Der Austausch von Audit-relevanten Dokumenten zwischen TÜV SÜD-Kunden und unseren Audit-Teams erfolgt seit 17. April 2023 zentral und sicher über das Kundenportal ACE. Lesen Sie, was es zu beachten gilt und wo Sie Hilfestellungen finden.
Bereits seit 2020 nutzen viele Unternehmen das TÜV SÜD-Kundenportal: Die ACE Audit & Certification Engine hält alle wichtigen Daten rund um ihre Audits und Zertifikate bereit.
Jetzt geht TÜV SÜD mit dem zentralen und sicheren Datenaustausch von Audit-relevanten Dokumenten über das ACE-Kundenportal den nächsten Schritt und macht die Zusammenarbeit zwischen TÜV SÜD-Kunden und Audit-Teams damit so einfach und sicher wie möglich. Das bedeutet: Der oft nicht vollständig gesicherte Versand von sensiblen Auditdokumenten per E-Mail gehört seit dem 17. April 2023 der Vergangenheit an. Der Datenaustausch per ACE erfüllt alle Anforderungen der DSGVO. Zudem gewähren eine redundante Datenspeicherung auf Servern in Westeuropa, verschlüsselte Datenübermittlung sowie weitere Maßnahmen einen hohen Grad an Sicherheit.
Anstatt die Unterlagen per E-Mail zu versenden, lädt der Auditor oder die Auditorin beispielsweise während der Audit-Vorbereitung den Audit-Plan und die benötigten Unterlagen im Datenaustausch-Bereich von ACE hoch. Daraufhin informiert das System automatisch die angegebenen Kundenkontakte, sofern sie in ACE registriert sind. Diese können dann die entsprechenden Dokumente herunterladen. Umgekehrt können Unternehmen Dokumente, die das Audit-Team benötigt, ebenfalls in ACE hinterlegen.
Die verbindliche Umstellung auf einen Datenaustausch per ACE betrifft alle Normen und Standards, die dort integriert sind. Die Normen aus dem Lebens- und Futtermittelbereich werden im Laufe dieses Jahres in ACE eingebunden – die betroffenen Unternehmen erhalten hierzu gesonderte Informationen. TISAX®, FSC, PEFC sind grundsätzlich nicht in ACE enthalten und deshalb von dieser Regelung ausgenommen.
TÜV SÜD-Kunden, die noch nicht bei ACE registriert sind, sollten dies zeitnah nachholen und sich mit dem Kundenportal im Allgemeinen und dem ACE-Datenaustausch im Besonderen vertraut machen. Hilfestellung bieten dabei nicht zuletzt kurze Video-Tutorials, die TÜV SÜD zu den einzelnen Features im Kundenportal hinterlegt hat. Bei weiteren Fragen rund um den ACE-Datenaustausch helfen auch die TÜV SÜD-Auditorinnen und -Auditoren weiter.
Das TÜV SÜD-Kundenportal fasst bereits auf der individuellen Startseite, dem ACE-Dashboard, alle wichtigen Informationen übersichtlich zusammen: Wann steht das nächste Audit an? Gibt es aktuelle Mitteilungen beispielsweise zum Auditfortschritt oder zu demnächst auslaufenden Zertifikaten? Eine Benachrichtigungsfunktion hält registrierte Unternehmen über aktuelle Ereignisse und Fristen rund um ihre Zertifizierungen auf dem neuesten Stand. Wichtige Termine lassen sich dabei direkt in den persönlichen Outlook-Kalender exportieren.
Unter dem Reiter „Audit“ finden sich alle Informationen zu einzelnen Audits, vom Audit-Plan über den Bearbeitungsstatus bis hin zu möglichen Abweichungen, die zu beheben sind. Zudem stehen alle bestehenden Zertifikate und Prüfzeichen im Bereich „Zertifikate“ zum Download bereit. Eine Standortansicht zeigt auf einen Blick, wo welche Zertifikate vorhanden sind, und ein Überblick über die Gültigkeitszeiträume ermöglicht eine langfristige Planung.
Der Bereich „Analytics“ hilft mit Analyse-Tools und Benchmarking-Möglichkeiten, bisherige Audit-Ergebnisse zu durchleuchten, Stellschrauben zu identifizieren, Standorte und Abweichungen zu vergleichen und damit beispielsweise strukturellen Problemen auf den Grund zu gehen.
Ansprechpartner: Martha Rosner, Product Owner - ACE Audit & Certification Engine, TÜV SÜD Management Service GmbH
Willkommen bei ACE – Audit & Certification Engine. Diese Kurzanleitung bietet Ihnen einen kompakten Überblick über die Hauptfunktionen des ACE Online Service.
Download
