Nella rapida evoluzione della protezione dei dati personali, il Responsabile della protezione dei dati personali (DPO) assume un ruolo di crescente importanza. Tra le sue molteplici responsabilità, c'è quella fondamentale di "sorvegliare l'attribuzione delle responsabilità," come previsto dall'articolo 39, paragrafo 1b) del Regolamento GDPR sulla protezione dei dati. Ma cosa implica concretamente questa responsabilità?
Il DPO deve analizzare le procedure dell'organizzazione, tra cui il ciclo di vita delle risorse umane, come selezione, assunzione, gestione della formazione, dimissioni e cambi di mansioni. Deve anche tenere d'occhio eventi critici come i casi di data breach. Questo significa esaminare attentamente i documenti come funzionigrammi, organigrammi, modelli di nomine di autorizzati, mansionari, matrici RACI e regolamenti per gli autorizzati. È essenziale assicurarsi che questi documenti siano conformi alla normativa vigente e adeguati alle esigenze dell'organizzazione.
Un altro aspetto importante è la verifica dell'attribuzione dei permessi per l'accesso ai dati personali in base alle mansioni dei dipendenti, sia in posizioni di vertice che subalterne. Il DPO deve essere sempre aggiornato in caso di cambiamenti nell'organigramma o nelle responsabilità dei soggetti che gestiscono dati personali.
Il DPO deve essere informato su eventuali nuove tecnologie, soluzioni organizzative e variazioni o estensioni del business aziendale. In base a queste informazioni, deve riesaminare e, se necessario, rivedere le procedure e le responsabilità. Inoltre, può effettuare audit o richiedere che vengano pianificati ed eseguiti, valutando le azioni correttive o di miglioramento.
Il DPO deve verificare come l'organizzazione sta applicando le normative attuali, come il recente Decreto Legislativo 24/2023 sulla "Direttiva whistleblowing" o il "Digital Services Act". Deve valutare l'adeguatezza e la tempestività delle misure adottate in risposta a queste nuove leggi.
Infine, un aspetto rilevante è quello della formazione del DPO. Data la complessità e la trasversalità delle sue responsabilità e la costante evoluzione delle normative, il DPO deve investire nella sua formazione continua. Questa formazione dovrebbe coprire aspetti legali, organizzativi e, almeno in modo basilare, tecnici. Con una formazione adeguata, il DPO sarà in grado di mantenere la sua competenza e guidare l'organizzazione nella protezione dei dati personali in modo efficace ed efficiente.
Per svolgere queste complesse attività in modo corretto e documentato, a tutela di tutte le parti interessate, il DPO deve possedere una competenza significativa non solo nelle questioni legali, ma anche in quelle organizzative. Inoltre, deve avere una comprensione di base dei principi che regolano un sistema di gestione della protezione dei dati in modo da potersi interfacciare con le funzioni specializzate che ricoprono ruoli tecnici, tra cui eventualmente anche i fornitori.
In un panorama sempre più sfidante per quanto concerne la protezione dei dati, il ruolo del DPO diventa sempre più cruciale, garantendo l'attribuzione delle responsabilità in modo sistemico, accurato ed efficiente.
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