af menneskerettigheds- og miljørelaterede risici blandt TÜV SÜD's aktive direkte leverandører fra 2023 resulterede stadig i et fokus på abstrakt risikable leverandører fra Kina og Indien. Hvis der under den mere specifikke risikovurdering baseret på selvevalueringsspørgeskemaer og on-site audits gøres specifikke fund for at forbedre menneskerettigheds- og/eller miljørelaterede risici, kontaktes de pågældende leverandører individuelt i rette tid for at aftale skræddersyede passende foranstaltninger til at reducere risiciene.
2. Forventninger til TÜV SÜD's medarbejdere og leverandører.
Based on the outcome of the risk analyses available, TÜV SÜD has the following human rights and environment-related expectations of its own employees and suppliers:
2.1. Forventninger til TÜV SÜD's egne forretningsaktiviteter
TÜV SÜD forventer, at alle i deres egne forretningsaktiviteter til enhver tid overholder kravene om lige behandling uanset etnisk oprindelse, religion, ideologi, alder, handicap, køn eller seksuel identitet, samt for sundhed og sikkerhed. Disse krav kan findes i Adfærdskodeks og i gruppens retningslinjer, såsom især retningslinjen om menneskerettigheder og arbejdsret, mangfoldighed og inklusion, fair og lige løn samt global sundheds- og sikkerhedsstyring. Eventuelle meddelelser vedrørende potentiel forseelse kan rapporteres via TÜV SÜD Trust Channel således at forseelser kan forhindres eller stoppes med det samme.
2.2. Forventninger til TÜV SÜD's leverandører
TÜV SÜD forventer, at alle sine leverandører konsekvent overholder de standarder, der er fastsat i TÜV SÜD's Leverandøradfærdskodeks og at kontakte TÜV SÜD i tilfælde af menneskerettigheds- eller miljørelaterede vanskeligheder - enten via kontaktpersonen fra Indkøbsgruppen eller via TÜV SÜD Trust Channel.
Vores strategi for menneskerettigheder og miljø due diligence
3. Risikostyring
3. Risikostyring
Overholdelse af menneskerettigheder og miljørelaterede due diligence-forpligtelser har siden 2022 været et fokusområde i det koncernomfattende Compliance Management System (CMS). TÜV SÜDs CMS er baseret på følgende syv søjler:
3.1. Compliance-kultur
Compliance-kulturen er grundlaget for TÜV SÜDs CMS. Den er kendetegnet ved "Tone from the Top" fra ledelsen. Compliance har en central betydning hos TÜV SÜD, fordi koncernen er baseret på tillid til uafhængigheden og integriteten af dens ydelser til beskyttelse af mennesker, miljø og materielle værdier. TÜV SÜDs compliance-kultur indebærer, at alle medarbejdere accepterer, respekterer og understøtter den høje betydning af regeloverensstemmende adfærd. Vi forventer også en tilsvarende compliance-kultur hos vores leverandører.
3.2. Compliance-mål
Et af de centrale mål i TÜV SÜDs CMS er, at alle medarbejdere og kontraktmæssigt tilknyttede tredjeparter agerer i overensstemmelse med reglerne i udførelsen af vores ydelser. Med hensyn til TÜV SÜDs leverandører er målet, at de overholder de forventninger, der er angivet i TÜV SÜDs Supplier Code of Conduct. Alle tilfælde af manglende overholdelse undersøges, og overtrædelser sanktioneres. TÜV SÜD følger en nul-tolerance tilgang i denne henseende.
3.3. Compliance-risici
Gennem regelmæssige koncernomfattende generelle compliance- og specifikke LkSG-risikoanalyser identificerer vi de risici, som kan føre til overtrædelser af gældende regler og dermed til manglende opfyldelse af compliance-målene. For en globalt opererende koncern som TÜV SÜD er netværk mellem de forskellige faglige afdelinger og regioner essentielt. De identificerede risici analyseres med hensyn til sandsynlighed for indtræden og potentielle konsekvenser. Desuden drøfter Compliance-komitéen, som mødes flere gange årligt og består af koncernledere, compliance-udviklinger og vurderer potentielle nye risici. På baggrund af risikoanalyserne defineres principper og tiltag, som skal reducere compliance-risici og forhindre regelbrud.
3.4. Compliance-program
TÜV SÜDs compliance-program forfølger primært en forebyggende tilgang. Potentielle regelbrud skal forhindres på forhånd, især gennem oplysning og træning af medarbejdere samt gennem implementering af forebyggende forretningsprocesser. Ud over forebyggende tiltag indeholder programmet også afhjælpende foranstaltninger i tilfælde af overtrædelser samt et whistleblower-system, TÜV SÜD Trust Channel. Siden 2022 har compliance-programmet også omfattet fokus på menneskerettigheder og tilhørende miljøbeskyttelsesforpligtelser.
Kernen i compliance-programmet er adfærdskodeksen (Code of Conduct), som fastsætter de grundlæggende regler for compliance i hele TÜV SÜD-koncernen. Kodeksen indeholder et kapitel om overholdelse af menneskerettigheder og miljøbeskyttelsesforpligtelser.
De grundlæggende regler i adfærdskodeksen specificeres i koncernens retningslinjer, som udstedes af de ansvarlige faglige afdelinger. Konsekvent respekt for menneskerettigheder i TÜV SÜDs egne forretningsaktiviteter sikres gennem retningslinjer fra Human Resources Group Department, f.eks. retningslinjen for menneskerettigheder og arbejdsret, diversitet og inklusion, foreningsfrihed, globalt arbejdsmiljø og sikkerhed, fair og ligeløn, og andre retningslinjer. Miljørelaterede risici forbundet med menneskerettigheder i henhold til LkSG dækkes især af Real Estate Group Department og virksomhedens miljøpolitik. Purchasing Group Department sikrer respekt for menneskerettigheder i forsyningskæden og har defineret nødvendige og passende foranstaltninger herfor i Purchasing Guidelines, Purchasing Manual og Supplier Code of Conduct.
3.5. Compliance-organisation
Bestyrelsen for TÜV SÜD AG har det overordnede ansvar for TÜV SÜDs CMS og strukturen i compliance-organisationen. TÜV SÜDs compliance-organisation består af Global Compliance Office med global styringsfunktion (placeret i TÜV SÜD AG), de lokale og regionale compliance officers udpeget for alle selskaber og regioner globalt, samt Corporate Compliance Committee, Risk Committee Corporate og Trust Channel Compliance Committee. Global Compliance Office består af Chief Compliance Officer, Head of Corporate Compliance, Corporate Compliance Officers, Global Human Rights Officer og andre medarbejdere. Compliance-organisationen ledes af Chief Compliance Officer, som rapporterer direkte til bestyrelsesformanden og ikke er underlagt instruktioner. Head of Corporate Compliance leder compliance-organisationen både strategisk og operationelt. Global Human Rights Officer har ansvaret for risikostyring vedrørende menneskerettigheder og miljørelaterede due diligence-forpligtelser i henhold til LkSG.
3.6. Compliance-kommunikation
Et af de vigtigste elementer i TÜV SÜDs CMS er risikotilpasset kommunikation om compliance-emner. På den ene side kommunikeres der til medarbejdere via skriftlige regler, træningskurser og andre tiltag – såsom Compliance Moment, som ledere skal præsentere mindst én gang hver sjette måned. Formålet med compliance-kommunikationen er at informere medarbejderne om relevante emner, uddybe deres viden om compliance, samt at fremhæve deres ansvar for egne handlinger og styrke deres bevidsthed om CMS. Ændringer eller nye versioner af retningslinjer annonceres koncernbredt via flere kanaler. Alle medarbejdere globalt skal deltage i det årlige compliance e-learning, som siden 2022 også indeholder et læringskort om menneskerettigheder og miljørelaterede forpligtelser i henhold til LkSG. Derudover findes målgruppespecifik kommunikation, f.eks. til leverandører, eller klasseundervisning for medarbejdere med mere risikopræget arbejde.
Ud over kommunikation med medarbejderne rapporterer Global Compliance Office også én gang årligt til bestyrelsen og tilsynsrådet for TÜV SÜD AG via en compliance-rapport. Rapporten indeholder aktiviteter fra det forgangne år samt hændelser og de trufne foranstaltninger. Global Human Rights Officer udarbejder mindst én gang årligt, og ad hoc, en rapport om de vigtigste aktiviteter i overvågningen af risikostyring vedrørende menneskerettigheder og miljøforpligtelser i henhold til LkSG. Rapporten indeholder især resultaterne af regelmæssige og eventuelle hændelsesbaserede risikovurderinger relateret til TÜV SÜDs egne forretningsaktiviteter og leverandører samt de heraf afledte foranstaltninger. Rapporteringen sker til TÜV SÜD AG's bestyrelse samt ledelsen i de relevante koncernselskaber, der er omfattet af LkSG.
3.7. Compliance-overvågning og forbedring
For at verificere hensigtsmæssighed og effektivitet overvåges TÜV SÜDs CMS regelmæssigt – ikke kun af Global Compliance Office selv, men også af interne og eksterne interessenter. Alle relevante compliance-aktiviteter dokumenteres passende til dette formål. Systematisk compliance-overvågning fremhæves som en særlig overvågningsforanstaltning. Den baseres på hændelsesrelaterede undersøgelser, indberetninger i TÜV SÜD Trust Channel og anden relevant compliance-information og data, f.eks. medarbejderundersøgelser, der gennemføres med jævne mellemrum. Desuden gennemføres en standardiseret compliance survey rettet mod de lokale compliance officers, samt regelmæssige compliance-audits udført af Internal Audit Group Department.
Hvis der identificeres mulige svagheder i forbindelse med overvågningen af TÜV SÜDs CMS, eller der opdages overtrædelser, rapporteres dette dels til de relevante beslutningstagere, og dels træffes passende foranstaltninger til at forbedre systemet.
4. Risikoanalyser
For at identificere og vurdere risici relateret til menneskerettigheder og miljø i TÜV SÜDs egne forretningsaktiviteter og hos TÜV SÜDs leverandører, gennemfører de respektive ansvarlige afdelinger risikovurderinger som beskrevet nedenfor. Disse gennemføres mindst én gang årligt samt ad hoc, dvs. hvis TÜV SÜD må forvente en væsentligt ændret eller væsentligt udvidet risikosituation i egne forretningsaktiviteter eller i forsyningskæden – f.eks. på grund af nye projekter, forretningsområder eller relevante virksomhedsovertagelser – eller hvis indberetninger fra whistleblowere antyder en ændret risikosituation.
4.1. Risikovurderinger relateret til TÜV SÜDs egne forretningsaktiviteter
Risikovurderinger relateret til menneskerettighedsrisici i henhold til § 2, stk. 2, nr. 1-8 og 12 i LkSG i TÜV SÜDs egne forretningsaktiviteter udføres under ansvar af HR Group Department; de lokale Compliance Officers inddrages til faglig støtte.
Risikovurderinger relateret til menneskerettigheds- og miljørelaterede risici i henhold til § 2, stk. 2, nr. 9-11 og stk. 3 i LkSG i TÜV SÜDs egne forretningsaktiviteter udføres af Global Compliance Office; relevante afdelinger som f.eks. Real Estate Group Department eller Quality Management Group Department inddrages til faglig støtte.
Risikovurderingerne i TÜV SÜDs egne forretningsaktiviteter overvåges af den globale menneskerettighedsansvarlige, som yder faglig støtte, når det er nødvendigt.
Risikovurderingerne gennemføres ved hjælp af den såkaldte modstrømsmetode:
| "Top-down": Koordinering med forskellige interessenter og definition af risikoscenarier relevante for TÜV SÜD. Udarbejdelse af et risikobaseret spørgeskema, der for hvert risikoscenarie spørger ind til i) hvilken potentiel indvirkning risikoens indtræden har i et realistisk worst-case-scenarie uden modforanstaltninger, ii) hvilke relevante modforanstaltninger der findes, og iii) hvad sandsynligheden for risikoens indtræden er, under hensyntagen til de eksisterende modforanstaltninger. "Bottom-up": Risikovurdering via spørgeskema ud fra risikoscenarier foretaget af medarbejdere i nøglefunktioner i TÜV SÜD-virksomhederne. Det drejer sig især om medarbejdere, der potentielt kan påvirke risikoen, som f.eks. lokale QM-ansvarlige ved miljørelaterede risici i henhold til § 2, stk. 3 i LkSG eller lokale HR-ansvarlige ved menneskerettighedsrisici i henhold til § 2, stk. 2, nr. 1-8 og 12 LkSG. Derudover besvares spørgeskemaet af de lokale compliance officers for at sikre fire øjne-princippet og inddrage forskellige faglige synspunkter. |  |
Ud over risikovurderingen udført i henhold til den beskrevne modstrømsmetode overvåges alle TÜV SÜD-koncernens selskaber, hvor TÜV SÜD AG, TÜV SÜD Auto Service GmbH, TÜV SÜD Industrie Service GmbH, TÜV SÜD Product Service GmbH eller TÜV Technische Überwachung Hessen GmbH direkte eller indirekte har majoritetsandel eller på anden måde udøver afgørende indflydelse, for potentielle menneskerettigheds- og miljørelaterede risici ved hjælp af en internetbaseret softwareløsning understøttet af kunstig intelligens. Dette indebærer 24/7 overvågning af sociale medier, nyheder og anden information tilgængelig på internettet via en søgning baseret på nøgleord for at finde rapporter om individuelle TÜV SÜD-selskaber. Rapporteringer om potentielle risici meddeles til Global Compliance Office som "risikoalarmer". Global Compliance Office kontrollerer "risikoalarmerne" for tilstrækkelig plausibilitet og håndterer solid information i henhold til den definerede procedure for anmeldelser via TÜV SÜD Trust Channel (jf. afsnit 7 nedenfor).
4.2. Risikovurderinger vedrørende TÜV SÜDs direkte leverandører og eventuelt indirekte leverandører
Risikovurderinger relateret til TÜV SÜDs leverandører udføres under ansvar af Purchasing Group Department. Dette omfatter ikke risikovurderinger relateret til leverandører, som er baseret på indkøbstyper i henhold til bilag 2 i Purchasing Guideline, og som Purchasing Group Department derfor ikke har ansvar for (f.eks. forsikringsaftaler eller aftaler med revisorer og skatterådgivere); risikovurderinger vedrørende sådanne leverandører udføres af Global Compliance Office.
Risikovurderinger vedrørende alle TÜV SÜD-leverandører overvåges af den globale menneskerettighedsansvarlige, som yder faglig støtte, hvor det er nødvendigt.
Formålet med risikovurderingerne er at identificere menneskerettigheds- og miljørelaterede risici hos TÜV SÜDs direkte leverandører over hele verden og vurdere de identificerede risici, især på baggrund af følgende kriterier: sandsynligheden for risikoens indtræden, alvoren af den krænkelse, der typisk kan forventes ved risikoens indtræden, TÜV SÜDs evne til at påvirke den direkte årsag til risikoen eller overtrædelsen og karakteren af TÜV SÜDs kausale bidrag.
4.2.1. Årlig analyse af risici hos TÜV SÜDs direkte leverandører
Ved den årlige risikovurdering opnås først et overblik over alle aktuelle direkte leverandører; heraf filtreres såkaldte undtagelser i henhold til bilag 2 i Purchasing Guideline og overdrages til Global Compliance Office til videre analyse. På grund af det store antal direkte leverandører fokuseres der fremadrettet kun nærmere på de leverandører, hvor TÜV SÜD – ud fra sin indkøbsvolumen – dels har en vis grad af indflydelse, og dels hvor et potentielt kausalt bidrag til en mulig overtrædelse ikke ville være ubetydeligt. På denne måde prioriteres de risici, hvor TÜV SÜDs indflydelse kan skabe en reel positiv forandring. Denne tilgang vurderes regelmæssigt.
De årlige risikovurderinger udføres på følgende måde:
- Ved hjælp af anerkendte indeks som Global Slavery Index, ITUC Global Rights Index eller EPI – Environmental Performance Index, forskellige indikatorer fra FN’s SDG-database samt forskningsrapport 543 udgivet af det tyske arbejdsministerium i juli 2020 identificeres i første omgang de direkte leverandører, der er udsat for en abstrakt branche- eller landespecifik risiko. En softwareløsning anvendes til at understøtte denne proces.
- I anden fase konkretiseres dette abstrakte overblik: Purchasing Group Department bruger informationer, som dels opnås via AI-baseret internetscreening i softwaren og dels suppleres med selverklæringer fra leverandørerne. Global Compliance Office foretager risikotilpassede individuelle undersøgelser. Her analyseres også sandsynligheden for indtræden og alvoren af en eventuel krænkelse.
- I den sidste fase vurderes indkøbsvolumenerne for at bestemme TÜV SÜDs indflydelse samt eventuelt kausalt bidrag, og der prioriteres, hvilke direkte leverandører der først skal reagere på de identificerede risici med passende foranstaltninger.
I fremtiden skal ikke kun direkte leverandører, men også indirekte leverandører i højere grad indgå i vurderingen af TÜV SÜDs forsyningskæde. Blandt andet er der planlagt "Worker Voice"-undersøgelser for indirekte leverandører identificeret som kritiske.
4.2.2. Permanent overvågning af risici hos TÜV SÜDs direkte leverandører
Ud over den årlige risikovurdering overvåges de direkte leverandører med de højeste risici samt visse betydningsfulde leverandører permanent for potentielle menneskerettigheds- og miljørelaterede risici via en softwareløsning. Dette indebærer 24/7 overvågning af sociale medier, nyheder og anden information tilgængelig online baseret på søgning efter nøgleord for at identificere rapporter om leverandører. Risikoalarmer meddeles til de ansvarlige medarbejdere i Procurement Group Department og til den globale menneskerettighedsansvarlige. Sådanne notifikationer udløser en kontrolproces defineret i Purchasing Manual, som kan føre til yderligere foranstaltninger (se nærmere i afsnit 5.2. og 6.2. nedenfor).
4.2.3. Risikovurdering ved nye direkte leverandører
Uanset ovenstående underlægges alle nye direkte leverandører en uafhængig risikovurdering i henhold til kriterierne nævnt i afsnit 4.2.1. inden etablering af det nye forretningsforhold.
4.2.4. Ad hoc-begivenhedsbaserede risikovurderinger for enkelte indirekte leverandører
Hvis TÜV SÜD opnår begrundet viden om faktiske indikationer, der tyder på mulighed for overtrædelse af menneskerettigheds- eller miljøforpligtelser hos en indirekte leverandør, underlægges oplysningerne en indledende vurdering af Purchasing Group Department eller – ved leverandører i henhold til bilag 2 i Purchasing Guideline – af Global Compliance Office, afhængigt af forsyningskædens placering. Derefter analyseres sandsynlighed og alvoren af en eventuel overtrædelse. Ved en faktisk overtrædelse vurderes konsekvenserne. Endelig vurderes, i hvilket omfang der kan iværksættes passende tiltag (se afsnit 5.2. og 6.2.).
Resultaterne bruges til at justere prioriterede risici i den almindelige risikovurdering.
4.2.5. Ad hoc-begivenhedsbaserede risikovurderinger af hele forsyningskæden
Hvis TÜV SÜD forventer en væsentligt ændret eller udvidet risikosituation i forsyningskæden, gennemfører Purchasing Group Department og Global Compliance Office en hurtig indledende vurdering ud fra branche- og landespecifikke risici og efterfølgende målrettede undersøgelser. Derefter analyseres sandsynlighed og alvor, og der vurderes, i hvilket omfang passende tiltag kan iværksættes.
Resultaterne anvendes til at revurdere prioriteterne i den almindelige risikovurdering.
5. Forebyggende foranstaltninger og kontrol af effektiviteten
Hos TÜV SÜD består de forebyggende foranstaltninger i forhold til forekomsten af menneskerettigheds- og miljørelaterede risici i egne forretningsaktiviteter primært i at fastlægge relevante adfærdsregler i skriftlige retningslinjer, formidle dem i hele koncernen via forskellige kanaler og forankre indholdet gennem træningsprogrammer. Lokale Compliance Officers er udpeget i alle TÜV SÜD-selskaber og -regioner globalt for at koordinere kommunikation om compliance og træning, herunder indhold om menneskerettigheder og miljørelaterede forpligtelser.
Kernen i dette regelsæt hos TÜV SÜD er adfærdskodekset (Code of Conduct), som indeholder et kapitel om overholdelse af menneskerettigheds- og miljøbeskyttelsesforpligtelser. De grundlæggende regler fra adfærdskodekset er præciseret i koncernretningslinjer såsom retningslinjen for menneskerettigheder og arbejdsret, mangfoldighed og inklusion, foreningsfrihed, globalt sundheds- og sikkerhedsledelsessystem, fair og lige aflønning samt miljøpolitikken.
Alle TÜV SÜD-medarbejdere verden over er forpligtet til at gennemføre e-learning om compliance én gang om året. Siden 2022 har denne træning også indeholdt et læringskort om menneskerettigheds- og miljøbeskyttelsesforpligtelser i henhold til LkSG, som vurderes årligt for behov for tilpasning. Derudover foregår målgruppetilpasset kommunikation og klasseundervisning for medarbejdere med mere risikofyldte opgaver.
I januar 2023 blev der udsendt et "Compliance Moment" med fokus på menneskerettigheds- og miljørelaterede risici. Ét "Compliance Moment" præsenteres for alle medarbejdere af deres ledere hvert halve år. På den måde bliver alle medarbejdere globalt gjort særligt opmærksomme på emnet via en "Tone from the Top"-tilgang.
Ud over de ovenstående forebyggende foranstaltninger, som omfatter alle TÜV SÜD-medarbejdere, findes der yderligere risikobaserede, målgruppetilpassede tiltag. Disse omfatter især en bred vifte af tiltag fra den centrale indkøbsafdeling. TÜV SÜDs indkøbsstrategi er målrettet bæredygtighed; i alle indkøbsbeslutninger lægges særlig vægt på sociale og økologiske aspekter af bæredygtighed. Alle medarbejdere i indkøbsafdelingen modtager regelmæssig træning i menneskerettigheder og miljørelateret due diligence. Overholdelse af de bindende indkøbspraksisser, som er fastlagt i indkøbsmanualen, kontrolleres regelmæssigt.
Derudover gennemføres der regelmæssige forebyggende kontrolforanstaltninger: For eksempel udførte den interne revisionsafdeling i første halvår af 2023 en revision med fokus på at gennemgå implementeringsstatus for kravene i LkSG. Der blev ikke identificeret nogen negative afvigelser. I andet halvår af 2023 blev der udført endnu en revision, som specifikt gennemgik implementeringen af LkSG-kravene i TÜV SÜD-enheder, der foretager indkøb uden direkte involvering fra det centrale Shared Service Center Procurement. Der blev ikke identificeret væsentlige afvigelser.
5.2. Forebyggende foranstaltninger for risici hos TÜV SÜDs direkte leverandører og eventuelt indirekte leverandører
En af de vigtigste forebyggende foranstaltninger i forhold til menneskerettigheds- og miljørelaterede risici hos TÜV SÜDs direkte leverandører er en konsekvent udvælgelsesproces. Før en kontrakt underskrives, vurderes leverandøren ud fra et bæredygtighedsperspektiv. Ved udvælgelse af leverandører sikrer TÜV SÜD konsekvent, at bæredygtighedskrav opfyldes.
En anden central forebyggende foranstaltning er TÜV SÜDs leverandøradfærdskodeks (Supplier Code of Conduct), som blev fuldstændig revideret i 2024. Den udgør kernen i TÜV SÜDs forståelse af bæredygtighed og compliance i indkøb. Den beskriver især forventningerne til menneskerettigheder og miljørelaterede forhold hos TÜV SÜDs direkte leverandører. Med den nye version af kodekset blev indkøbsprocesserne tilpasset og den risikobaserede tilgang styrket. Leverandørkodekset kommunikeres bl.a. via e-mail og offentliggøres på internettet på tysk og 12 andre sprog. Det udgør også en integreret del af TÜV SÜDs generelle indkøbsbetingelser. Andelen af indkøb fra leverandører, der har forpligtet sig til at overholde forventningerne i leverandørkodekset, skal øges til 100 % senest i 2026.
TÜV SÜD iværksætter desuden yderligere forebyggende tiltag i et omfang, der svarer til risikoniveauet. Disse omfatter f.eks. en målrettet træningsvideo til leverandører om menneskerettigheds- og miljøbeskyttelsesforpligtelser, forebyggende egenevaluering fra leverandørens side og on-site-audits for at vurdere overholdelse af forventningerne i leverandørkodekset.
Hvis TÜV SÜD får begrundet viden om faktiske forhold, der indikerer en mulig overtrædelse af menneskerettigheds- eller miljøforpligtelser hos en indirekte leverandør, og disse oplysninger bekræftes i risikovurderingen (jf. pkt. 4.2.4), vil den ansvarlige fagafdeling iværksætte passende forebyggende foranstaltninger fra ovenstående liste, afhængigt af virksomhedens mulighed for at påvirke leverandøren og eventuelt eget medansvar. Derudover vil TÜV SÜD bruge den viden, der er opnået, til at gennemgå denne erklæring for eventuelt behov for tilpasning.
5.3. Evaluering af forebyggende foranstaltningers effektivitet
Alle regelsæt, der gælder for samtlige TÜV SÜD-medarbejdere, samt dem TÜV SÜD indgår bindende med leverandører og tredjeparter, gennemgås regelmæssigt for effektivitet og behov for tilpasning. Det samme gælder de øvrige forebyggende foranstaltninger, der er beskrevet ovenfor. Gennemgangen finder sted mindst én gang årligt på baggrund af resultaterne fra de årlige risikoanalyser samt ad hoc, hvis TÜV SÜD må forvente væsentligt ændrede eller udvidede risikoforhold i egne aktiviteter eller i forsyningskæden – f.eks. på grund af nye projekter, forretningsområder eller virksomhedsovertagelser – eller hvis whistleblower-rapporter indikerer en ændret risikosituation.
Ved den regelmæssige gennemgang af TÜV SÜDs leverandørkodeks blev der eksempelvis identificeret potentiale for videreudvikling. Den reviderede version blev offentliggjort i første kvartal af 2024.
6. Afhjælpende foranstaltninger og gennemgang af effektiviteten
Hvis det bliver klart, at der er en nært forestående eller allerede indtruffet overtrædelse af en menneskerettigheds- eller miljøforpligtelse i TÜV SÜDs egne forretningsaktiviteter, vil TÜV SÜD straks iværksætte passende afhjælpende foranstaltninger for at forhindre eller stoppe overtrædelsen. TÜV SÜD forfølger en nul-tolerancepolitik på dette område.
Typen af foranstaltning afhænger af forskellige faktorer, såsom typen og alvoren af den nært forestående eller faktiske overtrædelse. Afhængigt af de konkrete omstændigheder kan disciplinære sanktioner blive iværksat, og/eller der kan indledes strafferetlige eller civilretlige skridt. I henhold til gældende arbejdsret kan disciplinære foranstaltninger spænde fra en uformel påtale og en formel advarsel til opsigelse med eller uden varsel. Andre mulige foranstaltninger omfatter pligt til deltagelse i særlige træningsforløb, gensidigt aftalte ændringer i ansættelseskontrakten samt omplacering. Yderligere oplysninger findes i koncernens retningslinje om Compliance Tip-Offs, Undersøgelser og Sanktioner.
6.2. Afhjælpende foranstaltninger hos TÜV SÜDs direkte leverandører og eventuelt indirekte leverandører
Så snart TÜV SÜD bliver opmærksom på en nært forestående eller faktisk overtrædelse af en menneskerettigheds- eller miljøforpligtelse hos en af virksomhedens direkte leverandører, vil TÜV SÜD straks træffe passende afhjælpende foranstaltninger for at forhindre eller stoppe overtrædelsen eller begrænse dens omfang.
Det afgøres fra sag til sag, hvilke foranstaltninger der er passende, baseret på omstændigheder som typen og alvoren af overtrædelsen samt TÜV SÜDs mulighed for at påvirke situationen og eventuelle medvirken. Afhængigt af de konkrete forhold kan følgende foranstaltninger komme på tale: Først forsøges det at udvikle en fælles løsning i samarbejde med den pågældende leverandør og eventuelt relevante interessenter, hvor TÜV SÜD også kan bidrage med sin mangeårige erfaring og ekspertise i at beskytte mennesker, miljø og materielle værdier mod tekniske risici. Hvis det ikke er muligt at bringe overtrædelsen til ophør inden for en overskuelig fremtid, bør leverandøren udarbejde et specifikt handlingskoncept til at bringe overtrædelsen til ophør eller begrænse den, som TÜV SÜD kan yde støtte til efter behov. Implementeringen af dette koncept følges op og kontrolleres af TÜV SÜD. Derudover vurderer TÜV SÜD altid, om samarbejde med andre virksomheder – f.eks. i regi af brancheinitiativer – kan øge mulighederne for at påvirke den ansvarlige part. Yderligere tiltag omfatter midlertidig suspension af leverandørsamarbejdet og, i yderste konsekvens, opsigelse af forretningsforbindelsen.
Hvis TÜV SÜD opnår begrundet kendskab til faktiske indikationer, der antyder en overtrædelse af en menneskerettigheds- eller miljøforpligtelse hos en indirekte leverandør, og disse oplysninger bekræftes under risikovurderingen (jf. pkt. 4.2.4), vil den ansvarlige fagafdeling iværksætte passende afhjælpende foranstaltninger fra ovenstående liste – afhængigt af TÜV SÜDs mulighed for at påvirke den ansvarlige part og eventuelt eget medansvar.
6.3. Evaluering af effektiviteten af afhjælpende foranstaltninger
Alle regelsæt, der gælder for alle TÜV SÜD-medarbejdere globalt, samt dem som TÜV SÜD indgår bindende med leverandører og tredjeparter, bliver regelmæssigt gennemgået for at vurdere deres effektivitet og eventuelle behov for tilpasning. Det samme gælder de øvrige afhjælpende foranstaltninger, som er beskrevet ovenfor. Denne gennemgang sker mindst én gang om året på baggrund af resultaterne af de årlige risikoanalyser, samt ad hoc, hvis TÜV SÜD må forvente en væsentligt ændret eller udvidet risikosituation i egne forretningsaktiviteter eller i forsyningskæden – f.eks. som følge af nye projekter, forretningsområder eller virksomhedsovertagelser – eller hvis der indkommer whistleblower-rapporter, der antyder en ændret risikoprofil.
7. Klageprocedure og kontrol af effektiviteten
TÜV SÜD Trust Channel er en sikker og fortrolig kanal, som er tilgængelig døgnet rundt og kan benyttes af alle TÜV SÜD-medarbejdere verden over samt af kunder, leverandører og andre tredjeparter til at indberette bekymringer om mistanker eller overtrædelser; indberetninger kan også ske anonymt, i det omfang det ønskes. Whistleblowere har mulighed for at oplyse deres kontaktoplysninger eller oprette en sikker elektronisk postkasse, hvorigennem de anonymt og fortroligt kan kommunikere med koncernens Compliance-afdeling. TÜV SÜD Trust Channel er et internetbaseret whistleblower-system, som er tilgængeligt på de 19 sprog, der er relevante for TÜV SÜDs forretningsaktiviteter, og systemet administreres teknisk af en ekstern tjenesteudbyder. Alt indhold, der indberettes, behandles udelukkende af TÜV SÜD-medarbejdere. Alle data i en whistleblower-indberetning lagres på sikre servere i Tyskland. Yderligere information om whistleblower-systemet samt forretningsgangen findes på TÜV SÜD Trust Channel-websitet, som hostes på en sikker server; TÜV SÜD Trust Channel er desuden linket fra TÜV SÜDs hjemmeside og intranet og promoveres løbende gennem forskellige kommunikationskanaler. For at sikre den mest barrierefri adgang muligt, findes forretningsgangen på 19 sprog samt en forklarende video.
Medarbejdere, der i god tro og efter bedste evne indberetter oplysninger, må ikke stilles dårligere på nogen måde hos TÜV SÜD. Samtidig anerkender TÜV SÜD vigtigheden af at beskytte de personer, som en indberetning vedrører. Hverken disse personer eller whistleblowere må bringes i en kompromitterende situation for tidligt.
Compliance-organisationen undersøger alle indkomne oplysninger lokalt, regionalt eller globalt, og inddrager om nødvendigt også koncernens interne revisionsafdeling. Alle oplysninger behandles fortroligt og videregives kun til personer, der har et sagligt behov for at kende dem i forbindelse med undersøgelsen eller eventuelle efterfølgende tiltag ("need-to-know-princippet"). Beskyttelsen af både whistleblower og den berørte person sikres i alle undersøgelsestrin.
Hvis whistlebloweren har angivet kontaktoplysninger eller oprettet en kontaktkanal, vil vedkommende senest syv dage efter indsendelsen modtage en bekræftelse på modtagelsen af indberetningen. Senest tre måneder efter bekræftelsen vil den ansvarlige Compliance Officer give whistlebloweren information om eventuelle planlagte eller allerede iværksatte tiltag og begrundelserne herfor, medmindre dette vil kunne kompromittere undersøgelsen eller de involverede parter.
Hvis en indberetning bekræftes, iværksættes passende disciplinære foranstaltninger, og om nødvendigt vil der blive foretaget strafferetlige eller civilretlige skridt. TÜV SÜD har en nul-tolerancepolitik på dette område. De relevante beslutningstagere orienteres løbende om bekræftede menneskerettigheds- eller miljørelaterede risici samt overtrædelser, som følge af indberetninger. For at forebygge fremtidige risici og overtrædelser iværksættes der passende tiltag i bekræftede tilfælde, såsom ændringer i processer, kommunikationstiltag og målgruppetilpasset træning.
Yderligere oplysninger findes i koncernens retningslinje for indberetninger, undersøgelser og sanktioner. Som alle øvrige regler og retningslinjer, der gælder for alle TÜV SÜD-medarbejdere i hele koncernen, gennemgås denne retningslinje regelmæssigt med henblik på effektivitet og eventuelle nødvendige tilpasninger. Det samme gælder for de øvrige beskrevne procedurer. Dette sker mindst én gang årligt på baggrund af den årlige risikovurdering samt ad hoc – f.eks. hvis TÜV SÜD må forvente en væsentligt ændret eller udvidet risikoprofil i egen drift eller forsyningskæde, eksempelvis som følge af nye projekter, forretningsområder eller virksomhedsovertagelser, eller hvis whistleblower-indberetninger peger på en ændret risikosituation.
8. Dokumentation og rapportering
I 2024 indsendte TÜV SÜD AG, TÜV SÜD Auto Service GmbH og TÜV SÜD Industrie Service GmbH for første gang en rapport i henhold til § 10, stk. 2 i LkSG vedrørende overholdelse af menneskerettigheds- og miljørelaterede due diligence-forpligtelser i henhold til § 3 i LkSG for regnskabsåret 2023 og offentliggjorde den gratis på TÜV SÜDs koncernfælles website.
I december 2024
TÜV SÜD AGBestyrelsen
Dr. Johannes Bußmann
Ishan Palit
TÜV SÜD Auto Service GmbH
De administrerende direktører
Patrick Fruth
Stephan Jacoby
Axel Bischopink
TÜV SÜD Industry Service GmbH
The Managing Directors
Ferdinand Neuwieser
Thomas Kainz
Simon Kellerer
Paula Pias Peleteiro
TÜV SÜD Product Service GmbH
De administrerende direktører
Walter Reithmaier
Patrick van Welij
TÃœV Technische Ãœberwachung Hessen GmbH
De administrerende direktører
Henning Stricker
Thomas Walkenhorst
