Der TÜV SÜD Lebensmittel-Profi

Vor- und Störfälle melden – aber wann und wohin?

Nach den gängigen Lebensmittelstandards zertifizierte Unternehmen müssen Vorfälle und Krisen zügig an die Zertifizierstelle melden. Worauf gilt es zu achten?

Glassplitter, leckende Maschinen oder Fipronil & Co. – hat ein Lebensmittel- oder Futtermittelunternehmen Grund zu der Annahme, dass eines seiner Produkte nicht sicher ist, muss er sofort aktiv werden, um Schäden an Dritten abzuwenden. Inhaber eines Zertifikates für einen Standard zur Produktsicherheit sind zudem verpflichtet, die Zertifizierungsstelle über solch eine Krise und die getroffenen Maßnahmen – zum Beispiel eine Rückrufaktion – zu informieren. Aber auch bei anderen Änderungen, die Einfluss auf die Zertifizierungsanforderungen haben könnten, etwa wenn sich Spezifikationen nicht mehr einhalten lassen, ist der Kontakt zur Zertifizierstelle herzustellen.

Was ist konkret zu tun?

Gibt es einen Vorfall, dann sollte das betroffene Unternehmen zügig eine E-Mail mit allen wichtigen Details an folgende E-Mailadresse schicken: [email protected] Auf dieses speziell für Vorfälle und Krisen eingerichtete Postfach haben die zuständigen Mitglieder der Zertifizierungsstelle Zugriff – somit ist eine zeitnahe Bearbeitung des Anliegens gesichert. Je nach konkretem Anlass erfolgt allerdings keine umgehende Rückmeldung, um beispielsweise erst einmal Analyseergebnisse oder den Massenstromabgleich bei einem Rückruf abzuwarten, und um keine zusätzliche Hektik im Betrieb in dieser Ausnahmesituation zu verbreiten.

Wichtig: Die E-Mail an [email protected] dient gleichzeitig als Nachweis für die Einhaltung möglicher Fristen.

Bei Rückrufen erwarten die meisten Standardgeber eine Meldung innerhalb von drei Werktagen oder weniger. Auch der Samstag zählt als Werktag! Speziell für Rückrufe haben die Experten von TÜV SÜD das Formular „Meldung von Vorfällen“ entworfen – damit keine wichtigen Details vergessen werden. Es ist auf Anfrage erhältlich. Nach Eintreffen aller relevanten Informationen und der Beantwortung möglicher Rückfragen entscheidet die Zertifizierungsstelle, ob die Zertifizierungsvoraussetzungen weiterhin gegeben sind. Häufig wird sofort beschlossen, dass die Angelegenheit Zeit bis zum nächsten regulären Audit hat und der Auditor die Änderung bzw. die Maßnahmen auch dann erst begutachtet. In manchen Fällen kann aber auch eine (un)angekündigte Betriebsbegehung erfolgen. Im allerschlimmsten Fall droht eine Aussetzung oder der Entzug des Zertifikats, dann wird auch der Standardgeber informiert. Übrigens: Die getroffene Bewertung kann sich auch auf andere zertifizierte Standards des Unternehmens auswirken – meist aus dem Bereich Lebensmittel/Futtermittel.

Unternehmen, Zertifizierstelle und Standardgeber haben grundsätzlich – und damit auch in solch einer Sondersituation – das gleiche Ziel: ein sicheres, legales und – im Sinne der Spezifikation – qualitativ hochwertiges Produkt für den Verbraucher. Deshalb sollten Unternehmen im Fall der Fälle frühzeitig die Zertifizierstelle und den Standardgeber ins Boot holen. Insbesondere bei öffentlichkeitswirksamen Rückrufen meldet sich der Standardgeber oft sehr zügig bei der Zertifizierstelle – hier ist es positiv für das Unternehmen, wenn es die Zertifizierstelle bereits informiert hat. In Bezug auf den Geltungsbereich in einem bestimmten Standard ist TÜV SÜD nur gegenüber dem Standardgeber und gegenüber dem Akkreditierer auskunftspflichtig. Handel, Kunden, Berater etc. erhalten keinerlei Informationen vom Zertifizierer.

Unser Tipp: Der Kontakt [email protected] sollte grundsätzlich in den Notfalladressen der zertifizierten Unternehmen stehen und regelmäßig im Rahmen eines Krisentests geprüft werden. Hierbei kann auch schon das Rückrufdokument „Meldung von Vorfällen“ angefragt werden, um im Fall der Fälle vorbereitet zu sein und sehr zeitnah agieren zu können.