Vor einer QEP-Zertifizierung steht eine strukturierte Selbstbewertung anhand des Qualitätsziel-Kataloges oder der Checklisten im QEP-Manual. Diese bestätigt, ob Zertifizierungsreife gegeben ist und stellt die Grundlage für die Anmeldung zu einer Fremdbewertung dar.

QEP bietet Praxen/MVZ, die ihr QM-System einer unabhängigen Überprüfung als Bestätigung unterziehen möchten, ein Zertifizierungsverfahren an. Die Umsetzung aller relevanten Nachweise/Indikatoren des Qualitätsziel-Katalogs durch die Praxis/MVZ wird bei diesem Verfahren von einem neutralen Dritten, wie der TÜV SÜD Management Service GmbH, geprüft. Obwohl eine QEP-Zertifizierung nicht gesetzlich vorgeschrieben ist, sprechen einige Gründe dafür:

• mit einem QEP-Zertifikat dokumentieren Sie die erfolgreiche Implementierung des QM-Systems und können dies an interessierte Stellen wie Patienten, Kassen, Versicherungen, etc. kommunizieren
• eine Zertifizierung ist wichtig, um die Umsetzung des Verfahrens zu überprüfen. Zudem werden die involvierten Mitarbeiter in ihrer Arbeit bestärkt.
• durch die externe Überprüfung können Verbesserungspotenziale aufgedeckt werden.

Das Zertifizierungsverfahren beinhaltet die Überprüfung der Umsetzung bzw. Erfüllung der Nachweise/ Indikatoren der Kernziele des QEP-Qualitätsziel-Kataloges in drei Schritten:

• Formale Dokumentenprüfung durch die Zertifizierungsstelle:
  Die Zertifizierungsstelle prüft, ob die Praxis alle notwendigen Dokumente des QM-Praxishandbuches gem. Anlage 2 eingereicht hat.

• Inhaltliche Dokumentenprüfung durch den QEP-Visitor:
  Der Visitor prüft, inwieweit die Inhalte des QM-Praxishandbuches den Vorgaben des Qualitätsziel-Kataloges entsprechen, also ob bestimmte Nachweise/ Indikatoren bereits erfüllt sind bzw. ob und wie er die Erfüllung/ Umsetzung bei der Visitation überprüfen wird.

• Die Praxisvisitation durch den QEP-Visitor:
  Der Visitor prüft im Rahmen der Praxisvisitation vor Ort, inwieweit die praktische Umsetzung der Nachweise/ Indikatoren in der Praxis den Anforderungen des Qualitätsziel-Kataloges entspricht. Dabei erfolgt die Überprüfung der Nachweise/ Indikatoren im Rahmen einer Praxisbegehung, in Form von Mitarbeitergesprächen sowie Gesprächen mit der Praxisleitung und der Überprüfung von Dokumenten in der Praxis.

Ablauf des Zertifizierungsverfahrens in chronologischer Reihenfolge:

• Feststellung der Zertifizierungsreife aufgrund der Selbstbewertung durch die Praxis
• Auswahl einer akkreditierten QEP-Zertifizierungsstelle durch die Praxis/ Einrichtung (z. B. TÜV SÜD Management Service GmbH)
• Anforderung eines Angebots zur Zertifizierung
• Auftragserteilung zur Zertifizierung
• Einreichung der erforderlichen Unterlagen bei der Zertifizierungsstelle durch die Praxis
• Formale Prüfung der Unterlagen durch die Zertifizierungsstelle
• Auswahl/ Abstimmung des Visitors durch die Zertifizierungsstelle in Absprache mit der Praxis
• Inhaltliche Prüfung der Unterlagen durch den Visitor
• Erstellung des Visitationsplanes durch den Visitor
• Abstimmung des Visitationsplanes zwischen Zertifizierungsstelle und der Praxis
• Durchführung der Praxisvisitation durch den Visitor
• Erstellen des Visitationsberichtes durch den Visitor
• Ggf. Nachbessern nicht-erfüllter Nachweise/ Indikatoren durch die Praxis
• Rücksendung der Evaluation von der Praxis an die Zertifizierungsstelle
• Zertifikatvergabe durch die Zertifizierungsstelle