Repasamos los aspectos esenciales a considerar a la hora de adjudicar un contrato de mantenimiento de ascensores.
Antes de solicitar una licitación conviene tener en cuenta uno de los puntos más importantes del proceso: el punto de partida, es decir, el establecimiento de unas premisas previas que deberemos tener en consideración durante la vigencia del contrato de mantenimiento de los equipos de elevación. Este primer paso será de vital importancia para evitar situaciones o problemáticas futuras no deseables para los gestores de los activos. Desde nuestro conocimiento y experiencia en el sector, queremos mejorar la comprensión de las fases que entran en juego en el proceso de licitación:
- Fase previa: debemos ser conscientes de la importancia de conocer el estado real de los equipos realizando una auditoría de mantenimiento, evaluación de estado y de riesgos de los ascensores y/o escaleras mecánicas como punto de partida para recabar información para la siguiente fase. Esta primera acción también sirve para percibir en qué estado se encuentran los equipos de elevación cuando la empresa de mantenimiento actual (“saliente”) finaliza su periodo de licitación. Esta situación permitirá, si así se estima, reclamar la puesta en conformidad de todos aquellos posibles hallazgos detectados, derivados de un mantenimiento “no adecuado”, y que estando incluido en el alcance del contrato de mantenimiento no deberían suponer un coste para el titular de las instalaciones. Además, sirve también para mostrar a la empresa de mantenimiento “entrante” en qué estado se encontrará las instalaciones.
- Fase de definición del pliego técnico o la especificación técnica: en esta fase desgranamos los requisitos mínimos, condiciones, características de los equipos y operaciones de mantenimiento mínimas requeridas para asegurar el buen funcionamiento de las instalaciones. De esta forma, posteriormente, los proveedores que opten a la licitación tengan correctamente definido el alcance y la periodicidad mínima, aunque no sea limitativo del trabajo a realizar.
- Los licitadores deberán detallar su propuesta de tareas de mantenimiento preventivo a realizar para los equipos en función de su antigüedad, uso y emplazamiento es un ejemplo del exhaustivo detalle que aconsejamos solicitar como parte de la documentación técnica a presentar, siendo parte de los requisitos técnicos valorables y puntuables. La evaluación de estado de la fase previa ayuda a poder definir las mejoras y los criterios técnicos de puntuación objetiva para cada uno de los equipos de elevación.
- Adicionalmente, se hace hincapié en cómo los proveedores mejoran el potencial de optimización técnica de las instalaciones, si la seguridad de las instalaciones puede incrementarse y si la eficiencia en el funcionamiento puede mejorarse significativamente. Cada vez más, la tendencia es que los pliegos técnicos dispongan de criterios más objetivos.
- Fase de licitación: durante todo el proceso pueden existir diferencias si hablamos de sector privado o público, pero en esta fase se pretende dar asistencia técnica a las consultas realizadas durante el proceso de presentación de las propuestas por parte de los ofertantes.
- Fase de análisis y valoración: consiste en el acompañamiento técnico para la valoración y ponderación de las ofertas recibidas (incluyendo si procede la justificación de propuestas económicamente desproporcionadas) examinando que los ofertantes aportan la documentación y requisitos definidos en la especificación o pliego técnico, analizando la propuesta técnica y valorándola según los criterios establecidos, para finalmente emitir un informe final de propuesta de adjudicación donde se justifica la puntuación de cada una de las propuestas por:
- Comparación entre las diferentes ofertas presentadas a la oferta de licitación, de manera que se otorga la máxima puntuación, apartado por apartado, a la oferta técnica más completa en cada punto.
- Partiendo todas las ofertas técnicas presentadas con la máxima puntuación posible y justificando la reducción de puntuación, apartado por apartado, de cada una de las ofertas.
- Fase final: emisión de un informe técnico con propuesta de adjudicación donde el cliente dispone de un criterio técnico fiable y objetivo para la toma de las mejores decisiones.
En concreto, desde TÜV SÜD, nuestra actividad se centra en mejorar el correcto funcionamiento, disponibilidad y seguridad de las instalaciones, cumplimiento de vida útil de los equipos y componentes, sin dejar de lado la reducción de costes. Afortunadamente, en el ánimo de todas las partes que intervienen en procesos de licitación públicas o privadas, está la introducción de mejoras o nuevas tendencias del mercado de la elevación, como pueden ser la sensorización de los equipos de elevación o la mejora de eficiencia energética de los equipos, entre otras.
Después de haber realizado numerosos pliegos o especificaciones técnicas, nuestro foco como 3ª parte imparcial e independiente es asegurar la fiabilidad y seguridad operacional del equipo, el cumplimiento normativo, la optimización de costes y la garantía de calidad del transporte vertical para garantizar el bienestar y la comodidad de los pasajeros. Además, somos plenamente conscientes de que los instaladores y mantenedores de este tipo de equipos valoran la concreción y el detalle de la documentación, con un precio de licitación acorde, para poner en valor su profesionalidad.
