Legge tedesca sugli obblighi di diligenza aziendale nelle catene di fornitura ("LKSG")

La conformità ai requisiti in materia di diritti umani e di due diligence ambientale è, dal 2022, un tema centrale all'interno del Sistema di Gestione della Conformità (Compliance Management System – CMS) a livello di gruppo. Il CMS di TÜV SÜD si basa su sette pilastri fondamentali:

3.1. Cultura della conformità

La cultura della conformità costituisce la base del CMS di TÜV SÜD. È caratterizzata dal cosiddetto “Tone from the Top”, ovvero dall'esempio fornito dal management. La conformità ha un'importanza centrale per TÜV SÜD, poiché il gruppo fonda la propria attività sulla fiducia nell’indipendenza e nell’integrità dei propri servizi, finalizzati alla tutela delle persone, dell’ambiente e dei beni. La cultura della conformità di TÜV SÜD implica che tutti i dipendenti accettino, rispettino e sostengano l’elevata importanza di un comportamento conforme alle regole. Ci aspettiamo la stessa cultura anche da parte dei nostri fornitori.

3.2. Obiettivi di conformità

Uno degli obiettivi principali del CMS di TÜV SÜD è il comportamento conforme di tutti i dipendenti del gruppo e dei soggetti terzi incaricati, nell’erogazione dei servizi. Per quanto riguarda i fornitori, l’obiettivo è che essi rispettino le aspettative definite nel Codice di Condotta per i Fornitori di TÜV SÜD. Tutte le segnalazioni di non conformità vengono esaminate e, in caso di violazione, vengono applicate sanzioni. TÜV SÜD adotta un approccio di tolleranza zero in questo ambito.

3.3. Rischi di conformità

Attraverso analisi periodiche dei rischi generali di conformità e analisi specifiche legate alla LkSG (Legge tedesca sulla due diligence della catena di fornitura), condotte a livello di gruppo, vengono identificati i rischi che potrebbero comportare violazioni delle normative e, di conseguenza, compromettere il raggiungimento degli obiettivi di conformità. Per un gruppo con operatività globale come TÜV SÜD, è essenziale la collaborazione tra le diverse aree specialistiche e le regioni. I rischi individuati vengono analizzati in base alla probabilità di accadimento e alle possibili conseguenze. Inoltre, il Comitato di Conformità, composto da dirigenti del gruppo e riunito più volte all’anno, discute gli sviluppi in materia di compliance e valuta eventuali nuovi rischi. Sulla base delle analisi di rischio vengono definiti principi e misure finalizzati alla riduzione dei rischi e alla prevenzione delle non conformità.

3.4. Programma di conformità

Il programma di conformità di TÜV SÜD ha un approccio prevalentemente preventivo. L’obiettivo è prevenire in anticipo eventuali violazioni, in particolare attraverso la sensibilizzazione e la formazione dei dipendenti e l’implementazione di processi aziendali preventivi. Oltre alle misure preventive, il programma comprende anche misure correttive in caso di non conformità e un sistema di segnalazione delle violazioni, il TÜV SÜD Trust Channel. Dal 2022, il programma include un focus specifico sui diritti umani e sugli obblighi ambientali correlati.
Il nucleo centrale del programma è rappresentato dal Codice di Condotta, che definisce le regole fondamentali per la conformità all’interno del gruppo. Il Codice di Condotta include un capitolo specifico sul rispetto dei diritti umani e degli obblighi di tutela ambientale.
Le regole fondamentali contenute nel Codice di Condotta sono dettagliate in apposite linee guida, applicabili a tutto il gruppo, emesse dai dipartimenti specialistici competenti. Il rispetto sistematico dei diritti umani nelle attività del gruppo è assicurato, ad esempio, dalle linee guida del Dipartimento Risorse Umane su: diritti umani e diritto del lavoro, diversità e inclusione, libertà di associazione, gestione globale della salute e sicurezza, equità e parità retributiva, e altre. I rischi ambientali legati ai diritti umani, come definiti dalla LkSG, sono trattati in particolare dal Dipartimento Real Estate e dalla Politica Ambientale. Il Dipartimento Acquisti garantisce il rispetto dei diritti umani nella catena di fornitura attraverso specifiche misure contenute nelle Linee Guida per gli Acquisti, nel Manuale Acquisti e nel Codice di Condotta per i Fornitori.

3.5. Organizzazione della conformità

Il Consiglio di Amministrazione di TÜV SÜD AG ha la responsabilità complessiva per il CMS e per la struttura organizzativa della conformità. L’organizzazione della conformità di TÜV SÜD si compone del Global Compliance Office (con funzione di coordinamento globale), degli Officer Locali e Regionali nominati per tutte le aziende e le aree geografiche del gruppo, oltre ai comitati Corporate Compliance, Risk Committee Corporate e Trust Channel Compliance Committee. Il Global Compliance Office comprende il Chief Compliance Officer, il Responsabile della Compliance Corporate, i Compliance Officer Corporate, il Global Human Rights Officer e altri membri dello staff. L’intera struttura è guidata dal Chief Compliance Officer, che riporta direttamente al Presidente del Consiglio di Amministrazione, senza vincoli gerarchici. Il Responsabile della Compliance Corporate coordina le attività strategiche e operative dell’organizzazione. Il Global Human Rights Officer è responsabile della gestione del rischio con riferimento agli obblighi di due diligence in materia di diritti umani e ambiente, secondo la LkSG.

3.6. Comunicazione in materia di conformità

Uno degli elementi chiave del CMS è la comunicazione mirata e proporzionata ai rischi in tema di conformità. Questa avviene, da un lato, nei confronti dei dipendenti TÜV SÜD tramite regolamenti scritti, corsi di formazione e altri strumenti comunicativi, come il Compliance Moment, presentato dal management almeno una volta ogni sei mesi. La comunicazione ha l’obiettivo di informare i dipendenti sui temi rilevanti di conformità, rafforzare le competenze e la consapevolezza individuale e promuovere l’assunzione di responsabilità. Gli aggiornamenti delle linee guida sono diffusi in modo capillare. Tutti i dipendenti del gruppo devono partecipare ogni anno all’e-learning sulla conformità, che dal 2022 include anche un modulo specifico su diritti umani e obblighi ambientali secondo la LkSG. Inoltre, sono previste comunicazioni mirate per i fornitori e sessioni formative in presenza per i dipendenti coinvolti in attività a maggiore rischio.
Oltre alla comunicazione interna, il Global Compliance Office redige annualmente un report per il Consiglio di Amministrazione e il Consiglio di Sorveglianza di TÜV SÜD AG, che illustra le attività svolte e gli eventuali incidenti di conformità, incluse le misure adottate. Il Global Human Rights Officer redige almeno una volta all’anno, e anche su base ad hoc, un report sulle attività svolte per monitorare il rispetto degli obblighi di due diligence in materia di diritti umani e ambiente, secondo la LkSG. Il report comprende, in particolare, i risultati delle analisi di rischio, periodiche o legate a eventi specifici, relative sia alle attività del gruppo che alla catena di fornitura, nonché le eventuali misure adottate. I report sono indirizzati al Consiglio di Amministrazione di TÜV SÜD AG e ai management delle aziende del gruppo soggette alla LkSG.

3.7. Monitoraggio e miglioramento del sistema di conformità

Per garantire l’idoneità e l’efficacia del CMS, TÜV SÜD lo sottopone a monitoraggio regolare, sia tramite il Global Compliance Office sia attraverso stakeholder interni ed esterni. Tutte le attività rilevanti sono adeguatamente documentate. In particolare, va evidenziato il monitoraggio sistematico della conformità, che si basa su indagini specifiche a seguito di incidenti, segnalazioni tramite il Trust Channel, e altre informazioni e dati rilevanti (come i risultati dei sondaggi periodici tra i dipendenti). Il monitoraggio include anche una survey standardizzata rivolta in particolare ai Compliance Officer Locali, oltre ad audit regolari svolti dal Dipartimento Internal Audit.
Nel caso vengano individuate potenziali criticità o violazioni, queste vengono segnalate ai decisori competenti e vengono attuate misure correttive per il miglioramento continuo del sistema.

Per identificare e valutare i rischi legati ai diritti umani e all’ambiente nelle attività proprie di TÜV SÜD e presso i fornitori, i dipartimenti competenti conducono analisi dei rischi come descritto di seguito. Tali analisi vengono eseguite almeno una volta all’anno e su base ad hoc, ossia ogni qualvolta TÜV SÜD preveda un cambiamento significativo o un ampliamento sostanziale dello scenario di rischio nelle proprie attività o nella catena di fornitura (ad esempio in seguito a nuovi progetti, settori operativi, acquisizioni aziendali rilevanti, o a segnalazioni da parte di whistleblower che suggeriscano un cambiamento nel profilo di rischio).

4.1. Analisi dei rischi nelle attività proprie di TÜV SÜD

Le analisi dei rischi relativi ai diritti umani, ai sensi dell’art. 2, comma 2, nn. 1–8 e 12 della LkSG, nelle attività proprie di TÜV SÜD sono effettuate sotto la responsabilità del Dipartimento Risorse Umane del Gruppo, con il supporto tecnico degli Officer Locali per la Conformità.

Le analisi dei rischi relativi a diritti umani e ambiente, ai sensi dell’art. 2, comma 2, nn. 9–11 e comma 3 della LkSG, nelle attività proprie di TÜV SÜD sono condotte dal Global Compliance Office, con il supporto tecnico di altri dipartimenti rilevanti, come il Dipartimento Real Estate o il Dipartimento Gestione Qualità.
Il Global Human Rights Officer supervisiona le analisi dei rischi e fornisce supporto specialistico, ove necessario.

Le analisi sono condotte secondo il cosiddetto metodo a controcorrente:

"Top-down": Coordinamento con diversi stakeholder e definizione degli scenari di rischio rilevanti per TÜV SÜD. Viene predisposto un questionario basato sul rischio, che valuta per ciascuno scenario: i) l’impatto potenziale in uno scenario realistico di massima gravità senza contromisure; ii) le contromisure già esistenti; iii) la probabilità che lo scenario si verifichi, tenendo conto delle misure in essere. “Bottom-up”: Valutazione del rischio tramite il medesimo questionario, compilato da dipendenti in funzioni chiave delle società del gruppo TÜV SÜD, in particolare da figure che possono influenzare il rischio, come gli Officer Locali della Qualità per i rischi ambientali (art. 2, comma 3 LkSG) e gli Officer Locali delle Risorse Umane per i rischi sui diritti umani (art. 2, comma 2, nn. 1–8 e 12 LkSG). Il questionario viene inoltre compilato dagli Officer Locali per la Conformità per garantire il principio della doppia verifica e integrare diversi punti di vista professionali.

La valutazione dei questionari, la ponderazione e la prioritizzazione dei rischi individuati, nonché la documentazione e la reportistica, sono curate dal dipartimento specialistico competente. Ulteriori dettagli sono riportati nella Linee guida per l’analisi dei rischi di conformità a livello di gruppo.
Oltre all’analisi sopra descritta, tutte le società del gruppo TÜV SÜD in cui TÜV SÜD AG, TÜV SÜD Auto Service GmbH, TÜV SÜD Industrie Service GmbH, TÜV SÜD Product Service GmbH o TÜV Technische Überwachung Hessen GmbH detengano direttamente o indirettamente una partecipazione di maggioranza o esercitino un’influenza determinante, sono oggetto di monitoraggio continuo dei rischi potenziali tramite una soluzione software di screening su Internet basata su intelligenza artificiale.

Tale sistema analizza in tempo reale social media, notizie e altre fonti online utilizzando ricerche per parole chiave per identificare contenuti riferiti alle aziende del gruppo. Le segnalazioni di rischi potenziali (risk alert) vengono inviate al Global Compliance Office, che verifica la plausibilità delle informazioni ricevute e, in caso di contenuti solidi, agisce secondo le procedure previste dal TÜV SÜD Trust Channel (vedi §7).

4.2. Analisi dei rischi relativi ai fornitori diretti e, se del caso, indiretti

Le analisi dei rischi riguardanti i fornitori di TÜV SÜD sono effettuate sotto la responsabilità del Dipartimento Acquisti del Gruppo, ad eccezione dei casi previsti dall’Allegato 2 delle Linee Guida per gli Acquisti (es. contratti assicurativi, revisori o consulenti fiscali), per i quali la responsabilità ricade sul Global Compliance Office.
Tutte le analisi dei rischi relativi ai fornitori sono supervisionate dal Global Human Rights Officer, che fornisce supporto specialistico ove necessario.
Lo scopo è identificare e valutare i rischi legati a diritti umani e ambiente presso i fornitori diretti in tutto il mondo, considerando in particolare:

• la probabilità di accadimento del rischio,
• la gravità della violazione che ci si aspetta in caso di evento,
• la capacità di TÜV SÜD di influenzare direttamente la causa del rischio o della violazione,
• il grado di responsabilità causale di TÜV SÜD.

4.2.1. Analisi annuale dei rischi dei fornitori diretti

In una prima fase, si ottiene un quadro aggiornato di tutti i fornitori diretti attivi. I fornitori che rientrano nelle eccezioni dell’Allegato 2 vengono filtrati e trasferiti al Global Compliance Office per ulteriori verifiche. Data la numerosità dei fornitori diretti, e applicando un approccio selettivo basato sul rischio, vengono esaminati più a fondo solo quei fornitori su cui TÜV SÜD esercita una certa influenza (in base al volume di acquisti) e dove si ipotizza un contributo causale non trascurabile a una possibile violazione. In questo modo si dà priorità ai casi in cui l’influenza di TÜV SÜD può concretamente generare un cambiamento positivo. Tale approccio viene riesaminato periodicamente.

L’analisi annuale si articola come segue:

• Fase 1: utilizzo di indici riconosciuti (Global Slavery Index, ITUC Global Rights Index, Environmental Performance Index, UN SDG database, Rapporto 543 del Ministero tedesco del Lavoro) per determinare i rischi astratti, per settore o paese, dei fornitori. Una soluzione software supporta questa fase.
• Fase 2: approfondimento tramite i dati ottenuti dallo screening online basato su intelligenza artificiale e dalle self-assessment fornite dai fornitori. Il Global Compliance Office svolge ulteriori accertamenti caso per caso, valutando la probabilità e la gravità del rischio.
• Fase 3: determinazione dell’influenza di TÜV SÜD e dell’eventuale responsabilità causale in base al volume di acquisti, al fine di stabilire quali fornitori devono rispondere per primi con misure appropriate.

In futuro, anche i fornitori indiretti verranno considerati con maggiore attenzione. Tra le iniziative previste, vi sono sondaggi di tipo “Worker Voice” rivolti ai fornitori indiretti identificati come critici.

4.2.2. Monitoraggio continuo dei rischi dei fornitori diretti

Oltre all’analisi annuale, i fornitori diretti con rischio elevato e altri fornitori rilevanti sono soggetti a monitoraggio continuo tramite software, che analizza in tempo reale contenuti online mediante parole chiave. Le segnalazioni vengono inviate ai referenti del Dipartimento Acquisti per il gruppo di prodotto o la regione di competenza, e al Global Human Rights Officer. Le segnalazioni attivano una procedura di revisione prevista nel Manuale Acquisti, che può comportare ulteriori misure (vedi §§ 5.2 e 6.2).

4.2.3. Analisi dei rischi per nuovi fornitori diretti

Indipendentemente da quanto sopra, ogni nuovo fornitore diretto è soggetto, prima dell’avvio del rapporto commerciale, a un’analisi indipendente dei rischi secondo i criteri definiti nel § 4.2.1.

4.2.4. Analisi ad hoc sui rischi legati a singoli fornitori indiretti

Se TÜV SÜD riceve informazioni concrete che indicano una possibile violazione dei diritti umani o ambientali da parte di un fornitore indiretto, queste vengono subito sottoposte a una prima valutazione da parte del Dipartimento Acquisti o, se si tratta di fornitori rientranti nell’Allegato 2, dal Global Compliance Office, in base alla posizione nella catena di fornitura. Seguono l’analisi della probabilità di concretizzazione e della gravità della violazione o, in caso di violazione accertata, la valutazione degli impatti. In base al potere d’influenza e all’eventuale contributo causale, si determina l’adozione di misure adeguate (vedi §§ 5.2 e 6.2). I risultati di tali analisi ad hoc servono anche a riesaminare le analisi regolari e a verificare la necessità di ricalibrare le priorità dei rischi.

4.2.5. Analisi ad hoc sui rischi nella catena di fornitura

Se TÜV SÜD prevede un cambiamento significativo o un ampliamento del profilo di rischio nella catena di fornitura, il Dipartimento Acquisti e il Global Compliance Office effettuano tempestivamente una valutazione iniziale dei nuovi rischi, considerando i rischi settoriali e geografici astratti, seguita da indagini mirate in base al rischio. Successivamente si analizzano:

• la probabilità di accadimento;
• la gravità della violazione in caso di concretizzazione;
• la capacità di TÜV SÜD di influire e l’eventuale responsabilità causale.

I risultati di tali analisi ad hoc servono a riesaminare le analisi regolari e a determinare l’eventuale aggiornamento della priorità assegnata ai rischi.

5.1. Misure preventive per i rischi nelle attività proprie di TÜV SÜD

In TÜV SÜD, le misure preventive per contrastare l’insorgenza di rischi legati ai diritti umani e all’ambiente nelle proprie attività si basano principalmente sulla definizione di regole di condotta rilevanti in documenti scritti, sulla loro diffusione attraverso vari canali a livello di gruppo e sul rafforzamento dei contenuti tramite attività formative.

In tutte le società e regioni del gruppo TÜV SÜD, sono stati nominati Compliance Officer Locali incaricati del coordinamento della comunicazione sui temi della conformità e della formazione, inclusi i contenuti relativi agli obblighi in materia di diritti umani e protezione ambientale.

Il nucleo di queste regole è rappresentato dal Codice di Condotta, che include un capitolo dedicato al rispetto dei diritti umani e agli obblighi ambientali. Le regole base contenute nel Codice sono dettagliate in apposite linee guida valide a livello di gruppo, come ad esempio:

• la linea guida su Diritti Umani e Diritto del Lavoro,
• Diversità e Inclusione,
• Libertà di Associazione,
• Gestione Globale della Salute e Sicurezza,
• Equità e Parità Retributiva,
• Politica Ambientale.

Tutti i dipendenti TÜV SÜD a livello globale sono tenuti a partecipare annualmente all’e-learning sulla conformità. Dal 2022, la formazione include anche una scheda di apprendimento specifica sugli obblighi legati ai diritti umani e alla tutela ambientale secondo la LkSG, oggetto di revisione annuale per eventuali aggiornamenti. È inoltre prevista una comunicazione mirata per specifici gruppi target e formazione in aula per i dipendenti con attività a rischio più elevato.

Nel gennaio 2023, il Compliance Moment è stato dedicato ai rischi in materia di diritti umani e ambiente. Ogni semestre, tutti i dipendenti ricevono un Compliance Moment da parte del proprio management, secondo l’approccio Tone from the Top, per aumentare la consapevolezza su questi temi in tutto il gruppo.

Oltre alle misure sopra citate, applicabili a tutto il personale TÜV SÜD, sono previste ulteriori misure preventive specifiche e proporzionate al rischio. Tra queste rientrano le iniziative del Dipartimento Acquisti del Gruppo, la cui strategia è orientata alla sostenibilità. In ogni decisione d’acquisto, si pone particolare attenzione agli aspetti sociali e ambientali. Tutti i dipendenti del Dipartimento Acquisti sono regolarmente formati in materia di due diligence sui diritti umani e sull’ambiente. Il rispetto delle pratiche d’acquisto vincolanti, definite nel Manuale Acquisti, viene verificato periodicamente.

Inoltre, vengono condotti controlli preventivi a intervalli regolari. Ad esempio, nel primo semestre del 2023, il Dipartimento Internal Audit ha effettuato un audit interno focalizzato sulla verifica dello stato di attuazione dei requisiti della LkSG. Non sono emerse deviazioni negative. Nel secondo semestre del 2023, è stato condotto un ulteriore audit per verificare lo stato di implementazione della LkSG nelle società del gruppo che gestiscono acquisti senza il coinvolgimento diretto del Shared Service Center Procurement. Anche in questo caso non sono state riscontrate deviazioni significative.

5.2. Misure preventive per i rischi presso i fornitori diretti e, se del caso, indiretti di TÜV SÜD

Una delle misure preventive più importanti nei confronti dei rischi in materia di diritti umani e ambiente presso i fornitori diretti di TÜV SÜD è una selezione coerente. Prima della stipula di un contratto, il fornitore viene sottoposto a una verifica e valutazione in ottica di sostenibilità. Nella fase di selezione, TÜV SÜD si assicura che i fornitori rispettino i requisiti di sostenibilità.

Un altro strumento fondamentale è il Codice di Condotta per i Fornitori di TÜV SÜD, completamente aggiornato nel 2024, che rappresenta il riferimento centrale della strategia di sostenibilità e conformità negli acquisti. Il documento definisce in modo chiaro le aspettative in materia di diritti umani e obblighi ambientali nei confronti dei fornitori diretti. Con la nuova versione, i processi di acquisto sono stati adeguati e l’approccio basato sul rischio è stato rafforzato.

Il Codice di Condotta per i Fornitori viene comunicato via e-mail ai fornitori diretti ed è pubblicato online in tedesco e in altre 12 lingue. Fa parte integrante delle Condizioni Generali di Acquisto di TÜV SÜD. L’obiettivo è che, entro il 2026, il 100% del volume degli acquisti provenga da fornitori che si sono contrattualmente impegnati a rispettare le aspettative del Codice.

TÜV SÜD adotta anche ulteriori misure preventive proporzionate al rischio. Tra queste:

• un video formativo dedicato ai fornitori per sensibilizzarli sugli obblighi in materia di diritti umani e tutela ambientale,
• l’autovalutazione preventiva da parte dei fornitori,
• audit in loco per verificare il rispetto delle aspettative contenute nel Codice di Condotta.

Qualora TÜV SÜD riceva informazioni concrete circa la possibile violazione, da parte di un fornitore indiretto, di obblighi in materia di diritti umani o ambiente – e tali indizi vengano confermati nell’analisi dei rischi (vedi § 4.2.4) – il dipartimento competente attiverà misure preventive adeguate, selezionate in base alla capacità di influenza sul soggetto responsabile e all’eventuale contributo causale di TÜV SÜD. Le conoscenze acquisite vengono inoltre utilizzate per riesaminare e, se necessario, aggiornare la presente Dichiarazione di Politica.

5.3. Verifica dell’efficacia delle misure preventive

 Tutte le regole applicabili a livello di gruppo per i dipendenti TÜV SÜD, nonché quelle concordate in modo vincolante con fornitori e terze parti, sono soggette a verifica periodica di efficacia e di eventuali necessità di aggiornamento. Lo stesso vale per le altre misure preventive sopra descritte.

La revisione ha luogo almeno una volta all’anno, sulla base dei risultati delle analisi annuali dei rischi, nonché su base ad hoc, qualora TÜV SÜD preveda cambiamenti significativi o un’espansione rilevante del profilo di rischio nelle proprie attività o nella catena di fornitura (ad esempio a seguito di nuovi progetti, ambiti operativi, acquisizioni), o qualora segnalazioni da parte di whistleblower suggeriscano un’evoluzione del rischio.

Un esempio concreto è la revisione periodica del Codice di Condotta per i Fornitori, che ha evidenziato margini di miglioramento. La revisione e la pubblicazione della nuova versione sono avvenute nel primo trimestre del 2024.

6.1. Misure correttive nelle attività proprie di TÜV SÜD

Qualora emerga che una violazione, effettiva o imminente, di obblighi in materia di diritti umani o di tutela ambientale si sia verificata all’interno delle attività proprie di TÜV SÜD, l’azienda interviene prontamente adottando misure correttive adeguate per prevenire o porre fine alla violazione. In questo ambito, TÜV SÜD adotta un approccio di tolleranza zero.

La tipologia delle misure da adottare dipende da diversi fattori, tra cui la natura e la gravità della violazione, sia essa potenziale o già avvenuta. A seconda delle circostanze specifiche del caso, possono essere applicate sanzioni disciplinari e/o avviati procedimenti civili o penali. In base alla normativa lavoristica applicabile, le sanzioni disciplinari possono spaziare da un semplice richiamo verbale, all’emissione di una lettera di ammonimento formale, fino alla risoluzione del contratto di lavoro, con o senza preavviso.

Altre possibili misure includono l’obbligo di partecipare a corsi di formazione specifici, modifiche contrattuali concordate tra le parti o trasferimenti di sede o funzione. Ulteriori dettagli sono disponibili nella linea guida di gruppo su Segnalazioni, Indagini e Sanzioni in materia di Compliance.

6.2. Misure correttive nei confronti dei fornitori diretti e, se del caso, indiretti di TÜV SÜD

Non appena TÜV SÜD viene a conoscenza di una violazione, o della possibilità concreta che essa si verifichi, da parte di un proprio fornitore diretto in merito a obblighi legati ai diritti umani o all’ambiente, l’organizzazione interviene con misure correttive adeguate per prevenire, interrompere o attenuare la violazione.
L’individuazione della misura più opportuna in ciascun caso si basa su diversi fattori, come la tipologia e la gravità della violazione (effettiva o imminente), la capacità di TÜV SÜD di esercitare un’influenza sul soggetto coinvolto e l’eventuale contributo causale di TÜV SÜD.

A seconda delle circostanze, le misure adottabili possono includere:

• un tentativo iniziale di definire una soluzione congiunta con il fornitore coinvolto e, se opportuno, con altri stakeholder rilevanti. TÜV SÜD, grazie alla propria consolidata esperienza nella tutela delle persone, dell’ambiente e dei beni dai rischi tecnici, può offrire supporto qualificato.
• Se la violazione non può essere risolta in tempi ragionevoli, il fornitore deve elaborare un piano d’azione mirato per porvi rimedio o ridurne l’impatto, con eventuale supporto di TÜV SÜD. L’attuazione di tale piano viene monitorata entro le tempistiche stabilite.
• TÜV SÜD valuta inoltre, caso per caso, l’opportunità di collaborare con altre aziende, ad esempio tramite iniziative di settore, per rafforzare la propria capacità di influenza nei confronti del soggetto responsabile della violazione.
• Altre misure possibili includono la sospensione temporanea della relazione commerciale e, come ultima opzione, la risoluzione del rapporto contrattuale.

Nel caso in cui TÜV SÜD riceva informazioni fondate su indizi concreti di una violazione da parte di un fornitore indiretto – e tali indizi vengano confermati nell’ambito dell’analisi dei rischi (cfr. § 4.2.4) – il dipartimento competente provvederà ad adottare misure correttive adeguate, selezionandole tra quelle sopra indicate, in funzione della propria capacità di influenza e dell’eventuale contributo causale alla situazione.

6.3. Verifica dell’efficacia delle misure correttive

Tutti gli insiemi di regole applicabili a livello di gruppo ai dipendenti di TÜV SÜD, così come quelli concordati contrattualmente con fornitori e terze parti, vengono regolarmente verificati in termini di efficacia e di eventuale necessità di aggiornamento. La stessa verifica viene effettuata anche per tutte le altre misure correttive descritte.

Questa attività avviene almeno una volta l’anno, sulla base dei risultati delle analisi annuali dei rischi, nonché su base ad hoc, qualora TÜV SÜD si trovi ad affrontare un cambiamento significativo o un’espansione rilevante del profilo di rischio nelle proprie attività operative o nella catena di fornitura – ad esempio in seguito a nuovi progetti, nuove aree di business, acquisizioni aziendali rilevanti – o se segnalazioni da parte di whistleblower indicano un mutamento sostanziale dello scenario di rischio.

Il TÜV SÜD Trust Channel può essere utilizzato per inviare segnalazioni o comunicazioni relative a rischi in materia di diritti umani o ambientali, nonché a violazioni di obblighi connessi a tali ambiti.

Il TÜV SÜD Trust Channel è un canale sicuro e riservato, disponibile 24 ore su 24, 7 giorni su 7. Può essere utilizzato da tutti i dipendenti TÜV SÜD nel mondo, ma anche da clienti, fornitori e altri soggetti terzi, per segnalare preoccupazioni riguardanti casi sospetti o violazioni effettive. Le segnalazioni possono essere inviate anche in forma anonima, qualora richiesto. I whistleblower possono scegliere di fornire i propri dati di contatto oppure creare una casella di posta elettronica sicura tramite cui comunicare con il Global Compliance Office in modo anonimo e riservato.

Il sistema si basa su una piattaforma web accessibile in 19 lingue, selezionate in base alla rilevanza per le attività internazionali di TÜV SÜD. La gestione tecnica è affidata a un fornitore esterno, mentre l’elaborazione delle segnalazioni è svolta esclusivamente da personale TÜV SÜD. Tutti i dati contenuti nelle segnalazioni vengono archiviati su server sicuri situati in Germania.

Ulteriori informazioni sul sistema di segnalazione, comprese le regole procedurali, sono disponibili sul sito web del TÜV SÜD Trust Channel, ospitato su server sicuro. Il canale è inoltre accessibile tramite link presenti nel sito web istituzionale e sull’intranet aziendale, ed è regolarmente promosso attraverso i principali strumenti di comunicazione interna. Per garantire un accesso il più possibile inclusivo, le regole procedurali sono disponibili in 19 lingue e accompagnate da un video esplicativo.

I dipendenti che effettuano una segnalazione in buona fede e secondo le proprie conoscenze non devono subire alcuna forma di svantaggio o ritorsione da parte dell’azienda. Allo stesso tempo, TÜV SÜD riconosce l’importanza di proteggere anche i soggetti cui è eventualmente riferita la segnalazione. Né i whistleblower né le persone segnalate devono essere esposte anticipatamente a conseguenze pregiudizievoli.

L’organizzazione per la conformità esamina tutte le segnalazioni ricevute, sia a livello locale, regionale o globale, coinvolgendo, se necessario, anche il Dipartimento Internal Audit. Ogni informazione viene trattata in modo riservato e condivisa solo con coloro che, per ragioni investigative o operative, ne hanno effettiva necessità (principio del need-to-know). La tutela del segnalante e della persona oggetto della segnalazione è garantita in ogni fase dell’istruttoria.
Se il segnalante ha fornito un contatto o ha attivato una modalità di comunicazione, riceverà una conferma di ricezione entro 7 giorni dall’invio della segnalazione. Entro tre mesi dalla conferma di ricezione, il Compliance Officer responsabile del caso informerà il segnalante circa le misure previste o già adottate, nonché le relative motivazioni, a condizione che ciò non pregiudichi l’indagine o i diritti delle persone coinvolte.

In tutti i casi in cui la segnalazione sia confermata, vengono adottate misure disciplinari appropriate; se necessario, vengono inoltre avviati procedimenti civili o penali. Anche in questo ambito, TÜV SÜD adotta un approccio di tolleranza zero. I decisori aziendali vengono informati periodicamente sui rischi in materia di diritti umani o ambiente effettivamente accertati a seguito delle segnalazioni, così come sulle violazioni rilevate. Al fine di prevenire rischi o violazioni future, vengono attuate misure correttive specifiche, quali modifiche ai processi, interventi di comunicazione e formazione mirata per i gruppi target coinvolti.
Ulteriori dettagli sono contenuti nella linea guida di gruppo Segnalazioni, Indagini e Sanzioni in materia di Conformità.

Come per tutte le norme applicabili a livello di gruppo, anche questa linea guida è oggetto di revisione regolare per valutarne l’efficacia e l’eventuale necessità di aggiornamento. Lo stesso vale per le procedure descritte in questo paragrafo. Le verifiche avvengono almeno una volta all’anno, in base ai risultati delle analisi annuali dei rischi, nonché su base ad hoc, in presenza di situazioni che facciano prevedere un cambiamento significativo o un ampliamento sostanziale del profilo di rischio, come nuovi progetti, aree di business o acquisizioni rilevanti, oppure se emergono nuove segnalazioni da parte dei whistleblower.

La conformità agli obblighi di due diligence in materia di diritti umani e ambiente, ai sensi dell’art. 3 della LkSG, viene documentata in modo continuativo dai dipartimenti responsabili indicati nei paragrafi da 3 a 7 sopra.

Tutta la documentazione viene archiviata per un periodo minimo di sette anni dalla data della sua emissione. Il Global Human Rights Officer ha il compito di verificare il rispetto degli obblighi documentali da parte dei dipartimenti competenti, fornendo supporto tecnico ove necessario.

Nel 2024, TÜV SÜD AG, TÜV SÜD Auto Service GmbH e TÜV SÜD Industrie Service GmbH hanno redatto, per la prima volta, una relazione ai sensi dell’art. 10, comma 2 della LkSG, relativa alla conformità agli obblighi di due diligence in materia di diritti umani e ambiente per l’anno fiscale 2023. Tale documento è stato pubblicato gratuitamente e reso accessibile al pubblico sul sito web unificato del gruppo TÜV SÜD.