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IFS Food Version 7: EIN Ausblick

Die Version 7 des bekannten Lebensmittel-Standards soll diesen Sommer erscheinen. Auf welche Änderungen können sich Anwender bereits heute einstellen?

Demnächst erscheint mit Version 7 die neue Fassung des IFS Food Standards, der nicht zuletzt von der GFSI (Global Food Safety Initiative) anerkannt ist. Im Sommer soll es so weit sein. Allerdings sind bereits im veröffentlichten Entwurf für die Version 7 Anforderungen absehbar, mit denen sich Unternehmen auseinandersetzen sollten. Der Standard legt neben der Lebensmittelsicherheit den Fokus auf die Qualität der Prozesse und Produkte. Die Version 7 ist leichter lesbar und verständlicher gestaltet. Dopplungen wurden reduziert und die Anforderungen präziser formuliert. Das sorgt insgesamt für mehr Klarheit – sowohl auf Unternehmens- als auch Auditorenseite. Die neue Fassung enthält 34 Kriterien weniger als die Vorgängerversion, ohne jedoch inhaltliche Tiefe zu verlieren. Das führt allerdings auch dazu, dass bei denselben Abweichungen Unternehmen bis zu einem Prozentpunkt weniger im Ergebnis erreichen – wie eine Beispielrechnung mit nur noch 94,5 % statt 95,4 % zeigt. Gleichzeitig wurden einige Anforderungen präzisiert, ergänzt oder hinzugefügt.

Mehr Zeit im Betrieb: Begehungszeit auf 50% erhöht

IFS Food 7 betont die Stichprobenhaftigkeit des Audits. Gemäß der Akkreditierungsgrundlage ISO 17065 erfolgt das IFS Food-Audit mit Betonung auf risikobasierter Entnahme von Produktproben – erwischt der Auditor eben genau ein „Montagsprodukt“, ist das zwar ärgerlich für den Hersteller, muss aber trotzdem entsprechend bewertet werden. Denn das Auditergebnis ist und bleibt von Stichproben abhängig. Zudem sollen Auditoren künftig statt 30 Prozent der Auditzeit 50 Prozent für die Betriebsbegehung nutzen. Somit können Auditoren die Herstellung genauer inspizieren.

Anforderungen präziser formuliert

Konkretes Regelwerk bringt Klarheit: Deshalb sind im Kriterienkatalog viele Anforderungen für Unternehmen präziser formuliert. Beispiel: Dass Wände und Türflächen in „gutem Zustand und leicht zu reinigen“ sein müssen, ist selbstverständlich. In IFS Food Version 7 sind darunter nun auch die Lamellenvorhänge konkret benannt und werden im Audit auch konkret berücksichtigt. Sind sie das nicht, ist das eine Abweichung. Zudem gibt es die eindeutige Pflicht zu Aufzeichnungen zum Monitoring von Reinigung und Desinfektion. Die klarere Sprache und präziseren Anforderungen ersparen allen Beteiligten Diskussionen.

Ohne Korrekturen kein Zertifikat

In der neuen Version 7 müssen künftig alle festgestellten Abweichungen nachweislich behoben sein, bevor eine Zertifikatsentscheidung fällt. Weitergehend müssen Unternehmen zudem nach einer Ursachenanalyse wirksame Korrekturmaßnahmen ergreifen, die solche Vorfälle künftig ausschließen. Beim nächsten Audit werden diese überprüft. Ein Beispiel aus der Praxis wäre eine verschmutzte Stelle im Betrieb. Die Korrektur: Sie wird gereinigt. Problem gelöst? Zumindest nicht nachhaltig, denn hier kommt erst die Korrekturmaßnahme ins Spiel. Sie bedarf einer Ursachenanalyse, warum die Stelle überhaupt ungereinigt geblieben ist. Reinigungsplan unvollständig? Zu wenig Zeit? Keine Kontrolle? Mitarbeiter nicht geschult? Diese Ursache gilt es zu beheben. Damit steigt zwar der Aufwand der Auditnachbereitung sowohl für Unternehmen und Auditor. Das ist aber auch ein gutes Instrument, um fortlaufende Verbesserung wirklich ursachenbezogen in die Wege zu leiten. Vorsicht: Auch wenn Abweichungen behoben sind, bleibt der Punktabzug dafür im Zertifikat vermerkt. Ziel des Systems ist es, die Motivation in Unternehmen zu fördern, Schwächen direkt und im Alltag zu beheben, bevor ein Auditor ins Unternehmen kommt und sie entdeckt – im Sinne einer kontinuierlichen Verbesserung und positiven Fehlerbehebungskultur.

Grading wurde überarbeitet

Der IFS hat im Entwurf der Food Version 7 die Definition der verschiedenen Stufen von Auditfeststellungen und Abweichungen (das „Grading“) verändert. Volle Übereinstimmung entspricht der Note A mit 20 Punkten. Eine Situation, die noch konform ist, aber mittelfristig zu Abweichungen führen könnte, ist mit der Note B (Übereinstimmung mit Raum für Verbesserung) zu bewerten. Das bedeutet 15 der erreichbaren 20 Punkte. Abweichungen werden mit Note C (Teil der Anforderungen nicht erfüllt; noch 5 Punkte im Ergebnis) oder Note D (Anforderung nicht erfüllt; 20 Punkte Abzug vom Ergebnis).

Ein Punktesystem spornt an, Mängel direkt zu beheben und nicht erst auf einen Auditor zu warten – denn dieser muss jede erkannte Abweichung strikt mit einem Punkteabzug bewerten. Jedoch transportieren Zahlenwerte und Prozentangaben möglicherweise missverständliche Bilder. Wenn Unternehmen eine Anforderung nach eigener Einschätzung zu drei Vierteln erfüllen, entspräche dies 15 von 20 Punkten und würde bildlich einer B-Bewertung entsprechen. In der Realität würden sie jedoch – je nach Auditstichprobe – für einen Umsetzungsgrad von 75 Prozent gerade einmal die Note C oder D erhalten. Aufgrund dieser Dissonanz erwarten wir an dieser Stelle größere Diskussionen zwischen Auditor und Unternehmen, die sich mehr um die Punktevergabe drehen als um Verbesserungspotenziale und Korrekturmaßnahmen.

Lebensmittelsicherheitskultur

Die GFSI hat das Thema Lebensmittelsicherheitskultur in ihr Guidance Document aufgenommen. Deshalb findet sich der Begriff nun auch in der IFS Food Version 7, wobei er nur an zwei Stellen aufgeführt wird: in Kapitel 1.1.1 Unternehmenspolitik und 1.4.1 Management Review. Damit wählt IFS einen pragmatischen Ansatz. Eine „Kultur“ lässt sich als solches nicht ohne Weiteres bewerten, als Teil eines Merkmalskatalogs in der Unternehmenspolitik und dem Management-Review hingegen schon.

Melden von Vorkommnissen

In Kapitel 1 des Standards wurde ein neues Kriterium direkt der Unternehmensleitung zugeteilt: Das Unternehmen ist nun unmittelbar im Standard verpflichtet, bei Produkt-Rückrufen oder ähnlichen Vorkommnissen bezüglich der Lebensmittelsicherheit die Zertifizierungsstelle zu informieren (bisher hat sich diese Verpflichtung aus dem allgemeinen Regelwerk ergeben).

Was ist jetzt zu tun?

Zwar ist die finale Version noch nicht veröffentlicht, trotzdem lohnt ein Blick in die aktuelle Entwurfsfassung. Damit lassen sich die neuen und veränderten Punkte schon heute im QM-System anpassen. Wir gehen davon aus, dass sich nur noch Formulierungen verändern werden, die großen Leitlinien und Inhalte aber feststehen. Durch präzisere Anforderungen verringert sich der Interpretationsspielraum und die Bewertung wird einfacher und besser nachvollziehbar. Durch die Erhöhung der Auditzeit in Produktionsumgebung und für Herstellprozesse wird künftig weniger Zeit für die Prüfung von Papierkriterien verbracht. Das neue Grading bietet zwar Raum für Missverständnisse. Aber: Die Punktebewertungen fördern den Ehrgeiz, und die Verpflichtung zu ursachenbezogenen Korrekturmaßnahmen wird alle IFS Food-Anwender weiter verbessern.

Ansprechpartner: Dr. Andreas Daxenberger, Auditor & Geschäftsfeldentwicklung, Systems, Operations and Customer Service bei TÜV SÜD Management Service